Software CMMS gratuitos: desglose de costos y mejores opciones en 2025

Todo equipo de mantenimiento llega a un punto en el que las herramientas que antes funcionaban empiezan a ralentizar más de lo que ayudan. Ese suele ser el momento en que el costo se vuelve una conversación seria. Y no solo hablamos de la suscripción mensual, sino del costo de la ineficiencia, la falta de visibilidad y el tiempo perdido de los técnicos en sistemas que no están diseñados para escalar.

Muchos proveedores de CMMS (Sistema Computarizado de Gestión de Mantenimiento) ofrecen planes gratuitos. Funcionan por un tiempo. Pero la mayoría están pensados para equipos de dos personas que migran del papel y lápiz, no para entornos que dependen de la coordinación multiusuario, la visibilidad del backlog o historiales de activos integrados.

Este artículo no se trata de comparar lo más barato. Se trata de ayudar a los equipos de mantenimiento serios a entender el costo real de un CMMS gratuito y lo que realmente se gana (o se pierde) al decidir invertir en una plataforma más robusta.

¿Cuánto cuesta un software CMMS en 2025?

No existe un precio estándar porque no hay dos operaciones iguales. Pero aquí tienes el desglose de lo que realmente importa a los profesionales de primer nivel:

1. Modelo de precio por usuario

La mayoría de los software CMMS se cobran por usuario. Las versiones gratuitas suelen ofrecer de 1 a 3 usuarios, con herramientas mínimas de colaboración.

En cuanto necesitas visibilidad multi-técnico, trazabilidad para auditorías o planificación estructurada de Mantenimiento Preventivo (PM), te toparás con un muro de pago, generalmente desde $35 USD–$70 USD/usuario/mes.

2. Acceso modular (costos ocultos)

Las plataformas CMMS más avanzadas suelen poner funciones clave (como gestión de jerarquías de activos, integraciones mediante API - Interfaz de Programación de Aplicaciones o dashboards de Inteligencia de Negocios - BI) en módulos adicionales.

Lo que inicialmente parecía un costo base de $45 USD/mes, rápidamente se convierte en $100 USD+ cuando agregas lo que realmente necesitas para obtener visibilidad completa de tu operación de mantenimiento.

La clave está aquí: si tu CMMS no conecta tus datos, tu equipo sigue trabajando a ciegas.

3. Implementación y onboarding

Los planes gratuitos no incluyen onboarding. Y eso está bien… hasta que te das cuenta de que tus técnicos siguen documentando el trabajo manualmente después de tres meses.

En muchos casos, los equipos ni siquiera pasan de la pantalla de inicio de sesión. Los técnicos pueden registrarse con buena intención, pero sin alguien que guíe la configuración, importe Procedimientos Operativos Estándar (SOPs) o cargue los activos, el sistema se queda vacío.

Lo que parecía gratis termina siendo inutilizado.

Las implementaciones pagadas con migración de datos y configuración de SOPs pueden costar entre $1,000 USD y $5,000 USD+, pero son una inversión única que a menudo ahorra meses de despliegue desperdiciado.

4. Integraciones e infraestructura

La capacidad de conectar tu CMMS con sistemas ERP (Enterprise Resource Planning / Planificación de Recursos Empresariales), sensores y herramientas de BI define la madurez de tu operación de mantenimiento.

Los planes gratuitos no incluyen esto. En el mejor de los casos, tendrás exportaciones en CSV; en el peor, nada.

Las integraciones reales empiezan a aparecer en los planes Pro o Enterprise, que rondan los $85 USD–$150 USD+/usuario/mes, dependiendo de la arquitectura y las necesidades de seguridad.

5. Realidad en campo: móvil + offline

Muchos proveedores prometen “acceso móvil”, pero pocos ofrecen funcionalidad completa sin conexión. Para equipos que gestionan activos distribuidos, ser mobile-first no es un lujo, es una necesidad básica.

