Você já deve ter ouvido o termo Ordem de Serviço no meio industrial alguma vez na vida, certo? Mas você sabe como elas funcionam?
As Ordens de Serviço (OS) na manutenção nada mais são do que um documento que formaliza o trabalho prestado por uma equipe.
Esse recurso é fundamental para organizar os processos do negócio, garantindo melhores resultados tanto para a empresa quanto para os colaboradores.
Sendo assim, é importante entender como elas funcionam e como podem influenciar o setor de manutenção – e é exatamente isso o que a vamos te explicar neste guia completo. Boa leitura!
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O que é uma Ordem de Serviço?
É por meio da OS que há uma formalização dos serviços prestados pela equipe de manutenção. Nesse documento é feito um pedido para verificação de inspeção de alguma peça, componente ou equipamento.
Nela são registradas informações detalhadas sobre a tarefa a ser realizada, os materiais, as ferramentas, os responsáveis, equipamentos que serão utilizadas para a execução do trabalho.
Imagine uma situação hipotética na qual é necessário trocar o rolamento de um mancal. Nesse caso, pode-se criar uma OS pontuando o problema, o preço do reparo, a prioridade e o técnico mais adequado para a atividade. Tudo isso indicado de forma objetiva em um único documento.
Uma OS é considerada um guia indispensável para o funcionamento adequado do setor da manutenção, bem como um registro histórico sobre as ocorrências, por isso é importante que seu preenchimento seja correto.
Quando são preenchidas manualmente, elas acabam parando entre os setores ou devido ao grande acúmulo de papéis. Esse tipo de atraso impacta tanto a produção da indústria quanto sua gestão, por conta da perda de informações e da própria OS.
Imagine o seguinte cenário em que no início da semana, o técnico pega suas Ordens de Serviço impressas, executa o trabalho e faz suas anotações de maneira global, sem detalhes sobre a atividade, equipamento ou componente.
Ao terminar, o técnico devolve as folhas para o planejador para que essas atividades sejam alimentadas em algum ERP (Enterprise Resource Planning) ou planilha, para avaliação do que foi feito.
Mas, imagine tudo isso em um time grande, onde é necessário acompanhar qual a próxima manutenção e garantir que seja executada no prazo estabelecido.
O planejador, por sua vez, precisará acompanhar todo esse processo, além de saber quais máquinas precisarão de inspeção, ele precisará também distribuir OS para o time e garantir a sustentabilidade da operação da produção na fábrica.
Já os gestores, precisam garantir a disponibilidade dos equipamentos. Para isso, é necessário informações detalhadas nas Ordens de Serviço, para que elas o ajudem na melhor tomada de decisão e na condução do setor.
As OS para serem realizadas precisam ser programadas pelo PCM ou supervisor e, muitas vezes, sincronizadas com as paradas do time de produção.
Confira o guia definitivo do PCM (Planejamento e Controle de Manutenção)
Por isso, é fundamental que ela seja bem estruturada, com informações detalhadas sobre o serviço a ser realizado, quais componentes são necessários a verificação, além do material a ser usado.
Como é uma Ordem de Serviço em papel?
A grande finalidade de uma OS é orientar o trabalho, tanto em relação às expectativas do gestor quanto ao que se espera da equipe envolvida. Com o auxílio do recurso é possível controlar a produtividade, a mão de obra e os materiais empregados na prestação de um serviço.
Sabendo disso, entende-se que a OS funciona como uma requisição e uma autorização do profissional responsável para que a empresa efetue a tarefa de que precisa.
Existem diversos tipos de OS na manutenção, que podem variar de forma significativa de acordo com o segmento em que estão sendo direcionadas. No entanto, há alguns padrões a serem seguidos que, juntos, configuram uma espécie de “modelo Ordem de Serviço”. São eles:
- Dados do solicitante (colaborador);
- Data de emissão;
- Número do documento (para distinguir cada OS e simplificar a organização) – ex: BC#32408;
- Valores (unitário e total) e custos;
- Assinaturas com especificação de cargo (do solicitante, do executante e do técnico de segurança do trabalho);
- Descritivo detalhado dos processos com todas as informações a serem realizados;
- Informação dos equipamentos, mão de obra e procedimentos recomendados para serem utilizados no serviço;
- Termo de responsabilidade (definindo as obrigações de cada parte envolvida);
- Revisão da OS (campo destinado a manter a OS sempre atualizada);
- Risco de operação (é crucial que os gestores conheçam estes riscos e busquem minimizá-los);
- Equipamentos de proteção individual obrigatórios para a realização do trabalho;
- Medidas preventivas (de acordo com as normas de segurança do trabalho);
- Capacitações e habilidades que são requisitadas para a realização de cada tarefa.
Modelo Ordem de Serviço
A integração de sensores de vibração com sistemas de gestão de manutenção em fábricas
Em uma operação tradicional, a ordem de serviço de manutenção nasce de três origens. Solicitação do operador, quando alguém percebe algo errado. Plano preventivo, quando o calendário marca a hora da intervenção. Ou corretiva emergencial, quando a máquina já parou.
