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A importância de um almoxarifado de manutenção

Tempo de leitura: 7 min

Um dos principais desafios enfrentados pelas empresas é a redução de custos na manutenção, característico ao ciclo operacional das indústrias. Um bom gerenciamento desses gastos se tornou uma vantagem competitiva no mercado. Portanto, utilizar os recursos de maneira eficiente garante às indústrias implementar melhorias contínuas. 

Para que a redução de custos seja efetiva e não prejudique o dia a dia da operação e manutenção, é necessário que o planejamento e a análise prévia de itens básicos e indispensáveis para o bom funcionamento da indústria seja bem feito. Portanto, muitas empresas criam o setor de PCM, atribuindo a competência para resolução desses problemas.

Além disso, a redução dos custos da manutenção está diretamente ligada à gestão do estoque dos componentes de máquinas, para empresas pequenas, médias e grandes, alcançando os níveis desejáveis de disponibilidades dos equipamentos, muitas vezes críticos ao processo produtivo. 

Para facilitar o planejamento, nós listamos algumas estratégias indispensáveis à gestão de estoque, para seu gerenciamento mais eficiente na manutenção.

Avaliar e Organizar

Um almoxarifado desorganizado gera perda de tempo, estresse entre os funcionários que não conseguem encontrar o que necessitam no estoque e com isso, há atraso da produção e da manutenção. 

Além disso, o excesso no estoque também é problemático. Se não há um controle sobre ele, pode ocorrer capital parado que perderá valor conforme os dias passam. A organização do estoque visa gerenciar um volume adequado dos produtos, garantir o atendimento às demandas e bom funcionamento da produção.

Para melhor organização, coloque um código em cada tipo de produto, isso ajuda  na hora de identificar os itens. À medida em que os códigos forem criados, certifique-se de você criou um histórico para controle do estoque. 

Um exemplo de controle é a utilização de QR Codes, no qual é possível escanear o código pela maior parte dos celulares. Essa ferramenta  se tornou um aliado para a gestão de manutenção, sendo muito utilizado, a princípio, para catalogar peças, gerenciar estoque e acompanhar o dia a dia.  

QR Code gerado pelo TracOS™ para gestão
QR Code gerado pelo TracOS

Material obsoleto 

Para maior eficiência, os estoques não podem conter peças defeituosas, corroídas ou com prazo de validade vencido. Mantê-las guardadas por pura precaução, além de ocupar espaço desnecessário, acumula sujeira, polui o espaço, e atrai animais indesejados. 

Esses materiais que não possuem demanda futura, são itens antigos que não possibilitam uso e os produtos que estão armazenados não devem ficar parados indefinidamente no estoque.

Para identificar quais produtos são obsoletos é necessário um bom inventário do estoque, com:

  • Localização de todos os itens;
  • Métodos específicos de armazenamento
  • Validade das peças;
  • Localização;
  • Identificação da sua vida útil.
QR Codes para Gestão da Manutenção

Existem pontos que ocasionam que os produtos no estoque se tornem obsoletos, como as falhas nas previsões da demanda e os avanços tecnológicos. As falhas de previsão de demanda podem levar ao excesso de itens em estoque, que quando não utilizados se tornam obsoletos. Grandes empresas costumam cometer esse erro, tentando reduzir os custos de compra dos itens. Portanto, vale a pena negociar com os fornecedores e solicitar entregas periódicas de quantidades menores, conforme sua necessidade.

Peças críticas

É de extrema importância que as peças críticas do estoque sejam identificadas, além de serem muito utilizados, sua falta pode gerar parada na produção e atraso na manutenção. Priorizar esses itens no seu estoque é fundamental, deixando-os sempre à vista . 

Para os casos de peças críticas, é interessante ter o controle delas por meio de um Software de gestão, no qual os responsáveis pelo almoxarifado sejam avisados caso a quantidade de itens esteja chegando a quantidade limite.

Entenda o que é CMMS e porque sua planta precisa de um.

Excesso de produção

Existem materiais e peças que possuem maior saída que outros, tornando necessário estarem em excesso no almoxarifado.

A produção de uma empresa deve estar de acordo com a sua capacidade de venda, e com a sua demanda, tendo um bom planejamento para manter em estabilidade o estoque e o número de pedidos.

