É difícil tomar decisões realmente estratégicas sem enxergar o que está acontecendo na operação. A falta de visibilidade é um problema crônico em muitos times de manutenção, e esse é o tipo de gargalo que trava produtividade, compromete o planejamento e abre espaço para falhas que poderiam ser evitadas.
Além disso, com o custo dos insumos em alta, exigências regulatórias cada vez mais rígidas e o desafio constante de manter os ativos disponíveis, esse tipo de gestão de ativos não se sustenta por muito tempo.
Se tem algo que separa as equipes de alta performance das que só apagam incêndio é a capacidade de agir com base em dados reais. E é exatamente aí que o CMMS entra como peça central da sua estratégia.
Mais do que um sistema de controle, um bom CMMS industrial funciona como a central de comando da manutenção, transformando dados operacionais em insights estratégicos e eliminando pontos cegos no processo.
Neste artigo, você vai conhecer os 6 relatórios mais estratégicos que um CMMS pode gerar e como cada um deles contribui diretamente para turbinar a eficiência, reduzir custos e aumentar a confiabilidade da sua operação.
Relatórios de KPIs
Antes de entrar nos relatórios específicos, vale a pergunta: como sua equipe mede sucesso na manutenção?
É exatamente nisso que os KPIs fazem a diferença. Esses são os Indicadores-Chave de Performance da sua operação e são eles que mostram, com dados concretos, se o seu plano de manutenção está de fato entregando valor, ou apenas mantendo a operação rodando no modo reativo.
Com um CMMS que monitora KPIs em tempo real, você deixa de depender de planilhas e resumos no fim do mês. Em vez disso, tem acesso imediato a métricas como MTTR (tempo médio de reparo), taxa de manutenção planejada ou tempo de execução efetiva (wrench time).
Mais do que apontar o que já foi feito, esses indicadores mostram onde sua operação está escorregando, onde o plano preventivo não está sendo seguido e onde a estratégia precisa evoluir.
Com relatórios bem estruturados de KPIs, sua equipe consegue:
- Identificar tendências de performance que indicam falhas sistêmicas
- Comparar dados entre turnos, períodos ou equipes técnicas
- Detectar atrasos na execução de OSs e agir antes que eles virem gargalos
Além disso, esses relatórios permitem conectar ações do dia a dia, como uma inspeção ou uma troca de peça, a impactos maiores, como aumento de produtividade ou redução do tempo de máquina parada.
E tudo isso com dados extraídos diretamente do CMMS, ou seja: informações limpas, contextualizadas e acionáveis. Não é só o que aconteceu, mas por que aconteceu e o que precisa ser feito a seguir.
A importância de KPIs
Quando sua equipe acompanha os KPIs certos, ela consegue identificar, quase em tempo real, onde os planos estão falhando. A taxa de manutenção planejada caiu? É sinal de que preventivas estão sendo adiadas. O tempo médio de reparo subiu? Pode ser falta de peça, diagnóstico impreciso ou falha no fluxo de execução.
O objetivo dos KPIs não é mostrar onde você está, mas indicar o que precisa ser ajustado. E quando esses indicadores estão integrados diretamente ao CMMS, sem planilhas ou atualizações manuais, a resposta é instantânea.
É assim que as equipes modernas operam: com dados vivos, conectados ao que realmente acontece na planta. Se uma OS crítica foi perdida, o sistema mostra antes que isso vire uma parada. Se os custos subiram de forma anormal, é possível rastrear até o ativo ou fornecedor responsável.
Os KPIs não servem para “acompanhar resultados”. Eles servem para corrigir o que está saindo do controle antes que isso vire um problema maior.
Agora que você já entendeu a importância dos KPIs como base para decisões rápidas e precisas, é hora de ver como eles ganham vida na prática. A seguir, reunimos os 6 relatórios mais estratégicos que um CMMS pode gerar, e como cada um deles impacta diretamente a execução da manutenção.
1: Ordens de Serviço Criadas vs. Concluídas
Esse é um dos relatórios mais importantes para qualquer gestor de manutenção. O comparativo entre OSs criadas e OSs concluídas mostra, com clareza, se sua operação está acompanhando o ritmo da demanda ou acumulando pendências críticas.
Quando o número de ordens criadas cresce mais rápido do que as concluídas, duas coisas são verificadas:
- Você está gerando backlog;
- Sua manutenção preventiva está começando a falhar.
E o problema não é só a quantidade, mas o timing. Ordens de serviço preventivas que não são executadas no prazo colocam ativos críticos em risco direto. As inspeções deixam de acontecer, falhas passam despercebidas, e o que era um plano bem estruturado se transforma em correções emergenciais.
Esse tipo de relatório também mostra o impacto da execução atrasada: compromete o planejamento de peças, atrasa a alocação de técnicos e dificulta a priorização futura.
Usar o comparativo de OS criadas vs. concluídas ajuda a:
- Monitorar a aderência da equipe às manutenções planejadas;
- Ver se a alocação de recursos está adequada à carga real de trabalho;
- Identificar excesso de corretivas desorganizando o calendário de preventivas.
