Qué es un sistema CMMS: Una Guía Completa
Entiende qué es software de gestión del mantenimiento (GMAO por sus siglas en español), cómo funciona, cuáles son sus beneficios empresariales y qué funcionalidades debe tener un buen CMMS/EAM.
¿Qué es un CMMS/EAM?
El CMMS/EAM, siglas en inglés para Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado, es un software que ayuda a las empresas a gestionar, automatizar y optimizar todas las operaciones de mantenimiento.
Este tipo de sistema es comúnmente denominado CMMS/EAM o GMAO, pero pueden haber variaciones como software CMMS, sistema CMMS, plataforma CMMS, solución CMMS o, de manera más simple, software de mantenimiento. Todos estos términos son sinónimos.
Índice
Características Principales de un CMMS
Los equipos de mantenimiento utilizan sistemas CMMS para organizar y documentar todos los aspectos administrativos de su trabajo en un lugar centralizado. Estos sistemas ofrecen funcionalidades para automatizar la documentación y la programación, además de facilitar la comunicación entre los miembros del equipo, generalmente a través de una aplicación móvil que permite un fácil acceso sobre la marcha.
Puede parecer simple, pero un software donde se centralizan todos los datos e información de mantenimiento, y que pueden ser accedidos desde cualquier lugar, ofrece funcionalidades poderosas y eficiencia para los equipos de mantenimiento.
Además, estos sistemas pueden recopilar toda esta información y presentarla en forma de informes útiles y fáciles de analizar. Esto permite gestionar todo el caos del trabajo de mantenimiento en un lugar organizado y fácilmente accesible.
Los sistemas CMMS, especialmente aquellos con una aplicación móvil CMMS bien diseñada, también brindan a todo el equipo acceso a la información de mantenimiento directamente desde sus dispositivos móviles. Este acceso en tiempo real facilita el intercambio de información y la comunicación. Esto permite la estandarización y la capacitación de nuevos empleados, que pueden contar con listas de verificación e información histórica en la palma de su mano para implementar las mejores prácticas.
Un repositorio de datos de mantenimiento
Gestión de órdenes de trabajo: Adiós al papel y a la pluma, hola a la información segura, ordenada y siempre disponible.
Programación de mantenimiento preventivo: Total visibilidad y control del mantenimiento a los activos.
Control de inventario y gestión de repuestos: Optimización del consumo de piezas, usándolas solo cuando es necesario.
Seguimiento y análisis de activos: Visión completa de la fábrica y de su estado en tiempo real.
Beneficios de un CMMS
Un CMMS no es solo una base de datos; es una herramienta analítica. Con la capacidad de generar informes detallados y dar información sobre el rendimiento de los activos, la eficiencia del equipo y el uso de recursos, los gerentes pueden tomar decisiones basadas en datos para optimizar las operaciones y reducir costos. Un CMMS transforma la forma en que los equipos de mantenimiento operan, promoviendo una gestión más inteligente y proactiva.
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Optimización de procesos de mantenimiento: Al centralizar y organizar toda la información relacionada con la gestión de activos y las actividades de mantenimiento en una sola plataforma. Con acceso rápido y fácil a datos como órdenes de trabajo, historial de mantenimiento, programación de mantenimiento preventivo, y registros de activos, el CMMS ayuda a las empresas a planificar y ejecutar sus tareas de mantenimiento de manera más eficiente.
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Reducción de costos operativos: Automatizando tareas administrativas como la generación de órdenes de trabajo, la programación de mantenimiento preventivo y la gestión de inventario, el CMMS ayuda a reducir la necesidad de mano de obra y tiempo dedicado a actividades manuales. Además, al optimizar los procesos de mantenimiento y prevenir fallos no planificados, se reducen los costos asociados con reparaciones, tiempo de inactividad no planificado y pérdida de producción.
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Mejora en la toma de decisiones basada en datos: El CMMS proporciona datos precisos y detallados sobre el rendimiento de los activos, la eficiencia del equipo y el uso de recursos. Estos datos son fundamentales para una toma de decisiones informada y estratégica en relación con la gestión de activos y las operaciones de mantenimiento. Al tener acceso a informes y análisis en tiempo real, los gerentes pueden identificar tendencias, predecir fallos potenciales, y evaluar el rendimiento del equipo y los procesos de mantenimiento.
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Aumento de la vida útil de los equipos: La implementación de un CMMS permite una gestión proactiva de mantenimiento. Al programar y ejecutar mantenimientos preventivos de manera oportuna, se pueden identificar y abordar problemas potenciales antes de que se conviertan en fallos costosos. Así, la vida útil de los activos incrementa y se adopta un enfoque más preventivo que correctivo y reactivo.
¿Cómo Funciona un CMMS/EAM?
