Si administras una flota, sabes que los números no mienten. Cuando un camión de servicio se descompone o un remolque con generador no cumple con un mantenimiento preventivo (PM por sus siglas en inglés), todo el calendario se ve afectado. Las entregas se retrasan, las obras se paralizan y los equipos de campo pierden horas esperando por equipos que deberían haber estado listos.
En las operaciones de flotas, el tiempo de inactividad no planificado sin duda retrasa las cosas, pero su impacto es aún peor cuando se trata de contratos perdidos, costos laborales y reputación.
Por eso, para mantener una flota confiable y lista, necesitas un software CMMS (Sistema de Gestión de Mantenimiento Asistido por Computadora, por sus siglas en inglés) que pueda rastrear más que la ubicación: debe ser capaz de monitorear la salud de los activos, gestionar inspecciones y generar tareas basadas en el uso real.
Un software moderno de mantenimiento de flotas conecta tus vehículos, técnicos y datos en un solo lugar. Centraliza los calendarios de servicio, digitaliza las inspecciones y se enlaza directamente con tus herramientas de telemática para que tu equipo vea cada alerta, código de falla y PM vencido antes de que se convierta en una llamada de auxilio en carretera.
En esta guía, hemos desglosado el mejor software de mantenimiento para flotas, desde plataformas CMMS que gestionan toda la base de activos hasta herramientas dedicadas a flotas diseñadas para los flujos de trabajo de servicio diario. Ya sea que administres 30 unidades o 300, estos son los sistemas que mantienen la disponibilidad alta y el mantenimiento predecible.
Lo que los equipos de mantenimiento de flotas realmente necesitan de un CMMS
El mantenimiento de flotas no ocurre en la oficina. Sucede en talleres, a un costado de la carretera y en patios de operación entre obras. Y ya sea que administres una flota de servicios públicos, vehículos de carga pesada o camionetas de servicio con equipo montado, adelantarse a las averías es un reto logístico de precisión.
Para lograrlo, necesitas un sistema que te diga cuáles son los pendientes, qué es urgente y qué está en riesgo en toda tu base de activos móviles.
Y cuando se trata de elegir la mejor opción, estas son las características que realmente importan:
Mantenimiento preventivo basado en tiempo, millas u horas: En una flota, el desgaste real lo determinan el kilometraje y las horas de motor. Tu sistema debe generar automáticamente tareas de servicio a partir de datos de odómetro o tiempo de funcionamiento del motor, ya sea mediante GPS, integración telemática o ingreso manual. El objetivo no es solo registrar PMs, sino asegurarse de que se realicen antes de que tu equipo quede fuera de operación.
Gestión de órdenes de trabajo que centraliza la acción: Se acabaron los correos dispersos, pizarras o mensajes entre conductores y mecánicos. Tu CMMS o plataforma de flotas debe centralizar las órdenes de trabajo, desde su creación y aprobación hasta las piezas utilizadas y las horas registradas, de modo que nada se pierda. Ya sea un cambio rutinario de aceite o una falla de motor que requiera escalarse, todo el ciclo de vida debe estar en un solo lugar.
Formularios digitales de inspección que reemplazan los DVIR (Informe(s) de inspección del vehículo del conductor, por sus siglas en inglés) en papel: Los formatos en papel se pierden, las fotos no se cargan y los registros manuales no alertan a nadie. El sistema adecuado reemplaza los DVIRs en papel con listas de verificación digitales, compatibles con dispositivos móviles, que incluyen campos obligatorios, adjuntos de fotos y la generación automática de tareas para cualquier punto fallido.
Aplicación móvil offline que realmente funcione en campo: Ya sea en un patio remoto, en una obra sin Wi-Fi o en una llamada de servicio, la conectividad no siempre está garantizada. Tu CMMS debe soportar la ejecución completa de tareas sin conexión: consultar listas de verificación, registrar reparaciones, adjuntar fotos y sincronizar automáticamente cuando vuelva la señal. Si los técnicos deben anotar en papel y cargar los datos más tarde, la trazabilidad, la responsabilidad y la visibilidad en tiempo real ya se ven comprometidas.
