Planos Preventivos em Excel: entenda por que não usar mais

A manutenção preventiva é essencial para a indústria, assim como é para a gestão de qualquer infraestrutura. Esse tipo de manutenção proporciona um aumento na vida útil dos ativos, da mesma maneira que impede falhas ou prejuízos inesperados.

Outro tipo de manutenção existente é a corretiva não planejada, caracterizada pela constante corrida contra o tempo e busca por apagar os incêndios da planta, corrigindo os erros já presentes e as falhas que já são consideradas problemas, muitas vezes críticas e que podem resultar em quebras das máquinas.

O terceiro tipo é a preditiva que busca antecipar o planejamento baseando-se no acompanhamento constante, em dados e na tendência de condição do ativo.

Um plano preventivo de manutenção é uma das soluções encontradas pelas equipes de manutenção para driblar, estruturar e organizar as necessidades da manutenção, muitas vezes com um cronograma de manutenção preventiva no Excel. 

Neste artigo, você conhecerá como os planos de manutenção preventiva são montados nesta ferramenta e como a tecnologia vem transformando a maneira como esse planejamento é criado, por meio de automatização de ordens de serviço e checklists, por exemplo.

O que é manutenção preventiva?

A manutenção preventiva é uma das diferentes modalidades de manutenção existentes, ela é feita por meio da intervenção que previne e elimina as chances de alguma falha ou quebra em algum equipamento. Podendo ser feita mesmo com o ativo em funcionamento.

Ela é essencial para aumentar a disponibilidade e confiabilidade, além da eficiência na cadeia de produção dos ativos.

Desde uma simples limpeza a uma calibragem ou detecção de vazamento, a manutenção preventiva pode ser enquadrada em ações simples ou complexas.

Tipos de manutenção preventiva

Para entendermos de forma clara como os planos preventivos são desenvolvidos, compreender os diferentes tipos de manutenção preditiva também é importante.

Baseada no tempo – revisões periódicas que não dependem do fator de utilização, como elevadores sociais que devem ser inspecionados a cada 2 anos, enquanto o de serviço é de 6 anos.

Baseada na utilização – a utilização do ativo é que determina a sua manutenção, como a lubrificação de um motor a cada tantos ciclos de produção.

Enquanto existe a manutenção preventiva, há também a preditiva e a prescritiva, como alguns teóricos e especialistas da área também elencam. Conheça o conceito e as diferenças entre elas:

Manutenção preditiva – tem a intenção de prever quando alguma falha ou quebra acontecerá. Ao contrário na preventiva, que se baseia em questões de tempo ou utilização, a preditiva analisa as condições do equipamento.

Manutenção prescritiva – utilizando a Inteligência Artificial e o monitoramento online, a manutenção prescritiva faz parte da Indústria 4.0 e é capaz de fazer previsões assertivas baseada em dados da saúde do ativo.

Com os conceitos em mente, chega a hora de entender as aplicações da manutenção preventiva, como utilizá-la e, também, as situações em que não é recomendada.

Plano de manutenção preventiva no Excel: o que é

Como percebemos, a manutenção preventiva é amplamente utilizada dentro das indústrias, dividida em duas abordagens principais, a baseada no tempo e na utilização. Para fins de controle e organização, assim como aprimoração de toda a gestão, as equipes de manutenção se organizam, comumente, por meio de um cronograma preventivo de manutenção dentro do Excel.

A ferramenta já se tornou um dos grandes aliados no chão de fábrica, contendo informações importantes, detalhes que trazem subsídios para as inspeções e um calendário com as atividades que devem ser realizadas, a parte da máquina que deve ser inspecionada, frequência, se a máquina deve estar ligada ou desligada, o tempo necessário, assim como os seus responsáveis diretos e indiretos. 

Outro recurso utilizado pelas equipes é a adição de imagens, buscando melhorar a identificação do que deve ser inspecionado, como rolamentos, moldes e demais componentes.

Acompanhando as imagens, os gestores da manutenção também incluem informações mais detalhadas, como onde a manutenção deve ser realizada, a maneira como deve ser feita e a frequência.

Automatizações eficientes: entenda porquê não fazer um plano de manutenção preventiva no Excel

Como visto anteriormente, a frequência também está inteiramente ligada aos planos preventivos em Excel, determinando o cronograma e o calendário que as inspeções são realizadas pelas equipes no chão de fábrica.

Entretanto, muitas vezes, com a alta quantidade de tabelas, planilhas e folhas de papel presentes nas mesas das equipes de manutenção, essas informações cruciais se perdem com facilidade. Além de grandes chances para rasuras, perdas ou falta de visibilidade.

Sabemos que dentro da planta, os planos preventivos e as ordens de serviço são emitidos com uma alta recorrência. Alguns problemas podem ser derivados a partir daí, criando gargalos, como o atraso, perda de informações e atividades que sobrepõem outras, prejudicando a manutenção preventiva, que por meio de um possível acúmulo de demandas e desorganização, pode acabar se tornando uma corretiva, sem que você esteja preparado para isso.