Revisa bien lo que está realmente incluido. Los planes gratuitos suelen excluir:

• Acceso offline.
• Adjuntar archivos o fotos.
• Vistas de activos anidados.
• Acceso a archivos desde la app

Veamos lo que algunas empresas de CMMS ofrecen en sus versiones gratuitas. 

Fracttal One

Pensado para

Equipos de mantenimiento, especialmente de pequeñas operaciones o microempresas, que quieren digitalizar tareas rutinarias y gestionar activos sin costo inicial.

¿Qué es Fracttal Free?

Fracttal One Free es la versión gratuita del CMMS en la nube de Fracttal, 100 % basada en la nube y accesible desde cualquier dispositivo, con la misma infraestructura y seguridad que las versiones de pago.

Funcionalidades clave

• Registro y gestión de activos (equipos y ubicaciones), recursos humanos, tareas planificadas y no planificadas, y órdenes de trabajo.
• Planificación de mantenimiento preventivo y creación de órdenes de trabajo simplificadas.
• Gestión digital de tareas, procesos y recursos en la nube con registro en tiempo real.

¿Dónde se queda corto?

• No existen detalles claros sobre límites de usuarios o activos.
• Comparado con versiones completas, carece de funcionalidades avanzadas como reportes personalizados, dashboards ricos, integraciones extensivas o inteligencia artificial.

Lo que dicen los usuarios

• “El constante déficit de calidad de la página, a que me refiero con esto, las caídas constantes de los servidores.”, señala un usuario.
• “Tiene problemas para administrar indicadores de mantenimiento para taxonomías específicas de Sub equipos. Debes manejarte muy bien con la diversidad de filtros para la búsqueda de datos.”, opina un usuario de Mid Market.
• “El equipo de integración debería involucrarse más en un proyecto de adquisición desde el inicio y no al final de la implementación”, indica una usuaria. 

Infraspeak Gratuito

Pensado para

Organizaciones pequeñas o medianas que buscan digitalizar la gestión de mantenimiento y centralizar operaciones básicas en una plataforma sencilla de usar. Infraspeak aparece con frecuencia en listados de CMMS modernos gracias a su enfoque flexible y su interfaz pensada para técnicos y gestores.

Aunque no ofrece un plan “free” ilimitado, dispone de pruebas gratuitas y configuraciones reducidas para que equipos pequeños validen la gestión digital de mantenimiento antes de invertir en planes completos.

Funcionalidades clave

• Gestión digital de órdenes de trabajo
• Registro de activos y equipos con jerarquía básica
• Acceso móvil mediante app para técnicos
• Centralización de tareas en la nube y notificaciones en tiempo real

Dónde se queda corto

• No se especifica un plan 100 % gratuito permanente; el acceso suele ser limitado a pruebas temporales.
• Curva de aprendizaje considerada elevada para técnicos nuevos.
• Personalización de reportes y campos limitada, lo que complica su adaptación a algunos entornos.
• Reportes e informes vistos como poco amigables para análisis rápidos.

Lo que dicen los clientes

• “A veces hay cierta reticencia en visitar al cliente para trabajar junto a ellos in situ", señala un Gerente de Mantenimiento.
• “Herramienta de informes con baja capacidad de parametrización, esencial para un análisis exitoso”, comenta un usuario verificado.
• “Cuando se trató de integrar la suite de Google (Google Docs y Sheets), descubrí que habría sido más útil simplemente usarlos por su cuenta en lugar de dentro de Infraspeak. Este software también es un poco más caro que otros productos comparables”, indica un usuario.

eMaint Gratuito

Pensado para

Empresas de mantenimiento que quieren probar una solución de nivel empresarial antes de comprometerse a un contrato. eMaint no cuenta con un plan gratuito permanente, pero ofrece una prueba gratis de 30 días para que los equipos experimenten las funciones de su plataforma CMMS completa.

Es ideal para organizaciones que desean evaluar reportes avanzados, configuraciones personalizadas y escalabilidad antes de invertir en un sistema robusto.