Seguimiento de KPIs en vivo que muestre riesgos en tiempo real: Cuando se omite un intervalo de servicio o no se atiende un código de falla, no se trata solo de un cambio de aceite retrasado: puede convertirse en una cadena de averías, menor disponibilidad de vehículos y costos extra en horas de reparación. Tu CMMS debe ofrecer métricas en tiempo real sobre MTTR (Tiempo medio de reparación por sus siglas en inglés), cumplimiento de PM, listas de pendientes (backlog) de técnicos y tasas de fallas, desglosadas por activo, equipo o ubicación. Esa visibilidad es la que permite detectar problemas a tiempo, redistribuir cargas de trabajo y mantener tu flota en la carretera en lugar de en el taller.
Integraciones que centralizan la visión completa: Desde sistemas de compras hasta la planificación de recursos empresariales (ERP) y plataformas de control de combustible, tu CMMS debe actuar como un centro de mando. Las integraciones con Samsara, Geotab y proveedores de mantenimiento permiten vincular datos entre sistemas, evitando copiar y pegar reportes o armar hojas de cálculo cada vez que la dirección pide un informe.
Top 3 CMMS para operaciones de flotas
1. Tractian
Ideal para flotas industriales y de servicios públicos que necesitan PMs basados en uso, ejecución de tareas sin conexión y visibilidad de riesgos en tiempo real, todo en un solo lugar.
El CMMS de Tractian fue diseñado para equipos de mantenimiento que gestionan tanto instalaciones como activos de flota, o que requieren visibilidad integral sin complejidad. Desde la programación preventiva basada en kilometraje u horas hasta inspecciones móviles que funcionan sin conexión, todo está construido para respaldar una ejecución rápida y precisa.
Los vehículos de la flota pueden configurarse con disparadores de PM basados en kilometraje, y el sistema se integra directamente con proveedores de telemática para obtener datos como horas de motor, códigos de falla o ubicación. Esa información puede generar automáticamente órdenes de trabajo con procedimiento operativo estandar (SOPs por sus siglas en inglés), listas de verificación y refacciones incluidas. Y, al ser nativo móvil, los técnicos pueden cerrar tareas, subir fotos y reportar problemas directamente desde sus teléfonos, sin necesidad de Wi-Fi.
Los planificadores obtienen un calendario de arrastrar y soltar. Los supervisores tienen acceso al backlog y a vistas de indicadores clave de rendimiento (KPIs por sus siglas en inglés). Y la dirección recibe reportes personalizados y claros sobre lo que se está haciendo, dónde están los riesgos y cómo se comportan las tendencias de tiempo de inactividad, todo sin necesidad de hojas de cálculo.
Qué lo hace destacar
- PMs basados en uso (millas, horas, ciclos)
- App móvil offline para ejecución de órdenes de trabajo e inspecciones
- Alertas automáticas basadas en códigos de falla o PMs omitidos
- Preparado para telemática: integración con Samsara, Geotab, etc.
- Combina gestión de activos de instalaciones + flota en un solo CMMS
Los clientes opinan
- “Me gusta que puedo rastrear todos nuestros activos desde un solo lugar. Si un motor presenta problemas en una parte de la planta y otro en el otro extremo, básicamente puedo diagnosticar ambos desde un solo punto.” — Nicholas D., Supervisor Líder de Mantenimiento en una empresa Enterprise
- “La IA de Tractian elimina la necesidad de configuraciones y análisis que consumen mucho tiempo. Con la información técnica adecuada, pude obtener insights valiosos en pocas semanas. Tractian es ágil con actualizaciones de plataforma e IA basadas en la retroalimentación de los usuarios.” — Jacob H., Ingeniero de Confiabilidad
Precios
- Plan Estándar: desde US$ 60/usuario/mes (mínimo 5 usuarios, facturado anualmente)
- Plan Enterprise: desde US$ 100/usuario/mes (mínimo 10 usuarios)
- Paquetes personalizados: disponibles para combinar el CMMS con los sensores de monitoreo de condición de Tractian
- Todos los planes incluyen ejecución móvil offline, SOPs generados por IA, onboarding completo, capacitación y migración de datos. También está disponible una prueba gratuita.
2. eMaint
Ideal para Empresas medianas o grandes que necesitan un CMMS configurable y robusto con funciones de gestión de activos, mantenimiento preventivo, inventarios y flujos de trabajo adaptables.
Qué lo hace destacar
- Tableros configurables, reportes personalizados y automatización de flujos de trabajo según tus procesos.
- Uso de códigos QR y códigos de barras para iniciar órdenes de trabajo desde activos, acceder al historial o gestionar piezas.
- Programador drag-and-drop para visualización clara de mantenimiento preventivo.
