Como fazer um orçamento de manutenção?

Ao se operar uma empresa, seja ela grande ou pequena, é importante controlar os gastos envolvidos em manutenção. Da manutenção predial aos custos de manutenção operacional, essas despesas podem se acumular rapidamente.

Economizar sem uma boa gestão orçamentária é quase impossível. Felizmente, temos algumas dicas para garantir que os custos de manutenção sejam reduzidos ao mínimo. Cada aspecto de um orçamento geral da instalação será dividido, explorado e explicado para fornecer a você todas as informações necessárias para começar a criar seu orçamento personalizado para sua empresa.

Quanto você deve gastar em manutenção?

Esta é uma pergunta difícil de responder de uma maneira geral. Em primeiro lugar, o tipo de empresa ou organização que você está operando determinará quanto você deve gastar em manutenção. O orçamento de uma instalação especializada na criação de peças para equipamentos médicos não é o mesmo que uma siderúrgica com uma longa e variada quantidade de máquinas e equipamentos. Quase todas as instalações terão um orçamento diferente, mesmo que o mesmo trabalho esteja sendo feito nos dois locais.

A forma como você atua na rotina de manutenção e reparo (M&R) é outro fator que contabiliza várias despesas no gerenciamento das instalações, incluindo o tipo de manutenção, a forma de administração, mão de obra, materiais, estoque, ferramentas, entre outras. Por isso, tente planejar os custos com nomes separados e mais específicos para entender o quanto é interessante você gastar em cada elemento. Os itens de um orçamento de manutenção podem ser relacionados a partir da necessidade indicada pelos colaboradores, porém, alguns itens são comuns a todos os orçamentos de manutenção, como:

• Custos de materiais: rolamentos, parafusos, correntes, óleos para lubrificação, materiais de segurança, uniformes.
• Custos de mão de obra: corresponde aos custos com colaboradores. Salários, férias e todos os demais gastos com direitos trabalhistas.
• Custos de energia: geralmente quem faz o orçamento dos gastos com energia elétrica é o setor de manutenção.
• Custos de terceiros: quando é preciso contratar outra empresa ou startup para alguma tarefa especializada, é preciso também estimar os gastos com esse serviço terceirizado.

Elementos a serem considerados ao realizar o orçamento

Alguns dos principais fatores que influenciam o que você deve gastar no orçamento de manutenção de suas instalações incluem:

1. A idade e a localização da fábrica 

A idade dos equipamentos vai influenciar o quanto você deverá gastar para mantê-los funcionando, geralmente quando são novos ou antigos exigem um maior orçamento, visto que a taxa de falhas é maior. Para entender mais a fundo essa relação, acesse nosso artigo sobre a curva da banheira  aqui, onde informamos com mais profundidade o comportamento típico de uma máquina.

Outra coisa que deve ser levada em questão é a localização da empresa, pelo fato da mão de obra ser mais cara em determinadas regiões. Por exemplo, contratar alguém em Minas Gerais, para desempenhar o cargo de técnico em manutenção, custará menos do que contratar o mesmo tipo de pessoa para prestar serviços na cidade de São Paulo.

2. Criticidade dos equipamentos na operação 

Primeiro, deve haver uma análise dos ativos com base em cinco fatores: segurança, confiabilidade, qualidade, frequência e custo. Assim, é possível classificar seus ativos em 3 categorias para definir o quanto você irá gastar na manutenção dos equipamentos.

Classe A

• Interrompem o processo produtivo;
• Afeta a segurança e meio ambiente;
• Afeta a qualidade;
• Não existe um backup;
• Aumenta em mais de 20% os custos mensais de manutenção.

Classe B

• Afeta a produção de maneira recuperável;
• Causa lesões leves ou perturbações ecológicas de baixa duração;
• Exige reprocessamento do produto;
• Existe backup;
• Aumenta de 10% a 20% os custos mensais de manutenção.