Quando existe integração de sensores de vibração com o sistema de gestão de manutenção, entra uma quarta origem possível: a OS gerada automaticamente a partir da detecção do sensor.
Na prática, a integração funciona em um fluxo encadeado. O sensor monitora o ativo continuamente, e quando identifica desvio do padrão normal com nível de confiança suficiente, dispara um alerta com diagnóstico provável. Um alerta típico chega assim: "desgaste de rolamento, estágio inicial, progressão estimada em 21 dias".
A integração com o sistema de gestão de manutenção converte esse alerta em ordem de serviço de forma automática, já preenchida com identificação do ativo, modo de falha provável, urgência calculada pela criticidade do ativo conforme a matriz de criticidade da planta, peças sugeridas com base em histórico de falha similar, e tempo estimado de execução.
Esse fluxo resolve três problemas crônicos da manutenção tradicional ao mesmo tempo.
- O primeiro é o tempo morto entre detectar o problema e abrir a OS, que pode levar dias quando depende de planejador para registrar o evento.
- O segundo é a OS aberta sem diagnóstico, que faz o técnico chegar no ativo sem saber exatamente o que procurar e gastar a primeira hora da intervenção entendendo o problema.
- O terceiro é o desalinhamento entre quem detecta e quem executa, em que o analista de vibração identifica o problema, o técnico executa, e a informação perde precisão ao passar de uma mão para a outra.
O requisito técnico para que essa integração funcione bem está nas pontas do fluxo. O sensor precisa ter API aberta para comunicar com o sistema de gestão de manutenção, e o sistema precisa aceitar criação programática de OS, com mapeamento dos campos do alerta para os campos da ordem.
Quando a planta opera com sensor de um fornecedor, sistema de gestão de manutenção de outro, e integração via planilha exportada manualmente entre os dois, o resultado reproduz o mesmo gargalo do modelo tradicional, agora com mais ferramentas envolvidas. Plataformas que entregam sensor e sistema de gestão no mesmo ambiente eliminam essa fricção por padrão, mas a integração também funciona bem quando feita por API nativa entre sistemas distintos.
O resultado dessa integração aparece em dois indicadores objetivos. O tempo médio entre a detecção do problema e o início da intervenção cai de uma faixa de 3 a 10 dias, comum em modelo tradicional, para menos de 24 horas em planta com integração funcionando.
E o backlog de OS de origem preditiva costuma seguir uma curva característica: cresce nos primeiros meses, porque o sensor identifica problemas que antes ninguém estava enxergando, e depois estabiliza em patamar bem inferior ao backlog corretivo anterior à integração.
Como a tecnologia muda a rotina da Ordem de Serviço
O cenário analógico que vimos neste artigo ainda é a realidade de boa parte das plantas industriais brasileiras. Mas é também a realidade que define o teto de produtividade que essa rotina consegue entregar.
Um software de gestão da manutenção, integrado a sensores que monitoram a condição do ativo em tempo real, reorganiza esse fluxo em quatro pontos concretos.
O primeiro é a origem da OS. Em uma rotina apoiada em monitoramento contínuo, a ordem deixa de depender exclusivamente da percepção do operador ou do calendário preventivo. Quando o sensor detecta progressão de falha em um ativo, a OS é gerada automaticamente, já com modo de falha provável, ativo identificado e nível de urgência calculado pela criticidade da máquina.
O segundo é o registro. O técnico que antes anotava observações genéricas no fim do turno agora atualiza a OS pelo celular, no momento da intervenção, com leitura do ativo via QR Code, registro de tempo real de execução e descrição estruturada do que foi feito. O histórico do ativo ganha rastreabilidade que antes dependia da memória de quem executou.
O terceiro é a visibilidade para o planejador. Em vez de receber pilha de papel no fim da semana e alimentar planilha, o planejador acompanha o andamento das OSs em tempo real, vê o que está pendente, o que está em execução, o que ficou bloqueado por falta de peça. Decisão sobre redirecionar técnico de um turno para outro deixa de depender de reunião e passa a depender de painel.
O quarto é a leitura do gestor. Indicadores como MTBF, MTTR, backlog e distribuição entre tipos de manutenção (corretiva, preventiva, preditiva) são calculados em tempo real a partir das OSs registradas, sem o atraso de fechamento de mês que torna o número irrelevante para a decisão do dia.
A solução da Tractian combina sensor de monitoramento de condição, plataforma de gestão de ativos e fluxo de OS no mesmo ambiente. Para a equipe de manutenção, isso significa que o alerta do sensor chega como OS já preenchida.
Para o planejador, significa visibilidade do parque de ativos sem precisar abrir três sistemas. E para o gestor, significa indicador atualizado no momento em que ele precisa do número, não no quinto dia útil do mês seguinte.
Quer ver, em um ativo específico da sua planta, como o fluxo da OS se comporta quando ele nasce do sensor e termina no painel do gestor sem passar por papel no caminho?