Un CMMS opera como el cerebro digital de la gestión de mantenimiento, centralizando datos y procesos en una sola plataforma intuitiva. Al comenzar con el registro de activos, el sistema permite que los equipos registren información detallada sobre cada equipo, desde especificaciones técnicas hasta historiales de mantenimiento. Esta base de datos se convierte en el fundamento para todas las operaciones posteriores.A partir de ahí, el CMMS simplifica la creación y gestión de órdenes de trabajo. Con unos pocos clics, los usuarios pueden generar nuevas órdenes, asignarlas a técnicos específicos y seguir el progreso en tiempo real. La automatización entra en escena para programar mantenimientos preventivos, garantizando que las intervenciones ocurran en el momento adecuado, antes de que puedan desarrollarse fallas.
Además, el sistema mejora la comunicación dentro de los equipos de mantenimiento. A través de la aplicación móvil del CMMS, los técnicos en el campo tienen acceso instantáneo a manuales, listas de verificación y pueden actualizar el estado de las tareas en curso, todo esto sin necesidad de regresar a la base. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también aumenta la precisión de la información compartida.
Tipos de CMMS y Cuál Elegir para tu Empresa
La elección de un sistema CMMS depende de las necesidades específicas de cada organización, variando en complejidad y funcionalidades. Aquí están los principales tipos de CMMS disponibles en el mercado y el criterio a considerar al elegir uno:
CMMS Basado en la Nube
Este tipo de CMMS es ideal para empresas que valoran la flexibilidad y la accesibilidad. Si tu empresa necesita acceder al sistema desde diferentes ubicaciones o si prefieres evitar la gestión de una infraestructura de TI, un CMMS basado en la nube podría ser la opción adecuada. La facilidad de acceso y la capacidad de actualización sin problemas pueden beneficiar a organizaciones que buscan optimizar sus procesos de mantenimiento sin preocuparse por la infraestructura técnica.
CMMS Local (en las instalaciones)
Si tu empresa valora el control total sobre los datos y la seguridad, un CMMS local puede ser la elección adecuada. Esta opción es preferida por organizaciones que requieren un alto nivel de personalización y que tienen los recursos y la capacidad para gestionar su propia infraestructura de TI. Si la seguridad de los datos y la capacidad de personalización son prioridades clave para tu empresa, un CMMS local podría ser la mejor opción.
CMMS Móvil
Con la creciente movilidad en el lugar de trabajo, un CMMS móvil puede ser una excelente opción para empresas cuyos técnicos necesitan acceder a información y actualizar órdenes de servicio mientras están en el campo. Si tu empresa tiene equipos de mantenimiento que pasan la mayor parte del tiempo fuera de la oficina, un CMMS móvil puede mejorar la eficiencia y la comunicación entre los equipos al proporcionar acceso instantáneo a la información y la capacidad de actualizar el progreso de las tareas en tiempo real.
CMMS Especializado
Si tu empresa opera en un sector específico, como la fabricación, la salud o la educación, puede ser beneficioso optar por un CMMS especializado que esté diseñado para satisfacer las necesidades únicas de tu industria. Estos sistemas suelen incorporar funcionalidades y características específicas que están alineadas con los procesos y regulaciones del sector, lo que puede ayudar a optimizar aún más los procesos de mantenimiento y mejorar la eficiencia operativa.
CMMS Integrado
Para empresas que buscan una visión holística de sus operaciones, un CMMS integrado puede ser la mejor opción. Estos sistemas están diseñados para integrarse fácilmente con otras herramientas y sistemas empresariales, como ERP y software de gestión de activos, lo que permite una gestión centralizada de todos los aspectos del negocio. Si tu empresa valora la coordinación y la eficiencia en todas las áreas, un CMMS integrado puede proporcionar una solución completa y cohesiva para tus necesidades de mantenimiento.
Implementación de un CMMS: Paso a paso
Tras haber reconocido las necesidades particulares de tu operación, es momento de evaluar las opciones disponibles en el mercado, así como los beneficios que ofrece cada una de ellas.
Contratando un Socio Estratégico de CMMS
Afrontar los retos del mantenimiento requiere no sólo las herramientas adecuadas, sino también socios comprometidos que comprendan la complejidad del sector y estén dispuestos a guiar a sus clientes en cada etapa.
Asistencia y Metodología : Más que un proveedor de servicios, busca un socio comercial comprometido con el éxito de tu sector.
Herramientas y tecnologías avanzadas: Busca alianzas con empresas que invierten en investigación y desarrollo para contratar lo último en tecnología.
Garantía de ROI: Implementar una nueva estrategia de mantenimiento representa una inversión considerable. Por ello, la empresa debe definir metas claras.
¿Qué funcionalidades debe tener un buen CMMS?