E mais: esse relatório também oferece visibilidade direta sobre a performance da equipe, sem julgamentos. Um delta crescente entre ordens de serviço criadas e concluídas não significa que o time está falhando. Pode ser só um indício de que a carga planejada está acima da capacidade real ou que faltam critérios claros de priorização.
Para ser realmente útil, o relatório precisa ser segmentado por ativo, turno e unidade. Só assim é possível saber se os atrasos são pontuais (em uma linha específica, por exemplo) ou se há um problema estrutural na gestão da manutenção.
2: Manutenções Reativas vs. Atividades Padronizadas
Se a maior parte das suas ordens de serviço são corretivas, é impossível garantir o controle por parte da equipe de manutenção, até porque a base da operação se torna reativa.
O relatório de Manutenções Reativas vs. Atividades Padronizadas revela o verdadeiro equilíbrio entre o que é executado com planejamento e o que está sendo feito às pressas. Ele mostra quanto esforço está sendo consumido por emergências em vez de tarefas estruturadas como preventivas, inspeções ou ações baseadas em condição.
Altas taxas de corretivas costumam apontar problemas mais profundos:
- Falta de planejamento preventivo;
- Ativos pouco confiáveis;
- Inspeções que foram ignoradas ou feitas com pressa.
E o impacto disso vai além do tempo de máquina parada: causa desorganização na alocação da equipe, atraso na reposição de peças e aumento de hora extra.
Por outro lado, as atividades padronizadas são a base da manutenção proativa. Elas tornam o processo mais previsível, permitem preparar ferramentas com antecedência, separar peças certas e executar com mais agilidade, o que reduz o tempo de reparo e melhora o wrench time.
Já as tarefas reativas exigem respostas imediatas, geralmente sem preparação ou registro adequado. Isso compromete não só a rastreabilidade, mas também a conformidade regulatória.
Esse relatório ajuda a:
- Identificar o percentual de mão de obra alocada para emergências;
- Apontar quais ativos mais geram chamadas corretivas;
- Ver se o calendário de PM está realmente reduzindo falhas ou só ocupando a agenda.
Com essa visibilidade, o próximo passo é identificar padrões: é sempre o mesmo equipamento que gera ordens de serviço emergenciais? Técnicos estão revisitando o mesmo problema sem resolver a causa raiz?
Com essas respostas em mãos, sua equipe consegue agir antes que o problema escale e transformar tarefas emergenciais em rotinas previsíveis.
3: Tempo vs. Custo por OS
Toda tarefa de manutenção consome dois recursos críticos: tempo e dinheiro. O relatório de Tempo vs. Custo coloca essas duas variáveis lado a lado, revelando se a execução está sendo realmente eficiente ou apenas concluída.
Mais do que somar valores, esse relatório mostra relações de eficiência:
- Quanto tempo está sendo gasto por tipo de tarefa?
- Quais ativos têm consumo de horas fora do padrão?
- Suas ordens mais caras também são as mais demoradas?
Com essas informações, fica muito mais fácil identificar gargalos na sua operação. Assim, você consegue visualizar se manutenções simples estão levando tempo demais ou se sua equipe está usando contratados para tarefas que o time interno faria em metade do tempo.
Esse relatório serve para:
- Medir com precisão o tempo médio de execução por tipo de OS;
- Identificar desvios em custo ou tempo por tarefa;
- Apontar os principais drivers de custo por ativo, técnico ou tipo de manutenção.
Para gestores que precisam reduzir custo sem perder eficiência, esse relatório entrega dados concretos sobre onde o tempo e o orçamento estão sendo drenados. Também ajuda a prever necessidades futuras de mão de obra, justificar contratações ou avaliar quando (e por que) vale terceirizar.
4: Ordens de Serviço Concluídas com Verificação de Inspeção
Inspeção só funciona quando é feita e registrada do jeito certo. O relatório de OSs Concluídas com Verificação de Inspeção mostra exatamente isso.
Ele verifica se as ordens de serviço baseadas em inspeções estão sendo realmente executadas com os campos obrigatórios preenchidos e os checklists completos. Em operações com alta exigência regulatória, esse controle é essencial. Mas, mesmo fora de ambientes auditados, esse relatório é peça-chave para a confiabilidade dos ativos.
Sempre que uma inspeção é ignorada, feita com pressa ou encerrada sem os registros corretos, o ciclo preditivo da manutenção é quebrado. Você perde visibilidade sobre sinais iniciais de falha e abre espaço para que pequenas anomalias virem grandes paradas.
Se o objetivo é sair do modo reativo e antecipar falhas com consistência, esse relatório é inegociável. Com ele, você consegue:
- Acompanhar o cumprimento das inspeções por ativo, técnico e período;
- Confirmar se as rotinas preventivas incluem todas as verificações previstas;
- Identificar técnicos ou turnos que apresentam falhas recorrentes no preenchimento.
Mais do que um checklist, esse relatório funciona como uma ferramenta de responsabilização, mas faz isso sem microgerenciar. Se campos obrigatórios estão vazios ou itens críticos do POP foram ignorados, o problema não é só de processo: é um risco de segurança e responsabilidade operacional.