Funcionalidades clave

• Gestión de órdenes de trabajo con flujos personalizables
• Administración de activos y jerarquías complejas
• Programación de mantenimiento preventivo (PM)
• Dashboards con métricas clave e informes avanzados
• Acceso móvil a órdenes y activos desde campo
• Integración con ERP y otros sistemas empresariales

Dónde se queda corto

• No ofrece un plan gratuito permanente: solo prueba de 30 días.
• Configuración inicial puede resultar compleja, con curva de aprendizaje elevada.
• La interfaz es vista como anticuada comparada con otros CMMS modernos.
• Costos totales percibidos como altos una vez terminada la prueba gratuita.

Lo que dicen los clientes

• “El retraso en la comunicación y resolución de problemas/dudas entre la implementación y después de la entrega ha sido impactante. Durante las llamadas de implementación, la mayoría de nuestros problemas se resolvieron en 3 días, después de la llamada de entrega a veces toma más tiempo que eso para recibir una respuesta”, dice un Ingeniero de Proyectos.
• “El formato de salida de la función de informes es limitado”, señala otro Ingeniero de Performance.
• “La carga de documentos e imágenes puede ser engorrosa”, indica un Planeadora de Mantenimiento.

MPsoftware Gratuito

Pensado para

Pequeñas y medianas empresas o estudiantes que buscan comenzar con un CMMS sin costo. MPsoftware ofrece una versión “Free” que permite familiarizarse con la plataforma antes de pasar a planes pagados o versiones empresariales.

Funcionalidades clave

• Gestión de órdenes de trabajo con múltiples vistas (kanban, calendario, lista).
• Gestión de activos, historial de mantenimiento y visión jerárquica.
• Programación de mantenimiento preventivo automática, basada en tiempo o uso.
• Control de inventario, partes, herramientas y compras integradas a órdenes de trabajo.
• Acceso móvil y en la nube, sin necesidad de infraestructura local; incluye aplicación móvil.
• Centro de aprendizaje 24/7, soporte y tutoriales, más opción gratuita para estudiantes.

Dónde se queda corto

• Aunque hay una versión gratuita, está dirigida principalmente a inicio o pruebas; las empresas requieren soporte del equipo de Customer Success para configurarla.
• La versión gratuita presenta ciertas limitaciones frente a la versión Business completa, cuya accesibilidad requiere un consultor y una prueba de 30 días.

Lo que dicen los clientes

• "Todos los menús existentes pueden ser muy intimidantes y poco intuitivos, y necesitarías capacitación para poder usar el software de manera óptima", dice IT.
• "La plataforma ya está bastante obsoleta, por lo que ya no se puede aprovechar la herramienta, tenía una aplicación para mantenimiento e informes, pero también está descontinuada, no lo suficientemente moderna para la nueva tecnología", señala un Ingeniero Civil.

Comparativo

¿Por qué un CMMS gratuito puede no ser suficiente?

Los planes de CMMS gratuitos cumplen un propósito. Son útiles para equipos pequeños que están digitalizando sus primeras órdenes de trabajo o rastreando activos por primera vez. Pero cuando introduces planes de mantenimiento más estructurados, coordinación entre varios técnicos o métricas de desempeño que deben llegar directamente a la gerencia, esas herramientas gratuitas se convierten en cuellos de botella operativos.

¿Dónde empiezan a fallar los CMMS gratuitos?

1. Capacidades limitadas de Mantenimiento Preventivo (PM)

El PM es el núcleo de una estrategia moderna.

Los CMMS gratuitos suelen ofrecer calendarios básicos o configuraciones de tareas recurrentes, pero sin la flexibilidad necesaria para la programación real en planta.

Problemas comunes:

• Límites en el número de PMs activos
• Imposibilidad de crear intervalos basados en lógica (tiempo vs uso)
• Sin forma de rastrear tasas de cumplimiento o tareas vencidas en tiempo real

Esto significa oportunidades perdidas para prevenir downtime y esfuerzos desperdiciados en tareas que no reducen riesgos.