Com o intuito de solucionar esse problema, o uso de softwares de manutenção que automatizam os planos preventivos caem como uma luva para toda a equipe. Ao mesmo tempo que pode otimizar processos, automatizando-os, também organiza e é capaz de integrar todos os envolvidos numa única plataforma, de fácil visualização e com as mesmas funcionalidades já conhecidas, assim como extras que complementam e economizam o tempo de todos.

Sabemos que os planos preventivos em Excel já se tornaram o braço direito dos manutentores em todo o mundo, mas, por quê não adotar a tecnologia como braço esquerdo e criar grandes aliados na rotina do dia a dia?

Conheça como isso é possível por meio do software de gestão da manutenção (CMMS), da TRACTIAN, o TracOS^TM.

Automatização de Ordens de Serviço

Dentro da plataforma da TRACTIAN, as ordens de serviço são automatizadas, isso significa que ao invés de precisar preencher de maneira manual, toda e qualquer OS lançada, o software cria e lança as ordens de acordo com os seus comandos.

Basta identificar a recorrência da mesma, como por exemplo, a cada 2.000h de operação, que automaticamente, quando esse momento chegar, você será notificado, assim como todos os demais envolvidos, além de estar munido de informações, como imagens, descrição e procedimentos necessários.

Esse tipo de abordagem elimina a possibilidade constante de erros, perda de informações e confusão no lançamento de uma ordem de serviço para um ativo crítico, por exemplo.

Planos

Não são apenas as OSs que podem ser automatizadas dentro do TracOS^TM, mas planos diversos.

Sabemos que no dia a dia, nem tudo requer uma ordem de serviço completa, detalhada e com todas as informações. Muitas vezes, uma simples corrida até um ativo específico para verificação ou a conferência de um rolamento já basta.

Para tornar a rotina mais eficiente e, de certa forma, simples, os planos permitem que você encontre tudo o que precisa por meio de filtros, como a planta de ativos, responsáveis, prioridade, status e tipo de serviço a ser realizado.

Checklists e Solicitações

O uso de checklists aprimora toda a realização das tarefas, pois além de ter um controle claro do que precisa ser feito e daquilo que já foi cumprido, as equipes podem também participar do processo, incluindo novas verificações à medida que o trabalho avança.

O mesmo vale para as solicitações. Caso algum integrante da equipe perceba a necessidade de uma nova ordem de serviço para um ativo específico e, que ainda não foi aberta, a solicitação pode ser enviada para que o gestor analise e a inclua no fluxo dos trabalhos. Com o TracOS^TM, nada passa despercebido.

Indicadores de Manutenção

Os principais KPIs da manutenção possibilitam que as equipes tenham controle minucioso sobre os trabalhos, podendo acompanhar como as estratégias adotadas estão sendo refletidas na prática.

O MTBF, ou o tempo médio entre as falhas, permite que toda a equipe, da manutenção à alta gerência possam ter conhecimento sobre como os ativos estão se comportando, medir a eficiência da manutenção e ter maior assertividade nos trabalhos, refletindo positivamente na criação de novas ordens de serviço, por exemplo.

Ter dados em mãos permite que a manutenção ocorra com maior precisão, podendo identificar com clareza os acertos e, porventura, os erros da operação.

Redução das corretivas

A adoção do TracOS^TM, utilizada de forma independente ou complementar aos planos preventivos em Excel, é rapidamente refletida na diminuição de até 40% das corretivas emergenciais no chão de fábrica. 

Isso se dá pelo maior controle da manutenção, automatização dos processos, utilização da tecnologia como ferramenta que reduz custos e tempos das equipes, além de aumentar a vida útil de cada ativo.

O uso dos planos preventivos dentro do TracOS^TM, permitiu que a AmstedMaxion, a maior referência latino-americana na produção de fundidos ferroviários, pudesse economizar R$250 mil anualmente, além de ter observado um aumento de 55% no tempo de troca do eixo, por meio do monitoramento dos mancais em um misturador de areia da planta.

Por meio das preventivas, a empresa também foi capaz de aumentar a vida útil dos seus componentes, ao permitir a união entre o software de gestão e as equipes no chão de fábrica.

Por fim, sabemos que a adoção de cronogramas de manutenção preventiva em Excel jamais deixarão de existir, pois já fazem parte das rotinas há anos, são fundamentais para organizações pontuais, entretanto, a tecnologia apresenta grandes soluções capazes de potencializar toda a gestão da planta, com efeitos práticos a curto, médio e longo prazo.

Os softwares de gestão da manutenção, como o TracOS^TM, integra todas as funções encontradas no Excel, com a facilidade de ter tudo à mão e com a certeza que as preventivas, continuarão sempre sendo preventivas, sem surpresas e prejuízos significativos para as operações.

Conheça o TracOS^TM, seu mais novo aliado definitivo para as rotinas de manutenção.