Orden de trabajo mantenimiento: Importancia y seguimiento

Aunque lo ideal en una empresa es que los equipos dispongan del tiempo de manera efectiva, lo cierto es que las fallas inesperadas suceden, por una razón u otra, sobre todo cuando los procedimientos de mantenimiento anteriores no se han realizado correctamente, y es aún más probable cuando no se cuenta con las ventajas de un software de mantenimiento.

Es por eso que es indispensable hacer de las inspecciones una rutina como parte del mantenimiento preventivo, y así evitar fallas inesperadas e inactividad de las máquinas que ocasione retrasos y pérdidas monetarias irreversibles.

Es aquí donde las órdenes de trabajo cumplen una función irremplazable que ahorra tiempo y dinero a las compañías.

Las órdenes de trabajo son documentos que detallan normas y orientaciones que se deben cumplir en la realización de un trabajo o encargo determinado, como actividades operativas y de mantenimiento.

Sin importar el sector en el que se requiera, las órdenes de trabajo son muy útiles, pues formalizan la realización de los trabajos por parte del equipo de mantenimiento. Con ellas, se salvaguardan los estándares que la organización busca mantener. Ahora bien, ¿qué debe contener una orden de trabajo?

¿Qué contienen las órdenes de trabajo?

El formato de órdenes de trabajo de mantenimiento no es único ya que varía según la empresa, así como por la situación que se busca atender.

Aunque tampoco existe un diseño establecido, la base de este tipo de documentos es información sobre las instrucciones de la actividad operativa y las fechas de entrega.

Los elementos principales de una orden de trabajo son:

• Fecha de emisión
• Número de orden
• Datos de contacto del cliente: nombre y ubicación del equipo 
• Tipo de intervención: correctivo, preventivo, inspección, etc.
• Descripción de actividades y procedimientos
• Costos relacionados a inventarios y mano de obra
• Fecha de inicio y de entrega
• Observaciones
• Asignar responsable

Bien, estas son las raíces de una orden de trabajo, sin embargo, hay varias particularidades a tomar en cuenta para adecuarlas a la empresa.

Importancia de un sistema de órdenes de trabajo

Después de seleccionar la mejor estrategia de mantenimiento para tu empresa, debes preguntarte cuál es el mejor método para comunicar y supervisar las órdenes de trabajo.

Ya tenemos clara la importancia de estos documentos que registran instrucciones y asignación de actividades y detalles de entrega para cumplir con los estándares solicitados y, así, proteger al cliente y al que brinda el servicio.

Entonces, también es fundamental tomar en cuenta el impacto que conlleva escribir estos registros a mano, tanto el tiempo que ocupa como los recursos materiales y económicos que se requieren.

Realizar órdenes de trabajo es una tarea minuciosa, por lo que, aunque el registro en papel muchas veces puede parecer la mejor opción, lo cierto es que a la larga resulta contraproducente, sobre todo cuando se necesita una producción a gran escala.

Las industrias demandan un alto volumen de tareas de mantenimiento, volviendo esencial una gestión de mantenimiento bien organizada, es decir, crear un sistema de órdenes de trabajo.

Sustituir el papel por formatos digitales es un buen inicio. Utilizando un software, los gerentes tienen la posibilidad de crear órdenes de trabajo mediante formularios, hojas de cálculo o sistemas computarizados como CMMS TracOS™, de TRACTIAN. Con ellos, se economiza el tiempo que se le dedica a la tarea y, por ende, dinero.

¿Cómo son gestionadas las órdenes de trabajo?

Un aspecto muy importante dentro de la planificación y control del mantenimiento es la gestión de las órdenes de trabajo. Es relevante saber quienes la solicitan, los encargados de aprobarlas y quienes las pueden ejecutar. Por eso, definiremos a continuación los principales actores dentro de la gestión de una orden de trabajo.

Gestor o planeador: es quien realiza la gestión de las actividades de mantenimiento y la asignación de las actividades a cada uno de los técnicos responsables. Este perfil tiene la capacidad de crear o aprobar las órdenes de trabajo, agregar los procedimientos correspondientes y asegurarse de que todas esas órdenes de trabajo sean ejecutadas en los equipos y ubicaciones correspondientes.

Ejecutante o solicitante: generalmente son los técnicos de mantenimiento los que ejecutan la orden de trabajo solicitada por el gestor. Sin embargo, también pueden solicitar una orden de trabajo, la cuál será revisada y aprobada por el gestor de mantenimiento.

En la siguiente gráfica, se representa el ciclo de una orden de trabajo desde su solicitud hasta su conclusión.

