Ordens de serviço: do tradicional à automação

Você já deve ter ouvido o termo Ordem de Serviço alguma vez na vida, certo? Mas será que sabe realmente o que elas são? 

Ordens de Serviço (OS) nada mais são do que uma forma de documento que formaliza o trabalho prestado por uma equipe de manutenção. 

Trata-se de um recurso fundamental para organizar os processos do negócio, garantindo melhores resultados tanto para a empresa quanto para os colaboradores.

Sendo assim, é importante entender como as ordens de serviço funcionam e como elas podem influenciar o setor de manutenção – e é exatamente isso o que a TRACTIAN vai te explicar neste artigo. Boa leitura!

Ordem de serviço na manutenção

Essa é uma das OS mais recorrentes em quase todas as empresas. 

O pedido de manutenção é feito para reparar algum dano que ocorra sobre os recursos ou serviços prestados. Também é possível executar ordens de serviço para fazer um check up programado, troca de peça, entre outras atividades fundamentais para a manutenção.

Imagine uma situação hipotética na qual é necessário trocar o rolamento de um mancal. Nesse caso, pode-se criar uma ordem de serviço pontuando o problema, o preço do reparo, a prioridade e o técnico mais adequado para a atividade. Tudo isso indicado de forma objetiva em um único documento.

Dessa forma, as OS podem agregar muito para o setor de manutenção, apresentando uma série de vantagens sobre as quais comentaremos a seguir.

Vantagens de usar ordens de serviço

Por meio das ordens de serviço, é possível controlar o tempo, a mão de obra e até mesmo os recursos investidos na prestação de um serviço. 

Sendo assim, o uso contínuo do documento pode te ajudar a refinar os processos e otimizar o tempo de trabalho. 

Além disso, a prática traz uma série de vantagens à empresa, como:

• Estabelece uma descrição detalhada do serviço;
• Possibilita o registro das atividades da empresa;
• Promove uma comunicação interna mais definida;
• Atualiza a equipe quanto ao progresso das operações;
• Facilita o controle financeiro;
• Ajuda a mensurar o tempo investido em cada tarefa;
• Melhora o atendimento ao cliente;
• Auxilia na organização de modo geral.

Por meio de ordens de serviço, é possível calcular a quantidade de recursos da empresa que será investida, assim como o que será recebido ao fim da tarefa. 

Dessa forma, é possível analisar os materiais que serão utilizados e a quantidade de trabalhadores que será necessária para cumprir cada ordem, o que a torna um documento essencial para o planejamento de atividades e também das finanças.

Como é uma ordem de serviço?

A grande finalidade de uma ordem de serviço é orientar o trabalho, tanto em relação às expectativas do gestor quanto ao que se espera da equipe envolvida. Com o auxílio do recurso é possível controlar a produtividade, a mão de obra e os materiais empregados na prestação de um serviço. 

Sabendo disso, entende-se que a ordem de serviço funciona como uma requisição e uma autorização do profissional responsável para que a empresa efetue a tarefa de que precisa.

Existem diversos tipos de ordem de serviço na manutenção, que podem variar de forma significativa de acordo com o segmento em que estão sendo direcionadas. No entanto, há alguns padrões a serem seguidos que, juntos, configuram uma espécie de “modelo de OS”. São eles:

• Dados do solicitante (colaborador);
• Data de emissão;
• Número do documento (para distinguir cada ordem de serviço e simplificar a organização) – ex: BC#32408
• Valores (unitário e total) e custos
• Assinaturas com especificação de cargo (do solicitante, do executante e do técnico de segurança do trabalho);
• Descritivo detalhado dos processos a serem realizados;
• Informação dos equipamentos, mão de obra e procedimentos recomendados para serem utilizados no serviço;
• Termo de responsabilidade (definindo as obrigações de cada parte envolvida);
• Revisão da ordem de serviço (campo destinado a manter a OS sempre atualizada);
• Risco de operação (é crucial que os gestores conheçam estes riscos e busquem minimizá-los);
• Equipamentos de proteção individual obrigatórios para a realização do trabalho;
• Medidas preventivas (de acordo com as normas de segurança do trabalho);
• Capacitações e habilidades que são requisitadas para a realização de cada tarefa.

Automação das ordens de serviço

Os modos tradicionais de Ordens de Serviço muitas vezes são considerados ultrapassados, uma vez que podem ser esquecidos e gerar algum tipo de atraso, acúmulo de papel e outros problemas. 

Foi por conta disso que as OS passaram a ser automatizadas em muitas empresas. A automação de ordens de serviço garante uma otimização do processo e geram um melhor resultado para a empresa. 

Atualmente, existem softwares e plataformas que disponibilizam o serviço de automatização das OS – como é o caso da TRACTIAN.

Nossa solução permite criar ordens de serviço automáticas em pouco tempo, sendo uma forma ágil e eficiente de otimizar o sistema da sua empresa. 

Muitas vezes, os sistemas industriais precisam de manutenções periódicas em determinados componentes, seja um rolamento que precisa ser avaliado ou uma troca de óleo que precisa ser realizada em um período de tempo determinado. Nós buscamos facilitar a vida do colaborador disponibilizando tais ordens de serviço de forma automatizada.

Podemos exemplificar o funcionamento da solução por meio da necessidade de troca de óleo a cada 20.000 horas de funcionamento de um determinado equipamento.

Com a plataforma da TRACTIAN, uma ordem de serviço é criada automaticamente quando o ativo estiver perto de bater as 20.000 horas, ou seja, próximo do momento de troca. Bem simples e prático, não acha?

Abaixo, você consegue observar a plataforma de ordens de serviço da TRACTIAN e como é fácil garantir essa automação para a sua indústria.

Planejamento e resultado

Depois de reunir todas informações na elaboração da ordem de serviço, é preciso organizar um planejamento detalhado para utilizar cada dado com sabedoria. 

Lembre-se de que todos os detalhes podem ser relevantes durante o processo de prestação de um serviço, por isso você deve incluir o máximo de instruções que puder na descrição de cada ordem de serviço. 

É muito importante que os técnicos respondam de forma minuciosa a todos os aspectos da OS, para que as mesmas projetem um melhor desempenho para a empresa, garantindo uma excelente otimização. 

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