¿Qué es el ciclo PDCA y cómo te ayuda en el mantenimiento?

¿Has oído hablar del Ciclo PDCA? Es un acrónimo que hace referencia a una herramienta utilizada para la gestión de calidad de los procesos. Sus siglas significan: Plan, Do, Check y Act, es decir, Planificar, Hacer, Verificar y Actuar.

Esta metodología sirve, esencialmente, para planificar y aplicar los cambios de forma sistemática. Puede aplicarse en diversas áreas y proyectos como una forma sencilla de guiar a las personas y a los equipos en la ejecución de las acciones.

Es por la importancia del ciclo dentro de los sistemas de gestión que traemos este artículo. A continuación explicaremos más sobre el concepto PDCA, sus etapas y cómo aplicarlo al mantenimiento, con la herramienta adecuada, por supuesto. 

¡Buena lectura!

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¿Qué es el Ciclo PDCA?

El ciclo PDCA es un método que ayuda a tener un mayor control de los procesos, y puede utilizarse repetidamente, ya que es cíclico.

Walter A. Shewhart, reputado estadístico y físico estadounidense, es considerado el padre del PDCA. Implicado durante gran parte de su vida en el análisis estadístico y la mejora de la calidad, propuso los fundamentos de la herramienta, la cual no se popularizó hasta 1950.  

Inspirado en las ideas de Shewhart, William Edwards Deming desarrolló el modelo y transformó los conocimientos en un ciclo de aprendizaje y mejora. Por ello, el modelo también se conoce como ciclo Shewhart o ciclo Deming.

Deming, que por aquel entonces también era un nombre importante en la gestión de la calidad, llevó el ciclo PDCA a la gestión y planificación de varias empresas.

En términos sencillos, el ciclo de control PDCA es un proceso para mejorar continuamente los productos, las personas y los servicios. Como se aplica y desarrolla constantemente, es un proceso valioso para evitar errores frecuentes y mejorar toda la cadena de procesos.

Se trata de probar sistemáticamente las posibles soluciones de problemas, evaluar los resultados y poner en práctica las que han demostrado que funcionan.

El PDCA trata de promover mejoras que ayuden a verificar y actuar mediante la realización de pruebas a pequeña escala antes de actualizar por completo los procedimientos y métodos de trabajo de una empresa.

Ejemplo del ciclo PDCA: ¿Cómo aplicar el ciclo PDCA en el mantenimiento?

Es muy sencillo: como ya se ha mencionado, el PDCA puede aplicarse en diversas áreas y procesos, y en el mantenimiento no es diferente. 

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Dado que el PDCA es cíclico, ofrece constantes oportunidades de mejora y no tiene un final fijo ni fechas límite.

Puede ayudar a organizar los procesos de mantenimiento y aumentar la fiabilidad y utilidad de los activos, manteniéndolos en funcionamiento durante más tiempo.

Además, la buena aplicación de este método de gestión también reduce los retrabajos en el mantenimiento, ayuda a optimizar, e incluso ahorrar, recursos -ya sean materiales o personales-, optimiza la estandarización de los procedimientos y reduce las fallas.

Sirve como herramienta para obtener mejores resultados dentro del sector, dividir el trabajo en etapas del ciclo y crear procedimientos y planes de mantenimiento más asertivos para ver cambios reales. El paso a paso es así:

Etapa 1: Plan / Planificar

El primer paso, literalmente, es planificar lo que se quiere conseguir. Dependiendo del tamaño o la escala de su proyecto, la planificación puede incluso ocupar la parte más importante de los esfuerzos de su equipo. 

Para esto, es importante trabajar en elaborar un plan de mantenimiento objetivo y eficaz.

Tienes que entender cuáles son tus objetivos y qué hacer para alcanzarlos. Para ello, puedes establecer metas para cada categoría de activos y desarrollar un buen plan de mantenimiento. 

Conviene subrayar que, al principio, lo mejor es fijar objetivos y crear metas alcanzables para cada categoría. Con esta especie de prueba piloto, podrás desarrollar un buen plan de mantenimiento enfocado en los resultados esperados. 

Antes de pensar en pasar al siguiente paso, es necesario haber definido algunos puntos de atención básicos. Las siguientes preguntas pueden ayudarle a orientarse: 

• ¿Cuál es el principal problema que debemos resolver?
• ¿Qué recursos necesitamos?
• ¿De qué recursos disponemos?
• ¿Cuál es la mejor solución para resolver el problema con los recursos de que disponemos?
• ¿En qué condiciones se considerará que el plan tiene éxito? 
• ¿Cuáles son los principales objetivos que queremos alcanzar?

En esta fase, también es el momento de establecer normas -como las de inspección, sustitución y renovación- y procedimientos de diagnóstico de averías, así como de evaluar los recursos necesarios, como las piezas y la mano de obra, y, a partir de ahí, crear el presupuesto.

