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Ordens de serviço: Do Tradicional à Automação

Você já deve ter ouvido o termo Ordem de Serviço alguma vez na vida, certo? Mas sabe realmente o que elas são? Ordens de serviço (OS) são na realidade uma forma de documento que formaliza o trabalho prestado por uma equipe de manutenção. Sendo um recurso fundamental para organizar os processos do negócio, garantindo resultados tanto para a empresa, quanto para os colaboradores.

Então, é preciso entender como funciona uma OS e como ela pode influenciar no setor de manutenção.

Ordem de serviço na manutenção

É uma das OS mais recorrentes em quase todo tipo de empresa. O pedido de manutenção é feito para reparar algum dano que ocorra sobre os recursos ou serviços prestados à empresa. Assim também, pode-se realizar Ordens de Serviço para realizar um check up programado, troca de peça, entre outros pontos fundamentais para o setor de manutenção.

Dessa forma podemos analisar uma situação na qual seja necessário trocar o rolamento de um mancal, nesse caso poderia se criar uma ordem de serviço pontuando o problema apresentado, o preço desse reparo, a prioridade e o técnico mais adequado para esse tipo de atividade, tudo representado em um único documento.

Entende-se assim que as OS podem agregar muito para o setor de manutenção e trazer uma série de vantagens, comentaremos sobre elas abaixo.

Vantagens de usar Ordens de Serviço

Por meio da OS, é possível controlar o tempo, mão-de-obra e até mesmo recursos investidos na prestação de um serviço. Sendo assim, o uso contínuo do documento pode te ajudar a refinar os processos e otimizar o tempo de trabalho. Além disso, é possível notar uma série de vantagens na empresa, algumas delas listadas abaixo:

  • Estabelece uma descrição detalhada do serviço;
  • Possibilita o registro das atividades da empresa;
  • Promove uma comunicação interna mais definida;
  • Atualiza a equipe quanto ao progresso das operações;
  • Facilita o controle financeiro;
  • Ajuda a mensurar o tempo investido em cada tarefa;
  • Melhora o atendimento ao cliente;
  • Auxilia na organização de modo geral.

Por meio de ordens de serviço, é possível calcular a quantidade de recursos da empresa que será investida, assim como o que será recebido ao fim da tarefa. Dessa forma, é possível analisar os materiais que serão utilizados e a quantidade de trabalhadores que será necessária para cumprir cada ordem. Sendo um documento essencial para o planejamento de atividades e também das finanças.

Como é uma Ordem de Serviço?

A grande finalidade de uma ordem de serviço é orientar o trabalho, tanto em relação às expectativas do gestor quanto ao que se espera da equipe envolvida. Nesse sentido, com o auxílio do recurso é possível controlar a produtividade, a mão de obra e os materiais empregados na prestação de um serviço. Sabendo disso, entende-se que a mesma funciona como uma requisição e autorização do profissional responsável para que a empresa efetue a tarefa da qual necessita.

Existem diversos tipos de Ordem de Serviço na manutenção, que podem variar de forma significativa de acordo com o segmento com o qual ela está sendo direcionada, no entanto, existem alguns padrões a serem seguidos pelas mesmas. Podemos assim ter esse “modelo corpo” de uma OS:

 

  • Dados do solicitante (colaborador);
  • Data de emissão;
  • Número do documento (para distinguir cada ordem de serviço e simplificar a organização) – ex: BC#32408
  • Valores (unitário e total) e custos
  • Assinaturas com especificação de cargo (do solicitante, do executante e do técnico de segurança do trabalho);
  • Descritivo detalhado dos processos a serem realizados;
  • Informação dos equipamentos, mão de obra e procedimentos recomendados para serem utilizados no serviço;
  • Termo de responsabilidade (definindo as obrigações de cada parte envolvida);
  • Revisão da ordem de serviço (campo destinado a manter a OS sempre atualizada);
  • Risco de operação (é crucial que os gestores conheçam estes riscos e busquem minimizá-los e excluí-los);
  • Equipamentos de proteção individual obrigatórios para a realização do trabalho;
  • Medidas preventivas (de acordo com as normas de segurança do trabalho);
  • Capacitações e habilidades que são requisitadas para a realização de cada tarefa.

 

Modelo de Ordem de Serviço

 

Automação das Ordens de Serviço

O modo tradicional de Ordens de Serviço, muitas vezes são considerados ultrapassados, uma vez que podem ser esquecidos, deixados de lado e  podem gerar algum tipo de atraso e acúmulo de papel, entre outros problemas. Dessa forma, as OS passaram a ser automatizadas em muitas empresas. A automação de Ordens de Serviço garante uma otimização do processo e geram um melhor resultado para a empresa. Existem alguns softwares e plataformas que disponibilizam um serviço de OS automáticas. 

A Tractian permite criar ordens de serviço automáticas em pouco tempo, sendo uma forma ágil e eficiente de otimizar o sistema da sua empresa. Muitas vezes, os sistemas industriais precisam de manutenções periódicas em determinados componentes, seja um rolamento que precisa ser avaliado ou uma troca de óleo que precisa ser realizada em um período de tempo determinado, dessa forma buscamos facilitar a vida do colaborador disponibilizando tais Ordens de Serviço de forma automatizada.

Nessa situação podemos exemplificar com a necessidade de troca de óleo, a cada 20.000 horas de funcionamento, de um determinado equipamento, dessa forma, com a plataforma da Tractian, uma ordem de serviço é criada de maneira automática quando estiver próximo do período de troca. Realmente simples, não?

Abaixo você consegue observar a plataforma de Ordens de Serviço da Tractian e como seria fácil garantir essa automação para a sua indústria.

 

Layout de criação automação ordem de serviço

 

Ordem de Serviço automática em execução

 

Planejamento e Resultado

Depois de reunir todas informações na elaboração da ordem de serviço, é preciso organizar um planejamento detalhado para utilizar cada dado com sabedoria. Lembre-se que todos os detalhes podem ser relevantes durante o processo de prestação do serviço, por isso inclua o máximo de instruções que puder na descrição de cada ordem de serviço. 

É muito importante que os técnicos respondam de forma minuciosa todos os aspectos da ordem de serviço, para as mesmas projetarem um melhor desempenho para empresa e garantindo uma excelente otimização.

Quer saber como utilizar a melhor forma de ordem de serviço? Clique aqui e entre em contato com um de nossos especialistas para ter mais informações sobre a nossa plataforma.