2. Sin estandarización de datos ni jerarquías de activos

En un CMMS maduro, los activos no son solo nombres en una lista: están organizados en una jerarquía que refleja la operación real (sistema, línea, máquina, componente).

Esto permite:

• Identificar áreas problemáticas
• Rastrear costos por centro de trabajo
• Consolidar datos de desempeño por línea o planta

Los CMMS gratuitos rara vez permiten este nivel de estructura, lo que fragmenta los datos y dificulta el análisis de fallas o el control de costos a gran escala.

3. Sin gestión de inventario o refacciones

Las órdenes de trabajo no existen en el vacío: los técnicos necesitan piezas, herramientas y documentación a la mano.

Sin gestión de inventario, los equipos caen en un ciclo reactivo: buscar piezas después de la falla, compras de emergencia y costos de Mantenimiento, Reparación y Operaciones (MRO) inflados.

Los planes gratuitos rara vez incluyen:

• Seguimiento de consumo de piezas
• Niveles mínimos de stock o puntos de reorden
• Descuentos de inventario en tiempo real ligados a órdenes de trabajo

4. Falta de personalización e integración de SOPs

Los SOPs evolucionan con actualizaciones de equipos, nuevas fallas y cambios de compliance.

Un buen CMMS debería permitirte incrustar SOPs dinámicos en cada tarea, con control de versiones y retroalimentación de los técnicos.

Los CMMS gratuitos suelen:

• Limitar adjuntos por tarea
• No permitir checklists dinámicos
• No conectar SOPs con modos de falla ni clases de activos

El resultado: técnicos que dependen de la memoria, inconsistencia entre turnos y mayor riesgo en auditorías.

5. Datos en silos y cero integraciones

Si tu CMMS no se conecta a tu ERP, SCADA (Supervisory Control and Data Acquisition / Control de Supervisión y Adquisición de Datos) o al Internet de las Cosas (IoT), terminas operando con sistemas desconectados.

Los planes gratuitos normalmente no incluyen integraciones; el acceso a APIs queda bloqueado en planes Enterprise. Esto obliga a exportar hojas de cálculo o actualizar sistemas manualmente, introduciendo errores y desperdiciando tiempo que debería invertirse en mantenimiento.

6. Sin reportes reales ni visibilidad operativa

La limitación más grande de los planes gratuitos es la falta de analítica útil. Puede que tengas conteo de tareas o registros de activos, pero no KPIs (Indicadores Clave de Desempeño) críticos como:

• MTBF (Mean Time Between Failures / Tiempo Medio Entre Fallas)
• MTTR (Mean Time To Repair / Tiempo Medio de Reparación)
• PMP (Planned Maintenance Percentage / Porcentaje de Mantenimiento Planificado)
• PMC (Preventive Maintenance Compliance / Cumplimiento de Mantenimiento Preventivo)

Sin estos datos, no puedes justificar mejoras ni saber dónde realmente se está rompiendo el desempeño.

El mejor CMMS para equipos en crecimiento: Tractian

Cuando las operaciones superan las herramientas básicas de CMMS o llegan al punto en que los sistemas desconectados generan más problemas de los que resuelven, lo que se necesita no son más funciones, sino menos barreras entre la planeación y la ejecución.

Ese es el enfoque detrás del CMMS de Tractian: diseñado para reducir fricciones, estandarizar flujos de trabajo y ayudar a los equipos a entregar resultados consistentes sin que la complejidad se interponga.

Está pensado para entornos de mantenimiento que buscan moverse más rápido, mantenerse organizados y tomar mejores decisiones sin depender del área de TI ni de desarrollos personalizados.

Diseñado para el piso, no para la oficina

Tractian no le pide a los técnicos que se adapten al software, está diseñado para adaptarse a cómo ellos trabajan. Desde el momento en que se dispara una tarea, los técnicos tienen todo lo que necesitan en su celular: instrucciones paso a paso, piezas y herramientas adjuntas, historial del activo a un toque de distancia y funcionalidad offline.