Un sistema CMMS eficaz es esencial para la gestión moderna de mantenimiento. Al evaluar las opciones, considera estas funcionalidades clave que un buen CMMS debería ofrecer:
Gestión de Órdenes de Trabajo: Capacidad para crear, asignar, hacer seguimiento y archivar órdenes de trabajo fácilmente. Esto incluye la programación de mantenimiento preventivo y reactivo, con seguimiento en tiempo real del progreso de las tareas.
Gestión de Activos: Registro detallado de todos los activos, incluyendo historial de mantenimiento, especificaciones técnicas, garantías y ubicación. Esta funcionalidad ayuda a optimizar el ciclo de vida de los activos y reducir costos.
Control de Inventario: Herramientas para gestionar repuestos y suministros, incluyendo seguimiento de inventario, alertas de bajo stock y gestión de proveedores. Esto garantiza que los materiales necesarios estén siempre disponibles sin exceso de inventario.
Programación de Mantenimiento Preventivo: Automatización de la programación de mantenimiento preventivo basada en tiempo o uso, garantizando que los activos sean mantenidos de forma proactiva para evitar fallas inesperadas.
Informes y Análisis: Generación de informes detallados y análisis de desempeño de los activos, eficiencia del equipo y uso de recursos. Esta información es crucial para la toma de decisiones informadas y la mejora continua.
Movilidad: Aplicaciones móviles que permiten a los técnicos acceder a información y actualizar órdenes de trabajo en el campo, mejorando la eficiencia y la comunicación entre los equipos.
Seguridad y Control de Acceso: Capacidad para definir diferentes niveles de acceso para proteger información sensible y garantizar que solo usuarios autorizados puedan realizar ciertas acciones.
Integración con Otros Sistemas: Facilidad de integración con otros software empresariales, como sistemas ERP, para una visión unificada de las operaciones.
Soporte y Entrenamiento: Soporte técnico robusto y recursos de entrenamiento para garantizar que el equipo pueda utilizar el sistema de manera efectiva.
Personalización: Flexibilidad para personalizar el sistema según las necesidades específicas de la organización, incluyendo campos personalizados, flujos de trabajo e interfaces.
¿Por qué utilizar TracOS™ en tu Gestión de Mantenimiento?
TracOS™, desarrollado por TRACTIAN, es más que solo un software; es una solución CMMS innovadora diseñada para transformar la gestión de mantenimiento. Con un enfoque centrado en la simplicidad y eficacia, se destaca como una herramienta esencial para cualquier empresa que busque optimizar sus operaciones de mantenimiento. Estas son las razones para elegir TracOS™ como su CMMS:
SIMPLIFICACIÓN Y EFICIENCIA EN LA GESTIÓN DE MANTENIMIENTO
TracOS™ ofrece una plataforma intuitiva que simplifica la gestión de mantenimiento, eliminando la necesidad de procesos manuales y papeleo. Como CMMS, centraliza toda la información de mantenimiento, lo que hace que la planificación, ejecución y seguimiento de las actividades sean más eficientes y accesibles.
COMUNICACIÓN INSTANTÁNEA Y EFICIENTE
A través de la aplicación móvil de TracOS™, la comunicación entre los equipos de mantenimiento es instantánea, lo que permite actualizaciones en tiempo real. Esto asegura que todos los involucrados estén siempre informados sobre el estado de las órdenes de trabajo y mantenimiento, mejorando la coordinación y ejecución de tareas.
ANÁLISIS E INFORMES DETALLADOS
Como CMMS integral, TracOS™ proporciona análisis profundos e informes detallados, ofreciendo información valiosa sobre el rendimiento de los activos y la efectividad de las estrategias de mantenimiento. Esta información es fundamental para la toma de decisiones basadas en datos, permitiendo la optimización continua de los procesos de mantenimiento.
INTEGRACIÓN FLEXIBLE CON OTROS SISTEMAS
La capacidad de TracOS™ para integrarse fácilmente con sistemas empresariales existentes, como ERPs, destaca su flexibilidad como CMMS. Esta integración facilita la automatización de procesos y la sincronización de datos, mejorando significativamente la eficiencia operativa.
SOPORTE Y ENTRENAMIENTO ESPECIALIZADO
El compromiso de TRACTIAN con el éxito de sus clientes se evidencia en el soporte dedicado y el entrenamiento especializado ofrecido con TracOS™. Desde el onboarding hasta el soporte continuo, los equipos de mantenimiento reciben la orientación necesaria para maximizar el uso del CMMS, elevando el nivel de sus operaciones de mantenimiento.
Elegir TracOS™ de TRACTIAN como tu CMMS significa optar por una gestión de mantenimiento avanzada, eficiente e integrada. Es la solución ideal para empresas que no solo desean mantener, sino también mejorar continuamente la eficiencia y productividad de sus operaciones de mantenimiento.
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