A lo largo del tiempo, las industrias y empresas han buscado maneras de mejorar los sistemas de gestión con el fin de optimizar procesos, garantizando mayor agilidad en el desarrollo de productos y la satisfacción de los clientes.
La ISO 9001 es uno de estos sistemas, creado para que las empresas pudieran, a través de normas preestablecidas, mejorar su desempeño.
En este artículo, conocerás la importancia de una gestión de activos estructurada para garantizar la certificación ISO 9001, cómo se aplica dentro de la industria y cómo un CMMS ayuda a obtenerla.
ISO 9001: ¿qué es?
Reconocida mundialmente, la certificación ISO 9001 fue desarrollada con el objetivo de promover directrices para asegurar la calidad en la conducción de procesos internos y externos.
La gestión es perfeccionada y los resultados esperados por los clientes son garantizados, además del reconocimiento nacional e internacional que diferencia a la empresa de las demás, aumentando su competitividad.
La empresa consigue resultados como:
- Producción más eficaz;
- Planificación y control de las rutinas;
- Mejora de la comunicación y de la satisfacción de los empleados;
- Aumento de oportunidades y confianza en el mercado;
- Mejor imagen externa de la empresa;
- Reducción de riesgos y mejora en la relación con proveedores e inversores;
- Aumento de la productividad;
- Reducción de costos y riesgos;
- Mejora continua.
El sistema de calidad de la ISO 9001 es para empresas interesadas en implementar un sistema de gestión de la calidad, ya sea por exigencia de sus clientes o para mejorar la eficiencia en la atención de estos.
Otra característica importante del sistema es que es lo suficientemente genérico como para ser implementado en cualquier organización, independientemente del sector de actuación o tamaño.
Los requisitos de la ISO 9001 pueden aplicarse en toda la organización, ya que la metodología se basa en el Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), es decir, Planificar-Hacer-Verificar-Actuar, donde la interacción entre sectores debe ocurrir para alcanzar los objetivos.
Los 4 principales requisitos de la ISO 9001 son:
- Planificación de las actividades clave;
- Definición de estrategias y metas;
- Ejecución de los planes de acción;
- Relación con colaboradores, proveedores y clientes.
ISO 9001 en el mantenimiento
El mantenimiento industrial está fuertemente vinculado a la mejora continua y al crecimiento sostenido, algunos de los puntos clave de la ISO 9001.
La adopción de procesos y normas dentro de los sectores de mantenimiento garantiza la gestión de la calidad y de los activos, además de establecer un estándar de productos y servicios, definiendo caminos y estrategias a ser adoptadas.
El deseo de adopción de la ISO 9001 en el mantenimiento ha venido creciendo entre las empresas, ya que además de garantizar resultados en toda la planta y demostrar la eficiencia de los procesos, la certificación también potencia los resultados obtenidos por las empresas, reduciendo el tiempo de inactividad (downtime), los costos y aumentando la vida útil de los activos.
Sin embargo, para conseguir esta certificación, las empresas necesitan pasar por una auditoría, es decir, un inspector visita la planta con el fin de verificar si todas las normas y directrices de gestión exigidas por la ISO 9001 están siendo seguidas.
Para garantizar que esto ocurra como se planeó, las empresas deben prepararse, adecuando sus procesos, identificando fallas y estableciendo criterios que busquen la estandarización, el monitoreo, las revisiones, la planificación y las rutinas de mantenimiento.
Para ello, existen softwares que ayudan a los equipos a mejorar la gestión de activos, crear cronogramas de mantenimientos preventivos, predictivos y correctivos, organizar listas de verificación y procedimientos, además de ofrecer la posibilidad de automatizar procesos, para que todo aquello que antes no podía ser gestionado por falta de tiempo y la constante carrera contra emergencias, pueda ser analizado con la cautela necesaria.
La gestión de activos representa un cambio en la forma de actuar y gestionar los activos en la industria. De forma práctica y realista, es un verdadero cambio de cultura en toda la planificación estratégica de los equipos de mantenimiento, superando no solo la manera tradicional de gestionarlos, sino también cómo establecer estándares, normas, directrices y cronogramas que guiarán los trabajos.
Para las empresas que buscan ser reconocidas internacionalmente, la adopción de una planificación estratégica que integre a todos los involucrados es esencial. Para ello, existen soluciones disponibles en el mercado desarrolladas también para estos fines.
TracOS™ e ISO 9001
TracOS™, el software de gestión del mantenimiento de Tractian, ofrece funcionalidades que permiten que el área de mantenimiento esté preparada y en conformidad para las auditorías, desde la creación de cronogramas hasta el control de resultados a través de informes.