Nada de alternar entre plataformas. Nada de imprimir órdenes en papel. Solo acceso directo a la tarea, dondequiera que estén.

Insights en tiempo real con KPIs operativos relevantes

En lugar de exportar hojas de cálculo o pedir reportes, los gerentes ven datos en tiempo real directamente desde el piso. MTBF, MTTR, tendencias de backlog y distribución de fallas se actualizan conforme los técnicos registran su trabajo, dando a los equipos de planeación y dirección la claridad para actuar sin demoras.

Planes preventivos y correctivos que reflejan la realidad

Todo plan de mantenimiento necesita estructura, pero también debe responder a cómo los activos se comportan realmente. Con Tractian, los equipos configuran rutinas preventivas que se disparan por tiempo, uso o condición del activo, mientras integran SOPs estándar y lógica que se ajusta a lo que el técnico observa en sitio.

El trabajo correctivo recibe el mismo tratamiento. Una vez que se reporta una falla, las órdenes de trabajo automáticamente incluyen modos de falla específicos del activo, plantillas de causa raíz y los SOP correctos. El tiempo invertido, consumo de refacciones y retroalimentación de técnicos se registran en tiempo real, evitando pérdidas y asegurando que cada reparación haga más inteligente la siguiente respuesta.

Implementación sin carga extra

Los equipos no tienen que reconstruir sus procesos desde cero ni esperar meses para la adopción. Tractian ofrece implementación guiada y soporte completo de migración, asegurando que los datos históricos de mantenimiento se integren, limpios y estructurados para la acción.

Escalabilidad que no agrega complejidad

Ya sea administrando una planta o diez, Tractian mantiene la misma estructura y facilidad de uso. Los sitios, equipos y tareas escalan sin requerir más capas de trabajo administrativo. Los gerentes pueden filtrar datos, rastrear desempeño y estandarizar operaciones en múltiples unidades sin tener que lidiar con herramientas desconectadas.

Es un solo sistema, totalmente alineado con cómo realmente corre el mantenimiento en planta.

Fortalece tu operación con la mejor opción de CMMS

Los CMMS gratuitos tienen su lugar: ayudan a los equipos a dar sus primeros pasos fuera de hojas de cálculo y registros en papel. Pero en cuanto la operación incluye más de un puñado de activos, técnicos o ubicaciones, las limitaciones aparecen rápidamente:

• Pierdes tiempo conciliando datos desconectados
• Se omiten trabajos críticos porque el sistema no puede hacer cumplir estándares
• No puedes medir desempeño porque las métricas importantes están bloqueadas tras un paywall o escondidas en exportaciones

En ese punto, el costo real no es la suscripción mensual. Son los retrasos, el retrabajo y la falta de visibilidad de lo que ocurre en tu operación.

Tractian le da a los equipos de mantenimiento las herramientas para superar esas limitaciones: sin sobreingeniería, sin semanas de configuración y sin necesidad de rehacer tus procesos actuales. La plataforma se adapta a lo que ya haces, potencia lo que tu equipo hace bien y aporta estructura donde falta.

Desde el primer inicio de sesión, las tareas se asignan con claridad, los historiales de activos son accesibles en segundos y el desempeño comienza a mejorar, no dentro de seis meses, sino desde la primera semana.

No necesitas contratar un consultor para implementarlo. No necesitas meses de capacitación para usarlo.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué es un CMMS y por qué es importante para las operaciones de mantenimiento?

Un Sistema Computarizado de Gestión de Mantenimiento (CMMS) centraliza actividades clave como el seguimiento de órdenes de trabajo, la gestión de activos y la programación de mantenimiento preventivo. Ayuda a mejorar la confiabilidad de los equipos, reducir el downtime y aumentar la eficiencia operativa al reemplazar el seguimiento manual con flujos de trabajo digitales.

2. ¿Son adecuados los CMMS gratuitos para equipos de mantenimiento en crecimiento?