- Funcionalidad móvil con accesos offline, escaneo de activos y gestión en campo.
- Soporte para múltiples sitios, integraciones y personalización extensiva.
Limitaciones
- El plan más básico puede quedarse corto: funciones avanzadas (gestión de workflows, facturación, integraciones) no están incluidas en todos los niveles.
- Curva de aprendizaje significativa al configurar módulos complejos o flujos personalizados.
- La interfaz es densa en información, lo cual puede resultar abrumador para algunos usuarios nuevos.
- Algunas métricas o reportes pueden requerir módulos superiores o personalización extra para desplegarse correctamente.
Los clientes opinan
- “Intentar configurar reportes puede ser complicado. Realmente necesitas tomar un curso avanzado o estarás contactando mucho al soporte técnico”, dice Wesley W., Gerente de Instalaciones corporativas.
- “Hay muy pocas opciones de búsqueda y desplazarse entre las órdenes de trabajo puede ser muy tedioso. Si hubiera posibilidad de tener más de una columna, no habría tanto desplazamiento”, dice Joe H., Supervisor en industria automotriz.
Precios
- Plan Team: US$ 69 por usuario/mes (paquete mínimo de 3 usuarios) con funciones básicas de CMMS e inclusión móvil.
- Plan Professional: US$ 85 por usuario/mes, con funciones adicionales como mapeo interactivo de imágenes, automatización de workflows y gestión de compras.
- Plan Enterprise: precio personalizado (se requiere cotización). Incluye funciones avanzadas como API, Single Sign-On, múltiples usuarios de solicitud, etc.
- También se ofrece una versión de demostración gratuita.
3. SVISION
Ideal para empresas de mediano a gran tamaño que buscan un CMMS local / híbrido que gestione activos, inventarios, órdenes de trabajo e inspecciones con herramientas visuales y estructura organizacional. (Es especialmente usado en Latinoamérica e industrias con operaciones distribuidas)
Qué lo hace destacar
- Ofrece funcionalidad amplia: alertas, escaneo por código de barras / tickets, control de inventario, pronósticos y gestión multicanal.
- Soporte de integración con bases de datos comunes (FireBird, MySQL, Oracle, MS SQL)
- Módulos móviles (iOS / Android) permiten a los técnicos reportar tareas desde campo.
- Interfaz de gestión con calendarios, asignación de tareas, seguimiento visual y reportes de desempeño.
Limitaciones
- La gestión del sistema puede ser compleja: se requiere cierto nivel de capacitación para usar eficazmente todas sus herramientas.
- Algunas funciones avanzadas (como modificación de ligas de almacenes a base de datos) pueden tener inconvenientes o requerir soporte adicional.
- En versiones anteriores, las órdenes canceladas no podían borrarse del registro en auditorías, lo que puede generar inconvenientes en control documental.
- La estructura local (“on-premises”) puede limitar la escalabilidad o la flexibilidad comparada con soluciones totalmente en la nube.
Los clientes opinan
- “Es un excelente programa para planear las tareas de mantenimiento … El control en actividades, recursos y costos … La gestión del programa es compleja. Requiere cierto nivel de capacitación.” — Reyvic
- “MP10 es una excelente herramienta. El entorno amigable y la facilidad de su uso. (Contras: modificar ligas de almacenes a base de datos es complejo)” — Alfonso M.
Precios
- Desde US$ 110/mes para el plan Professional Suite
- Plan Enterprise Suite disponible desde aproximadamente US$ 200/mes
- Permite agregar usuarios adicionales mediante cotización personalizada
- Ofrece demo gratuita
- Comparación de características de CMMS para gestión de flotas
Dos herramientas dedicadas a gestión de flotas
Las operaciones centradas en flotas vienen con un conjunto único de demandas, especialmente en industrias donde el cumplimiento normativo, la seguridad del conductor y el tiempo de actividad no son negociables. Esto significa elegir una plataforma dedicada al mantenimiento de flotas que no solo se trate de organizar tareas, sino también de construir un sistema integral que conecte flujos de inspección, datos telemáticos y ejecución de mantenimiento con la menor fricción posible.
Para muchos equipos, esto se traduce en invertir en herramientas diseñadas específicamente para la supervisión de vehículos, en lugar de intentar forzar un CMMS general a adaptarse al modelo de flotas. Estos sistemas se enfocan en lo que más importa a los operadores de flotas: seguimiento del kilometraje en tiempo real, DVIRs automatizados, disparadores de servicio vinculados a GPS y flujos de trabajo impulsados por códigos de falla.