Classe C

• Não afeta a produção;
• Causa dados leves e controláveis à saúde e meio ambiente;
• Não afeta a qualidade do produto;
• Existe um backup;
• Não afeta significamente os custos de manutenção.

Os equipamentos classificados como criticidade máxima (Classe A) podem aumentar em mais de 20% os custos mensais de manutenção, porque se pararem, interrompem o processo produtivo. Enquanto os de classe C  não afetam significamente os custos de manutenção, já que não prejudicam a qualidade do produto.

3. Materiais e estoque

Normalmente, existe um padrão do setor para taxas de mão-de-obra, estoque e materiais. Por exemplo, a proporção de mão de obra e materiais para uma fábrica de alta velocidade é de cerca de 50:50. Para uma empresa de custódia, essa proporção é mais próxima de 85:15, sendo 85% dedicados ao trabalho e 15% aos materiais.

Após identificar o padrão do seu setor, você precisará examinar seus orçamentos nos últimos anos e verificar se está excedendo esses índices. Isso ajudará você a melhorar seus resultados, aumentando as margens de lucro e diminuindo os custos de manutenção.

4. Contratação e mão de obra

Custos diretos: Primeiro, você precisa identificar quanto estará pagando na contratação e treinamento de sua força de trabalho; esta é a sua taxa de mão-de-obra direta e inclui vales e benefícios. Tais complementos, tendem a ser muito altos, com franjas em média de 30 a 40% do custo do salário-base.

Custos indiretos: Isso inclui gastos com supervisão, gerência, ferramentas, material de escritório, computadores, folha de pagamento, entre outros. São aqueles que não são diretamente ligados à força de trabalho, porém auxiliam muito a execução das tarefas e organização de inventários, serviços e pessoas.

5. Alterações inesperadas e eventos não programados

Embora a criação de um orçamento para manutenção possa ser calculada com muita precisão, ainda é imperativo levar em consideração que serão necessárias alterações. Deixar espaço adicional em um orçamento é fundamental para garantir que você possa escalá-lo conforme necessário.

Idealmente, convém listar seus ativos e contabilizar 10 horas por ano para serem dedicados a quaisquer eventos não programados relacionados a cada ativo. Além disso, os custos de material precisam ser calculados para cada equipamento em questão. Tome um cenário de restaurante. Seu cooler deve ter cerca de dez horas de tempo de manutenção reservadas para ele, além de várias centenas de dólares. Se, ao longo do ano, não for necessário realizar manutenção, é um dinheiro extra que você pode dedicar a eventos não programados pelos quais não foi responsável.

Como reduzir os gastos com manutenção?

Não há como gerenciar o que você não consegue medir, na manutenção a mesma lógica se aplica. Quando se utiliza algum tipo de arquivamento de dados das manutenções ou um software de gestão de ativos, essa estimativa e orçamento fica mais fácil de ser feita.

Atualmente, a manutenção preditiva não é apenas privilégio para grandes indústrias. Com o surgimento de sensores de baixo custo e SaaS (Software as a Service) para o gerenciamento de equipamento, o monitoramento contínuo de um ativo chega a ser apenas R$100 por mês. E caso o cliente não quiser mais utilizar os sensores nem a plataforma de acompanhamento dos ativos, é possível devolver os sensores e cessar o pagamento da mensalidade.

Com essas novas tecnologias, o gestor de manutenção consegue rastrear custos, planejar ordens de serviço e acompanhar a saúde de seus equipamentos em tempo real. Além de facilitar as tomadas de decisão e o controle orçamentário de sua instalação, isso impede muitas vezes que ocorram eventos não programados, como a falha de um equipamento crítico.

Além disso, preparamos outras dicas para você reduzir seus gastos:

• Acompanhe suas operações atuais por um período definido e compare-as com dados históricos
• Discuta o orçamento com os profissionais da sua empresa que conhecem melhor suas instalações
• Mude sua mentalidade de operações simples para posições estratégicas gerais
• Comece a alavancar a organização tática nos seus planos de curto e longo prazo para o orçamento da sua instalação