Etapa 2: Do / Hacer

Con una planificación sólida en la mano, es el momento de actuar. En esta segunda etapa es el momento de aplicar todo lo que se ha considerado durante la primera parte del ciclo PDCA y es también la fase en la que la mayoría de las operaciones pueden llevarse a cabo sin mayores problemas. 

Aquí se aplica el plan de mantenimiento, con inspecciones, cambios y reformas de las máquinas.  También es el momento en que se detectan la mayoría de las fallas y el equipo de mantenimiento puede examinar cuáles han sido las causas fundamentales.

De esta manera, se toman decisiones sobre qué medidas correctoras se necesitan para la resolución de problemas.

Etapa 3: Check / Checar

La tercera etapa también es primordial, a través de la verificación. Si quieres conseguir el mejor escenario con tu planificación, evitar errores recurrentes y aplicar con éxito la mejora continua, debes prestar atención a esta fase.

Aquí tiene lugar la evaluación del presupuesto que se planificó en el primer paso. También es un paso importante para registrar y medir todo lo que ha ocurrido hasta ahora. Algunos temas pueden ayudarle a realizar este análisis: 

• ¿Cuáles fueron los fracasos?
• ¿Cuáles son las propuestas de mejora? 
• ¿Cuáles fueron los resultados obtenidos tras el cambio/inspección/rehabilitación del equipo? 
• ¿Cuáles son las actualizaciones/nuevas informaciones sobre las máquinas para construir un historial de mantenimiento? 

Aprovecha esta etapa para reflexionar sobre las decisiones tomadas y comprobar si tu plan inicial ha funcionado realmente.

Con las opiniones del personal podrás identificar las partes problemáticas del proceso y eliminarlas en el futuro. Si algo no ha fluido como se esperaba, busca la causa principal para ajustar los siguientes pasos.

Etapa 4: Act / Actuar

Después de evaluar qué mejoras se pueden hacer para prevenir los fallos, es importante crear un plan de acción para estas medidas y, junto con esto, revisar el plan de mantenimiento construido en la primera etapa y también ajustar el presupuesto de la operación.

Si todo parece satisfactorio y tu equipo consigue alcanzar los objetivos iniciales, entonces puedes continuar y aplicar tu plan inicial. 

En el paso de acción, la revisión de las normas también tiene lugar después de que se hayan registrado todas las inspecciones, sustituciones y renovaciones.

También es obligación del equipo de mantenimiento revisar las acciones correctivas de los fallos que se hayan realizado y crear un archivo de todos estos registros y de la nueva información sobre el equipo.

Este enfoque repetitivo ayudará a tu equipo a encontrar y probar soluciones, así como a mejorarlas a través de un ciclo que pretende reducir los residuos.

Metodología PDCA: ¿Cómo le ayuda la tecnología a aplicar el ciclo PDCA?

¿Está claro cómo el ciclo PDCA puede facilitar la gestión del mantenimiento en cuatro simples pasos? Es una opción interesante para muchas empresas que quieren optimizar los procesos y mantener un registro e historial actualizado de máquinas y actividades.

Pero, ¿y si existiera una herramienta que automatizara todo este proceso? La GMAO TracOS™ de TRACTIAN es un sistema alternativo de gestión del mantenimiento que facilita:

• Comunicación directa entre el equipo en tiempo real a través del chat.
• Elaboración de planos.
• Centralización de las órdenes de trabajo.
• Gestión del inventario.

¡Todo ello en una única plataforma y en un solo lugar!

Además, la implementación de este software permite:

• Recoger todos los indicadores de mantenimiento -como MTBF, MTTR, OEE, PMP, entre otros-.
• Crear calendarios personalizados, procedimientos y listas de comprobación para las inspecciones.
• Elaborar planes de mantenimiento asertivos y planificar futuras intervenciones.
• Llevar un registro e historial de mantenimiento actualizado de todos los activos de una planta, con toda la información detallada en el Árbol de Activos.

Acceder a TracOS™ es muy sencillo, puede ser desde cualquier lugar a través de la App TRACTIAN vía tablet o Smartphone, o por el navegador del ordenador.

En el caso del ciclo PDCA, que tiene un compromiso obligatorio de mejora continua y que además impacta positivamente en la productividad, constancia y eficiencia de su operación, utilizar una plataforma como TracOS™ puede ser de gran ayuda.

Con ella,  todo este trabajo, que sería manual, puede ser realizado automáticamente por la GMAO.

¿Ves lo fácil que puede ser aplicar el ciclo PDCA? Para saber más sobre TracOS™ y cómo le ayuda en la gestión del mantenimiento, reserve una demostración y hable con uno de nuestros expertos.