Si bien plataformas como Tractian ofrecen una visión unificada de los activos de instalaciones y flotas, aún existe un fuerte argumento a favor de herramientas que se especializan exclusivamente en vehículos, particularmente cuando la implementación rápida, la adopción por parte de los conductores y la alineación con la normativa son las principales prioridades.
Aquí presentamos dos de las plataformas más consolidadas en el espacio del software dedicado para flotas.
Samsara
Qué lo hace destacar
- Plataforma integrada de telemática + gestión de flota con diagnóstico en tiempo real, códigos de falla, alertas y seguimiento de vehículos.
- Funciones avanzadas como cámaras con IA (dash cams), cumplimiento con ELD/HOS, reportes de seguridad y alertas automáticas basadas en fallas.
- Integra datos de sensores, mantenimiento predictivo e inspecciones digitales dentro de la plataforma de flota.
- Escalable: puede usarse en flotas pequeñas o grandes con infraestructura de hardware + software combinados.
Limitaciones
- Los precios no se muestran abiertamente; es necesario contactar al proveedor para cotización.
- Muy dependiente de hardware; el coste inicial por dispositivo puede ser elevado.
- Contratos mínimos largos: por ejemplo, Samsara pide compromisos de 3 años en muchos casos.
- Algunas funciones requieren configuración o integración adicional para funcionar plenamente (reportes personalizados, integraciones complejas).
Los clientes opinan
- “Después de los primeros seis meses con Samsara … he observado grandes mejoras en el uso del cinturón de seguridad y el uso del teléfono celular ha disminuido considerablemente”, afirma Aaron B., especialista en desarrollo de conductores
- Usuarios reportan que es “fácil de maniobrar en la aplicación. La comunicación con nuestros conductores ha mejorado … mostrarles el video de sus errores es innegable”, dice Kaylin M
Precios
- Precio inicial estimado: US$ 27/vehículo/mes (facturado anualmente) como punto de partida.
- Escalamiento del precio según tamaño de flota, hardware requerido y funciones adicionales.
- Algunos reportes indican que el coste de hardware por dispositivo puede variar entre US$ 99 y US$ 148 dependiendo del dispositivo.
- En el sitio de Capterra, Samsara informa que su tarifa de entrada es de US$ 27 por mes por vehículo con facturación anual.
Motive
Qué lo hace destacar
- Plataforma integrada que combina telemática, monitoreo de equipo, gestión de flota y seguridad de conductores en un solo sistema basado en IA.
- Cámaras con IA que detectan comportamientos inseguros (uso de celular, cambio de carril, proximidad) y generan alertas automatizadas.
- Rastreo GPS en tiempo real con herramientas para estimar tiempo de llegada (ETA), notificaciones, geocercas, visualización de rutas y mapas con capas de tráfico/clima.
- Funciones de seguridad diseñadas para México: nueva detección de fatiga del conductor, alertas de colisión frontal, sensores de seguridad para prevenir robo de carga, así como respaldo de hardware adaptado al entorno local.
Limitaciones
- Los precios y planes específicos no están claramente publicados en el sitio para México; se indica que depende del tamaño de la flota y funciones seleccionadas.
- Algunas funciones dependen del hardware (dashcams, gateways), lo que implica costos adicionales de dispositivos y posibles inversiones de infraestructura.
- Para aprovechar completamente las capacidades avanzadas (IA, integraciones, alertas personalizadas), puede requerirse configuración y ajustes técnicos específicos.
- Opiniones mixtas de usuarios sobre la facilidad de uso en ciertos escenarios (por ejemplo, funciones móviles, bloqueos de modo de conducción) reportadas en reseñas públicas.
Los clientes opinan
“Lo más útil de Motive es la capacidad de ver dónde están nuestros conductores en caso de averías, emergencias y ese tipo de escenarios. Me gusta poder acceder rápidamente a los documentos según su criterio y fecha de carga… ¡Otra gran función es poder ver cuánto falta para que el conductor llegue a su próximo destino. Eso ha sido de gran ayuda diariamente!”, afirma Sherena O., Despachadora (Mid-Market)
“Mi experiencia con Motive ha sido muy positiva. La plataforma ha demostrado ser un recurso valioso para gestionar mi flota. La combinación de funciones ha mejorado la seguridad, el cumplimiento y la eficiencia operativa”, comenta Dice Brandon J., Director de Soluciones Digitales.
