Al operar una empresa, ya sea grande o pequeña, es crucial controlar los gastos relacionados con el mantenimiento. Desde el mantenimiento del edificio hasta los costos operativos, estas inversiones pueden acumularse rápidamente.
Ahorrar sin una buena gestión presupuestaria es prácticamente imposible. Afortunadamente, aquí tienes algunas recomendaciones para garantizar que los costos de mantenimiento se reduzcan al mínimo. Cada aspecto de un presupuesto general será dividido, explorado y explicado para brindarte toda la información necesaria para comenzar a crear un presupuesto personalizado para tu empresa.
¿Cuánto deberías gastar en mantenimiento?
Esta es una pregunta difícil de responder de manera general. En primer lugar, el tipo de empresa u organización que operas determinará cuánto deberías gastar en mantenimiento. El presupuesto de una instalación especializada en la creación de piezas para equipos médicos no será el mismo que el de una acería con una gran cantidad de máquinas y equipos variados. Prácticamente cada instalación tendrá un presupuesto diferente, incluso si el trabajo que se realiza en ambas es similar.
La forma en la que manejas la rutina de mantenimiento y reparación (M&R) también influye significativamente en los gastos. Esto incluye el tipo de mantenimiento, la forma de administración, la mano de obra, los materiales, el inventario, las herramientas, entre otros aspectos. Por ello, intenta planificar los costos asignándolos a categorías específicas para entender cuánto sería razonable gastar en cada elemento, como:
- Costos de materiales: rodamientos, tornillos, cadenas, aceites para lubricación, materiales de seguridad, uniformes.
- Costos de mano de obra: corresponden a los gastos relacionados con los colaboradores, incluyendo salarios, vacaciones y demás derechos laborales.
- Costos de energía: generalmente, el departamento de mantenimiento es responsable de presupuestar los gastos relacionados con la energía eléctrica. Descubre cómo optimizar costos de energía.
- Costos de terceros: cuando es necesario contratar a una empresa o startup para una tarea especializada, también es esencial estimar los gastos asociados a este servicio externo.
Elementos a considerar al realizar el presupuesto
A continuación, se enumeran algunos de los principales factores que influyen en los costos de mantenimiento que deberías incluir en el presupuesto:
1. Edad y ubicación de la planta
La antigüedad de los equipos influirá directamente en los gastos necesarios para mantenerlos funcionando. Por lo general, los equipos más antiguos requieren un presupuesto mayor debido a su mayor tasa de fallas. Para comprender más sobre esta relación, consulta nuestro artículo sobre la Curva de la Bañera, donde explicamos en profundidad el comportamiento típico de una máquina.
Además, la ubicación de la empresa es un factor determinante, ya que la mano de obra puede ser más costosa en ciertas regiones. Por ejemplo, contratar un técnico de mantenimiento en el sur de México puede ser más económico que en el Norte.
2. Criticidad de los equipos en la operación
Se debe realizar un análisis de los activos basándose en cinco factores: seguridad, confiabilidad, calidad, frecuencia y costo. Profundiza en el análisis de criticidad en nuestro artículo. Esto permitirá clasificar los activos en tres categorías para definir el nivel de gasto requerido para su mantenimiento:
Clase A:
- Interrumpen el proceso productivo.
- Afectan la seguridad y el medio ambiente.
- Impactan la calidad del producto.
- No tienen respaldo (backup).
- Incrementan más del 20% los costos mensuales de mantenimiento.
Clase B:
- Afectan la producción de forma recuperable.
- Pueden causar lesiones leves o impactos ecológicos de corta duración.
- Requieren reprocesamiento del producto.
- Tienen respaldo.
- Incrementan entre el 10% y el 20% los costos mensuales de mantenimiento.
Clase C:
- No afectan la producción.
- Causan daños leves y controlables al medio ambiente o la salud.
- No impactan la calidad del producto.
- Tienen respaldo.
- No afectan significativamente los costos de mantenimiento.
Los equipos clasificados como Clase A pueden aumentar los costos considerablemente debido a su impacto crítico en la producción, mientras que los de Clase C presentan un impacto mínimo.
3. Materiales e inventario
Existen estándares en la industria respecto a la proporción de costos de mano de obra y materiales. Por ejemplo, en fábricas de alta velocidad, la proporción es aproximadamente 50:50, mientras que en empresas de servicios de limpieza puede ser 85:15 (85% para mano de obra y 15% para materiales). Evaluar tus propios costos respecto a estos estándares te permitirá optimizar tus márgenes de ganancia.
4. Contratación y mano de obra
- Costos directos: Incluyen salarios, capacitación, vales y beneficios. Estos complementos suelen representar entre el 30% y el 40% del costo base del salario.
- Costos indirectos: Incluyen gastos en supervisión, herramientas, materiales de oficina, software de gestión, entre otros.
5. Cambios inesperados y eventos no planificados
Aunque el presupuesto puede calcularse con precisión, es fundamental dejar un margen adicional para eventos inesperados. Es ideal asignar 10 horas de mantenimiento anuales para cada activo, además de calcular los costos de materiales correspondientes. Por ejemplo, en un restaurante, un enfriador podría requerir 10 horas de mantenimiento anual más algunos cientos de dólares en materiales. Si no se utilizan, ese presupuesto puede destinarse a otros imprevistos que surjan durante el año.
¿Cómo reducir los gastos de mantenimiento?
Lo que no se mide no se mejora, y en el ámbito del mantenimiento, esta lógica es igualmente válida. Al utilizar algún tipo de sistema de archivo de datos de mantenimiento o un software de gestión de activos, estimar y planificar el presupuesto se vuelve una tarea mucho más sencilla.
Hoy en día, el mantenimiento predictivo ya no es un privilegio exclusivo de las grandes industrias. Con el surgimiento de sensores de bajo costo y soluciones SaaS (Software as a Service) para la gestión de equipos, el monitoreo continuo de un activo puede costar tan solo $100 MXN al mes. Además, si el cliente decide dejar de utilizar los sensores o la plataforma de monitoreo, tiene la opción de devolver los sensores y cesar los pagos mensuales.
Gracias a estas nuevas tecnologías, el especialista de mantenimiento puede rastrear costos, planificar órdenes de trabajo y monitorear en tiempo real la salud de sus equipos. Esto no solo facilita la toma de decisiones y el control presupuestario de las instalaciones, sino que también ayuda a prevenir eventos no planificados, como fallas en equipos críticos.
Además, hemos preparado algunas recomendaciones adicionales para ayudarte a reducir tus gastos:
- Monitorea tus operaciones actuales durante un período definido y compáralas con datos históricos para identificar áreas de mejora.
- Discute el presupuesto con los profesionales de tu empresa que tengan un conocimiento profundo de las instalaciones.
- Adopta una mentalidad estratégica y pasa de realizar operaciones simples a desarrollar posiciones estratégicas generales.
- Implementa una organización táctica en tus planes a corto y largo plazo para optimizar el presupuesto de tus instalaciones.