El software CMMS gratuito puede apoyar a equipos pequeños en sus primeras etapas de digitalización. Sin embargo, a medida que las operaciones crecen, suelen quedarse cortos en funciones como planes preventivos estructurados, analítica en tiempo real e integraciones con otros sistemas. Los equipos que buscan escalar generalmente necesitan más funcionalidades de las que un CMMS gratuito puede ofrecer.

3. ¿Cuáles son las limitaciones de un CMMS gratuito?

Los planes gratuitos suelen incluir solo funciones básicas, como acceso limitado de usuarios, ausencia de gestión de inventario y reportes mínimos. Estas restricciones dificultan escalar o gestionar el mantenimiento en múltiples activos o ubicaciones. Con el tiempo, estas carencias pueden resultar costosas en comparación con soluciones más completas.

4. ¿Cómo impactan los CMMS gratuitos al mantenimiento preventivo (PM)?

El PM es una función central de cualquier CMMS, pero las herramientas gratuitas normalmente ofrecen solo tareas simples basadas en tiempo, sin flexibilidad para disparadores por uso, checklists de SOP o integración con sensores. Esto dificulta crear una estrategia realmente proactiva. Los beneficios de un CMMS se aprovechan plenamente en plataformas con automatización configurable de PM.

5. ¿Existen costos ocultos en los CMMS gratuitos?

Sí. Aunque los CMMS gratuitos pueden parecer económicos al inicio, suelen traer costos ocultos en forma de funcionalidad limitada, falta de soporte o necesidad de procesos manuales que consumen tiempo. Estas ineficiencias terminan llevando a los equipos a buscar opciones más robustas, como lo mostramos en nuestra guía de costos de software CMMS.

6. ¿Pueden los CMMS gratuitos integrarse con otros sistemas?

La mayoría de los planes gratuitos de CMMS no admiten integraciones con sistemas críticos como ERP, inventarios o plataformas de compras. Esto genera flujos desconectados, duplicación de datos y pérdida de insights. Para equipos que necesitan visibilidad de punta a punta, lo recomendable es un CMMS empresarial.

7. ¿Cómo resuelve Tractian estas limitaciones?

Tractian incluye programación preventiva, gestión de inventario, acceso móvil offline y reportes en tiempo real en una interfaz pensada primero para técnicos. Ayuda a estandarizar el trabajo diario y ofrece la profundidad necesaria para una planeación a largo plazo, todo sin la complejidad de los sistemas tradicionales. Por eso está clasificado entre los mejores CMMS para equipos de mantenimiento.

8. ¿En qué se diferencia el CMMS de Tractian de otras soluciones?

A diferencia de las herramientas heredadas, Tractian combina software fácil de usar con hardware de monitoreo de condición integrado. Ofrece insights impulsados por IA y funcionalidad móvil completa, sin requerir semanas de onboarding ni soporte de TI. Esta combinación única permite a los equipos anticiparse a fallas y reducir el downtime no planificado.

9. ¿Puede el CMMS de Tractian integrarse con sistemas existentes?

Sí. El CMMS de Tractian está diseñado para integrarse de forma fluida con sistemas empresariales como ERP, SCADA e IoT. Esta interoperabilidad asegura que los datos de mantenimiento fluyan eficientemente entre departamentos, mejorando la visibilidad y la coordinación en toda la organización.

10. ¿Qué tipo de soporte ofrece Tractian durante la implementación?

Tractian brinda un soporte integral durante la implementación, que incluye migración de datos, configuración del sistema y capacitación de usuarios. Nuestro equipo trabaja de cerca con los clientes para garantizar una transición sin interrupciones, acelerando el time-to-value.

11. ¿Cómo garantiza Tractian la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo?

La seguridad de datos es una prioridad para Tractian. Nuestra plataforma CMMS emplea protocolos de encriptación estándar en la industria, auditorías regulares de seguridad y cumplimiento con normativas relevantes para proteger la información de los clientes. Estamos comprometidos a mantener los más altos estándares de protección y privacidad de datos.