Precios
- El sitio indica que el costo promedio de un software de gestión de flotas (en general) puede rondar US$ 35 por vehículo/mes, aunque esto es una estimación y el precio real depende de contrato, número de vehículos y funciones contratadas.
- No se muestran tarifas específicas para los distintos planes en México; se sugiere contactar al proveedor para cotización personalizada.
CMMS vs. software de flotas: ¿Cuál es la diferencia?
A primera vista, el CMMS y el software de mantenimiento de flotas pueden parecer intercambiables. Ambos registran tareas preventivas, ambos generan órdenes de trabajo y ayudan a reducir el tiempo de inactividad. Pero si miramos más de cerca, la diferencia está en el alcance y la flexibilidad.
CMMS
Un Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado (CMMS) está diseñado para administrar el mantenimiento de una variedad de tipos de activos, no solo vehículos. Desde equipos de producción y sistemas HVAC hasta camiones de servicio y generadores, un CMMS gestiona entornos mixtos donde todo debe mantenerse bajo un mismo sistema.
Está construido para la ejecución de tareas, cumplimiento de SOP, programación y visibilidad en tiempo real tanto en instalaciones como en flotas.
Software de flotas
El software de mantenimiento de flotas, en cambio, está diseñado específicamente para vehículos. Estas plataformas se enfocan en PMs ligados al kilometraje y horas de motor, flujos de trabajo DVIR, gestión de códigos de falla e integración con GPS.
Son ideales cuando tu base de activos es completamente móvil y cuando las inspecciones, el cumplimiento normativo y el seguimiento del comportamiento de los conductores tienen prioridad sobre una gestión de mantenimiento más amplia.
Comparación entre CMMS y software de flotas
El futuro del mantenimiento de flotas
El futuro del mantenimiento de flotas ya no se trata de elegir entre sistemas GPS y CMMS, sino de integrarlos.
Cada vez más empresas están incorporando sistemas de rastreo vehicular (como Samsara, Geotab y Verizon Connect) directamente en su software de mantenimiento. Esto significa obtener lecturas en vivo del odómetro, horas de motor, códigos de falla y datos de utilización de activos para generar automáticamente tareas de servicio, inspecciones y alertas sin necesidad de intervención manual.
Esta tendencia refleja un cambio más amplio:
- De la visibilidad a la acción. Saber dónde están los vehículos es útil. Saber qué necesita reparación y hacerlo rápido es crítico.
- De herramientas aisladas a un control centralizado. Los equipos no quieren cinco tableros. Quieren un solo sistema que conecte la planeación, la ejecución y los reportes de todos sus activos.
- De solo flota a estrategias de activos mixtos. Más empresas ahora gestionan camiones de servicio, remolques, herramientas de taller y equipos de producción bajo un mismo equipo de mantenimiento, y necesitan un sistema que pueda manejarlo todo.
Por qué Tractian es el mejor CMMS para el mantenimiento de flotas
El CMMS de Tractian se alinea perfectamente con este nuevo modelo. No es una plataforma telemática, no sustituye a Samsara ni a Geotab. En cambio, se conecta con ellas, obteniendo datos críticos como kilometraje, horas de motor y códigos de falla para automatizar el mantenimiento en tiempo real.
Donde el CMMS de Tractian marca la diferencia es en cómo convierte los datos en acción. Los códigos de falla generan órdenes de trabajo. Los mantenimientos preventivos se disparan por uso y no solo por tiempo. Las tareas incluyen listas de verificación, PNOs y listas de repuestos integradas, de modo que los técnicos saben qué hacer, incluso sin conexión. Los supervisores visualizan riesgos y atrasos por activo o ruta. Los planificadores pueden equilibrar la carga de trabajo según el sitio, el turno o la disponibilidad de técnicos.
Y todo esto sucede en una sola interfaz.
Además, como el CMMS de Tractian es tan completo, no se limita a vehículos. Puedes gestionar toda tu operación de mantenimiento: flotas, instalaciones, generadores, herramientas y activos fijos sin tener que cambiar de sistema ni perder trazabilidad.
Para las empresas de servicios industriales, construcción, energía o servicios públicos, donde el tiempo de actividad importa más que simples notificaciones GPS, Tractian CMMS es la solución perfecta.