Los requisitos de la norma son contemplados en TracOS de diferentes formas, desde la planificación de las actividades clave, la definición de estrategias y metas, la ejecución de planes, el relacionamiento y la integración entre los equipos, además de los resultados medidos en informes.
Cree y controle planes preventivos
Los planes preventivos son esenciales en la gestión del mantenimiento, tanto para tener control de las rutinas de los equipos como para disminuir las correctivas de emergencia.
Con TracOS™, es posible automatizar inspecciones o revisiones de acuerdo con la frecuencia, elegir qué métrica se utilizará para ejecutar la automatización, integrar Planes con las Órdenes de Trabajo, además de filtrar los planes por categorías diferentes.
Estar siempre un paso adelante de cualquier emergencia permite que el área de mantenimiento logre cumplir al menos tres de los principales requisitos: ejecución del plan de acción, planificación de actividades y definición de estrategias.
Automatice Órdenes de Trabajo
La automatización de órdenes de trabajo permite que cualquier tarea pueda ser programada y lanzada cuando llegue el plazo determinado, además de evitar que las órdenes se pierdan entre los sectores. Integre en un solo lugar toda la información necesaria para que los trabajos ocurran con agilidad y sin necesidad de retrabajo, como listas de verificación, procedimientos específicos que no pueden ser omitidos, adición de imágenes y espacio para comentarios.
La integración de los equipos, especialmente de aquellos que están en el piso de fábrica, aumenta aún más las tasas de asertividad de cada orden de trabajo, pues, al percibir la necesidad de que un activo específico sea revisado o inspeccionado, el trabajador puede registrar una solicitud donde el especialista la analizará y añadirá la orden de trabajo al alcance del equipo.
Control de inventario
Si la ISO 9001 y la auditoría se basan en la gestión como uno de los pilares fundamentales, tener control de su inventario no puede pasarse por alto.
En TracOSTM™, controlas el nivel de inventario de diferentes componentes, así como puedes identificar tu inventario de acuerdo con la ubicación en la planta.
La rápida visualización y organización permite que el área de mantenimiento nunca quede desatendida por falta de insumos para los equipos, potenciando la gestión como un todo y garantizando que las medidas del plan estratégico para la auditoría de la ISO no se vean perjudicadas.
Procedimientos
Para que nada pase desapercibido, los equipos cuentan con una pestaña específica y dedicada a procedimientos que demandan una atención especial, organizada por ítems, recurrencia e inspecciones.
Cuando ocurren las auditorías, los procesos internos ya deben estar implementados y funcionando de forma correcta y organizada. Para garantizarlo, los equipos deben estar atentos a todos los detalles de la planta, asegurando que todo esté funcionando y que los procesos estén debidamente mapeados.
La visualización minuciosa de los detalles permite que esto sea posible de alcanzar.
Checklist y Solicitudes
El uso de checklists mejora toda la realización de las tareas, ya que además de tener un control claro de lo que debe hacerse y de lo que ya se ha cumplido, los equipos también pueden participar en el proceso, incluyendo nuevas verificaciones a medida que el trabajo avanza.
Lo mismo aplica para las solicitudes. Si algún integrante del equipo percibe la necesidad de una nueva orden de servicio para un activo específico, y aún no ha sido abierta, la solicitud puede ser enviada para que el gestor la analice y la incluya en el flujo de trabajo.
Ambas funcionalidades están alineadas con la integración de todas las partes involucradas, especialmente en el área de mantenimiento, un área donde la mirada atenta marca toda la diferencia en los resultados, incluso en la auditoría de la ISO 9001.
Informes e Indicadores de Mantenimiento
Los informes certifican de forma visual los esfuerzos de los equipos de mantenimiento, así como señalan a los gestores y a la dirección los progresos y la evolución del sector.
En TracOS™, puedes acceder a los principales KPIs de mantenimiento, como el MTBF, permitiendo que todo el equipo, desde mantenimiento hasta la alta gerencia, pueda conocer cómo se están comportando los activos.
Medir la eficiencia del mantenimiento y tener mayor asertividad en los trabajos repercute positivamente en la creación de nuevas órdenes de servicio, por ejemplo.
Para que la auditoría de la ISO 9001 ocurra con éxito, todos los detalles deben estar mapeados y los posibles errores, identificados y corregidos, para que así, la gestión de su planta sea asertiva de principio a fin.
Una gestión del mantenimiento basada en datos, donde el monitoreo y la integración de los equipos e información, así como la automatización de procesos, son los mejores caminos para las auditorías, un proceso riguroso donde cada detalle cuenta.
Diversos clientes de Tractian reciben comentarios positivos durante la auditoría respecto a cómo el software ayudó en la obtención de la certificación.
Tome la delantera y lleve la gestión de su mantenimiento por delante de la competencia con TracOS™. Solicite una demostración.