5: Ordens de Serviço no Prazo vs. Atrasadas
O relatório de OSs no Prazo vs. Atrasadas mede se a execução está seguindo o cronograma ou se as tarefas estão escorregando. E em ambientes industriais, atraso em ordem de serviço pode significar um desgaste acelerado do ativo ou perda de conformidade ou até uma parada de produção prestes a acontecer.
Esse relatório entrega uma fotografia da disciplina operacional da sua equipe e mostra se as tarefas planejadas estão sendo cumpridas conforme o previsto ou se estão sendo adiadas silenciosamente diante da rotina.
No curto prazo, esse atraso pode parecer pequeno, mas o impacto se acumula rapidamente. Manutenções vencidas geram incerteza, reduzem a confiança no calendário e dificultam o planejamento de longo prazo.
Com esse relatório, você pode:
- Quantificar quanto do seu plano está sendo executado dentro do prazo;
- Identificar quais ativos ou tipos de tarefa têm maior risco de atraso;
- Analisar quais turnos ou equipes estão com desempenho abaixo do esperado.
E a causa do atraso nem sempre é óbvia: pode ser falta de pessoal, erros no planejamento entre turnos, ou até atrasos no estoque que empurram tudo para frente.
Seja qual for o motivo, esse relatório mostra onde está o gargalo e te permite agir antes que o acúmulo comprometa a operação.
6: Tempo para Conclusão das Ordens de Serviço
Quanto tempo, de fato, sua equipe leva para concluir uma OS do início ao fim?
O relatório de Tempo para Conclusão das OSs mede exatamente isso: o intervalo completo entre a atribuição da tarefa e o seu encerramento. É um dos indicadores mais reveladores sobre fluidez operacional, alinhamento de recursos e eficiência real da equipe.
Diferente do wrench time (que considera só o tempo de execução técnica), esse relatório mostra o quadro completo: atrasos na aprovação, problemas de preparação de peças, falhas na distribuição de tarefas.
Se uma atividade que deveria levar 40 minutos está levando 3 horas para ser encerrada, o problema não é só técnico, mas de fluxo.
Esse relatório permite que líderes de manutenção:
- Definam benchmarks realistas de tempo por tipo de tarefa ou classe de ativo;
- Identifiquem gargalos na cadeia de manutenção, seja no planejamento, execução ou revisão;
- Meçam o impacto real de conflitos de agenda e indisponibilidade de materiais.
Também é uma ferramenta essencial para otimizar a alocação de recursos. Se o tempo médio para fechar uma OS está aumentando semana após semana, isso pode indicar um aumento (às vezes desnecessário) da complexidade nas tarefas ou que sua equipe está operando no limite da capacidade.
Ao acompanhar esse relatório ao longo do tempo, você passa a ter mais percepção da realidade da sua operação. Muitas vezes, tarefas que parecem ineficientes são, na verdade, vítimas de processos desestruturados. E o que parece ser falha de execução pode, na prática, ser resultado de falta de preparo, priorização ou comunicação.
Melhor do que isso é saber que todos esses relatórios são gerados automaticamente pelo CMMS da Tractian, com base nos dados capturados durante a execução das tarefas. O software faz isso sem precisar de planilhas ou extrações manuais. Em vez disso, a visibilidade é sempre em tempo real, automatizada pela plataforma e vai diretamente da operação para quem toma decisão.
Como o CMMS da Tractian transforma a sua rotina de manutenção
A manutenção industrial não precisa de mais sistemas, ela precisa de uma plataforma que funcione do jeito que a operação realmente acontece: direto no chão de fábrica, com dados confiáveis e execução padronizada.
O CMMS da Tractian foi desenvolvido para integrar planejadores e técnicos em um único fluxo, com visibilidade total das tarefas, registros centralizados e indicadores acionáveis em tempo real.
Da abertura de uma OS até o controle de peças, passando por inspeções com checklists estruturados e históricos prontos para auditoria, tudo acontece dentro de um só sistema. Nada de papel, planilhas paralelas ou sistemas que não conversam entre si.
Quer priorizar tarefas com base em criticidade, e não só por urgência? Está no nosso software. Quer garantir que os POPs sejam seguidos à risca, sem depender de treinamentos informais? O CMMS aplica os procedimentos automaticamente, com checklists gerados por IA a partir do conhecimento técnico do time.
Perdeu uma tarefa crítica? O backlog está crescendo sem controle? Alguma inspeção foi encerrada sem verificação? O sistema mostra tudo antes que se transforme em falha ou parada.
E como a plataforma foi pensada para dispositivos móveis, até mesmo com funcionamento offline, os apontamentos acontecem na hora, no lugar certo, mesmo sem internet. Assim, nenhuma tarefa se perde e todo o processo fica rastreável, de ponta a ponta.
Se você quer sair do modo reativo, eliminar pontos cegos e estruturar uma manutenção realmente eficiente, o primeiro passo está aqui.
Comece seu teste gratuito do CMMS da Tractian e veja os resultados em poucos dias.