En ocasiones cuando sucede el rechazo de una orden de trabajo por parte del gestor, se debe a que no es el momento oportuno para realizar la intervención, o no se tienen las piezas de reemplazo disponibles. Su aprobación dependerá de la urgencia y la criticidad de la falla en el equipo, y solo el gestor de mantenimiento tendrá la responsabilidad de saber cuándo se debe actuar.

Softwares de administración de órdenes de trabajo 

El acelerado auge de la tecnología ha abierto grandes puertas dentro del mundo del mantenimiento. Aunque las plantillas y las hojas de cálculo pueden incorporar a la empresa a métodos digitales, la mejor manera de optimizar los programas de mantenimiento de las instalaciones es mediante un software de gestión de mantenimiento asistido por ordenador (GMAO o CMMS).

Un GMAO, mantiene al tanto a la organización sobre el estado actual no solo de sus máquinas sino también de su mano de obra, bienes y planes inconclusos y posteriores.

Una de las principales ventajas que este sistema tiene sobre el papel u hojas de cálculo es que su registro se guarda en la nube, lo cual protege la información que en métodos tradicionales podrían perderse.

También favorece al flujo del trabajo ya que, después de priorizar las actividades, la asignación y el seguimiento de las tareas se encuentra automatizado. Así, se mitigan posibles ineficiencias administrativas que produzcan aplazamientos e inactividad que repercute directamente en la economía de la empresa.

¡Eso no es todo!

Otros de los grandes beneficios de un software de mantenimiento GMAO o CMMS son:

• Guarda información de cada equipo por separado
• Registra inventario
• Permite asociar cada orden de trabajo a un equipo determinado
• Acceso fácil y rápido a los documentos
• Presenta recordatorios de actividades pendientes
• Envía notificaciones en tiempo real
• Posibilita una respuesta rápida a una solicitud urgente
• Programa inspecciones de mantenimiento preventivo automáticamente
• Calcula métricas de rendimiento

Como ves, esta tecnología marca un parteaguas para la gestión de mantenimiento, sobre todo porque sus características generan un análisis del tiempo medio entre fallas y agilizan el medio tiempo de reparación.

Para sacarle el máximo provecho a esta herramienta se recomiendan capacitaciones durante el proceso de implementación, ya que son de gran ayuda para que los colaboradores se familiaricen con el software rápidamente.

Elabora tus órdenes de trabajo con TRACTIAN

Así como no hay un formato exclusivo para una orden de trabajo, tampoco existe un diseño establecido. Lo más significativo en una orden de trabajo es la información sobre la máquina a ser intervenida y los procedimientos a ser ejecutados.

En este sentido, la plataforma TRACTIAN dispone de un sistema de gestión computarizado donde una de sus herramientas se centra en la generación de órdenes de trabajo adaptables para cualquier tipo de industria sin importar sus operaciones. 

A continuación, te enseñaremos en detalle todas las informaciones importantes requeridas por la plataforma TRACTIAN para generar una orden de trabajo de forma simple..

• En primer lugar, es importante especificar qué es lo que hay que hacer, refiriéndose principalmente a qué tipo de actividad en específico se va a realizar en un equipo. Su título debe ser claramente entendible para el técnico de mantenimiento o ejecutante de la actividad.

• En segundo lugar, se debe seleccionar el activo o equipo al cuál pertenece la orden de trabajo. Esto se puede realizar teniendo la lista de equipos críticos previamente registrados en la plataforma (también lo podrás hacer escaneando el Código QR asociado a ese equipo).

• En tercer lugar, es necesario agregar un procedimiento en el cual se debe detallar el paso a paso de lo que el técnico de mantenimiento debe hacer para resolver el problema que dió origen a la orden de trabajo.

• En cuarto lugar, se deben seleccionar las piezas de inventario y las herramientas necesarias para ejecutar la orden de trabajo.

• En quinto lugar, seleccionar el o los responsables de ejecutar la orden de trabajo. Es importante que sean técnicos con conocimiento sobre el activo a intervenir.

• En sexto lugar, programar las fechas de inicio y de culminación de la orden de trabajo. Esto permite un control sobre el tiempo de duración de las intervenciones y que tan efectivo es su equipo de técnicos al realizarlas.

• En séptimo lugar, es necesario indicar si la orden de trabajo se repite de forma diaria, semanal, mensual, anual, o por métricas (por ejemplo, horas de funcionamiento del activo).

• Por último, se debe establecer cuál es la prioridad de esa orden de trabajo (baja, media o elevada), así como su categoría (correctiva, preventiva, inspección, eléctrica, etc).

En la siguiente imagen, se presenta el formato de una orden de trabajo generada por la plataforma TRACTIAN.

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