Em quase toda planta industrial, a equipe de manutenção sabe, intuitivamente, se está ou não dando conta do trabalho. O problema é que essa percepção raramente vira número. E sem número, a conversa entre manutenção e produção sobre prioridade de intervenção vira disputa, não decisão.
O backlog de manutenção é o indicador que torna essa percepção objetiva. Mostra, em horas, quanto trabalho está represado contra a capacidade da equipe de executá-lo, e por isso define se a operação está crescendo no controlado ou acumulando dívida técnica que vai cobrar caro em algum ponto.
Mesmo sendo um dos indicadores mais simples de calcular, o backlog é também um dos mais mal interpretados na prática. Tem gestor que confunde com lista de pendências, tem gestor que zera o número no primeiro dia do mês, tem gestor que olha o valor absoluto sem entender o que a curva está dizendo.
Esse artigo é sobre o que o backlog de manutenção de fato mede, como calcular sem cair nos erros mais comuns, e como usar o indicador para deslocar o time do reativo para o planejado.
Backlog: o que é?
Backlog é a soma da carga horária dos serviços planejados, programados, executados e pendentes, derivada das atividades de manutenções corretivas, preventivas e preditivas, além das melhorias, lubrificação entre outros.
Por isso, pode ser entendido como o tempo de mão de obra necessário para realizar todos os serviços atuais. Logo, tal indicador demonstra a relação entre a demanda de serviços e a capacidade de atendê-los.
Quer saber mais sobre outros indicadores indispensáveis para a gestão da manutenção?
Um dos principais erros é associar o backlog a “atividades em atraso” e “lista de pendências”. Esse é um equívoco comum quando utilizamos o indicador, por isso é importante lembrar que ele engloba mais que os atrasos e se refere a todas as atividades que precisam ser feitas, desde as urgentes até as cotidianas.
Para calcular é necessário entender que o backlog é um indicador de tempo, por isso, deve ser usado os dados em minutos, horas, dias, semanas, meses. Veja a forma abaixo:
Observe que a fórmula é a soma dos valores de Homem-Hora (HH) aplicados em O.S (Ordens de serviço) planejadas, pendentes, programadas e executadas. Após isso, é necessário dividir o valor total do Homem-Hora disponível.
Para calcular o fator de produtividade é fundamental que se desconte a improdutividade e os desperdícios encontrados durante o trabalho. Entende-se que a média nacional é entre 12% e 15%, considerado baixo já que o colaborador possui 8 horas de trabalho.
Um backlog de manutenção estável é igual a 1, isso significa que as demandas do setor estão sendo cumpridas pela equipe, o que é o ideal.
Se o número for menor que 1, a curva em decrescente significa que há excesso de mão de obra, por isso é preciso rever os serviços e chegar ao número ideal de colaboradores.
Em contrapartida, se for maior – no sentido crescente, onde 1 significa que a equipe de manutenção não consegue cumprir todas as tarefas, ou seja, há mais serviço do que a sua equipe consegue executar.
Quando o backlog se encontra em oscilação constante é necessário rever as estratégias de trabalho e ajustá-las.
Lembre-se, gerenciar o backlog é importante para que haja foco nas prioridades, além de estabelecer uma visão clara das demandas da equipe de manutenção.
Qual a importância do Backlog para a manutenção?
A organização é a peça-chave para o sucesso de qualquer indústria, por isso é fundamental ter controle de tudo que acontece. Um dos pontos fundamentais de uma boa gestão de backlog é a definição de prioridades. Quando isso não fica claro, acontece justamente o que é mais temido: falhas ocorrem. Saiba como prevenir sua indústria contra as falhas, clicando aqui.
Quando há uma organização e um monitoramento do backlog de manutenção, situações como essa mencionada acima, são evitadas. Os ativos passam a ser observados com mais frequência, tendo manutenções programadas, antes que apresentem algum problema.
Gerenciar o backlog de maneira efetiva é fundamental para que as equipes foquem nas prioridades e para terem uma visão clara de suas demandas. Para isso, na gestão é necessário definir quais prioridades de serviço e delegar cada atividade, para quem será capaz de executar e depois, mensurar o desempenho.
O que muda quando o backlog é gerenciado em tempo real
Calcular backlog em planilha funciona, mas tem um custo escondido: o número que chega ao gestor sempre se refere a ontem, no melhor caso, ou ao mês passado, no caso comum. Quando a curva começa a inclinar pra cima, a decisão de redirecionar prioridade ou ajustar equipe vem tarde demais.
A diferença prática de uma plataforma de manutenção integrada está em recalcular o backlog a cada ordem de serviço criada, executada ou postergada. A curva deixa de ser um gráfico de fechamento e passa a ser um termômetro ativo do que está acontecendo na operação naquele dia. Quando o backlog de um setor sobe três pontos numa semana, o gestor recebe o sinal a tempo de mover técnico de um turno para outro, contratar reforço temporário ou negociar com produção a antecipação de uma parada programada.
O outro ganho aparece na qualidade do dado de entrada. Em planilha, a hora-homem aplicada em cada OS depende de quem lembrou de apontar. Numa plataforma onde o técnico fecha a OS pelo celular ao terminar o serviço, o tempo real fica registrado sem esforço adicional, e o backlog calculado reflete o que a equipe efetivamente entregou, não o que ela estimou no início do plano.
Em planta com CMMS bem implementado e integrado a sensores de monitoramento, o ciclo se fecha por completo. O alerta de progressão de falha vira OS, a OS entra no cálculo do backlog, o backlog orienta a alocação de equipe, e o histórico do ativo ganha rastreabilidade que sustenta as próximas decisões de planejamento.
Quer ver como o backlog do seu setor se comporta quando a OS deixa de depender de planilha?