Por isso, para evitar peças desnecessárias em excesso no estoque, recomenda-se a elaboração da Curva ABC, que possibilita verificar quais são os itens que mais oneram o estoque e os que têm mais saída.

Saiba identificar as 7 causas mais comuns de perda de produção. 

A partir dela, podemos determinar a média de consumo para cada item de estoque, seu respectivo prazo de entrega pelo fornecedor e estoque mínimo para se manter na indústria.

Padronize as informações 

Para uma boa gestão do estoque e de custo é preciso que os dados sejam padronizados e organizados. Isso inclui quantidade, custos unitários, dados das ordens de compra, nível mínimo em estoque, assim como validade das peças compradas.

Realizar a análise dos dados é essencial para o bom funcionamento dos negócios no qual é possível tomar as decisões, acompanhar os índices. Garantindo uma tomada de decisão assertiva, capaz de melhorar a gestão do estoque, e consequentemente, o aumento da produção industrial.

Invista na capacitação da equipe

Para o trabalho sair conforme o planejado, é essencial que a equipe esteja  capacitada. A capacitação da equipe é base para todos os processos de um negócio, principalmente quando se trabalha com gestão de estoques e almoxarifados. Do que adianta ter o melhor software de gestão, se sua equipe não sabe utilizá-lo? 

Oportunidades de qualificação e desenvolvimento profissional não só intensificam a satisfação dos funcionários e seu sentimento de propósito no trabalho, como garantem maior produtividade.

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Adote soluções eficazes 

Você deve se perguntar: “como resolvo esse problemão?”

As inovações mescladas a tecnologia permitem facilitar o dia a dia de todos envolvidos na manutenção. Ao longo do texto notamos que a redução dos custos com gestão de almoxarifado na manutenção, é ponto estratégico para o bom funcionamento das indústrias.

Por isso, para ajudar sua indústria no controle de custos com o estoque, existem algumas ferramentas e softwares que você pode utilizar para otimizar os processos industriais, como o TracOS™, o software da Gestão da Manutenção da Tractian. 

Por meio do TracOS™, os responsáveis pelo almoxarifado conseguem acompanhar os processos de manutenção, a gestão das máquinas, fazer toda a gestão de estoque e custos necessários para mantê-lo organizado e eficiente por meio do QR Code. Além de otimizar a rotina e contribuir para a tomada de decisões assertivas a serem tomadas na manutenção. 

Com ele você terá acesso às informações a todo momento, além de poder acompanhar em detalhes todos os dados de estoque. Por meio dessa ferramenta é possível de automatizar e organizar todo esse processo, evitando gastos excessivos com peças inutilizadas, obsoletas e falta de material .  

Ao ter acesso a essas informações sobre seu estoque, você saberá exatamente quando deverá ser feita aquisição de novas peças e priorizar determinadas atividades.

Além de organização e controle do seu Almoxarifado, com o TracOS™ você também pode abrir ordens de serviço, criar e customizar checklists, para padronizar e garantir que todas as tarefas criadas dentro da OS sejam realizadas por meio de um calendário, otimizando assim os planos de manutenção e as rotinas de atividades. Veja alguns benefícios da plataforma:

  • Disponibilidade de materiais em estoque;
  • Controle dos componentes por QR Code;
  • Controle de custos de componentes;
  • Históricos de OS em que as peças do almoxarifado estão associadas;
  • Acompanhamento do andamento das ordens de serviço por meio de status, prioridades e categorias;
  • Programação e automatização das ordens de serviço;
  • Procedimentos e instruções vinculados à uma OS;
  • Você escolhe o nível de prioridade da ordem de serviço;
  • Escolha de um responsável para a execução da tarefa;

Deixe seu estoque organizado, com mais planejamento e a análise prévia de itens básicos. Entre em contato com um especialista da TRACTIAN e tire suas dúvidas sobre o TracOS™, o software de manutenção que une monitoramento online e gestão de ativos. 

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Sobre o autor:

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Marianna Musso

Engenheira Civil pela Universidade Federal do Espírito Santo, pós graduada em Gerenciamento de Projetos pela FGV, especialista em gestão de manutenção industrial. É engenheira de aplicações na TRACTIAN.

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