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Gestión de inventarios: cuál su importancia

Uno de los principales desafíos que enfrentan las empresas es la reducción de los costos de mantenimiento, característicos del ciclo operativo de las industrias. Una buena gestión de estos gastos se ha convertido en una ventaja competitiva en el mercado. Por lo tanto, el uso eficiente de los recursos garantiza a las industrias implementar mejoras continuas.

Para que la reducción de costos sea efectiva y no perjudique el día a día de la operación y mantenimiento, es necesario que se realice bien la planificación y análisis previo de los elementos básicos e indispensables para el buen funcionamiento de la industria. Por ello, muchas empresas crean el sector PCM, atribuyéndoles la competencia para solucionar estos problemas.

Además, la reducción de los costes de mantenimiento está directamente ligada a la gestión del stock de componentes de las máquinas, para pequeñas, medianas y grandes empresas, alcanzando niveles deseables de disponibilidad de los equipos, muchas veces críticos para el proceso productivo.

Para facilitar la planificación, hemos enumerado algunas estrategias indispensables para la gestión de inventario, para una gestión de mantenimiento más eficiente.

Evaluar y Organizar

Un almacén desorganizado genera pérdidas de tiempo, estrés en los empleados que no encuentran en stock lo que necesitan y con ello se retrasa la producción y el mantenimiento.

Además, el exceso de inventario también es problemático. Si no hay control sobre él, puede haber capital parado que perderá valor con el paso del tiempo. La organización del stock o inventario tiene como objetivo gestionar un volumen adecuado de productos, garantizar el cumplimiento de las demandas y el buen funcionamiento de la producción.

Para una mejor organización, coloque un código en cada tipo de producto, esto ayuda a la hora de identificar los artículos. A medida que se crean los códigos, asegúrese de crear un historial para realizar un seguimiento del inventario. Un ejemplo de control es el uso de Códigos QR, en los cuales el código puede ser escaneado por la mayoría de los celulares. Esta herramienta se ha convertido en un aliado para la gestión del mantenimiento, siendo muy utilizada, en un principio, para catalogar piezas, gestionar stock y controlar el día a día.

Control es el uso de Códigos QR
Código QR generado por el sistema TracOS

Material obsoleto 

Para una mayor eficiencia, los inventarios no pueden contener piezas defectuosas, corroídas o caducadas. Mantenerlos almacenados por precaución, además de ocupar espacio innecesario, acumula suciedad, contamina el espacio y atrae animales no deseados.

Estos materiales que no tienen demanda futura, son artículos viejos que no se pueden utilizar y los productos que se almacenan no deben detenerse indefinidamente en el stock.

Para identificar qué productos están obsoletos, se necesita un buen inventario de stock, con:

  • Ubicación de todos los artículos;
  • Métodos de almacenamiento específicos
  • Validez de las piezas;
  • Localización;
  • Identificación de su vida útil.
Los inventarios

Hay puntos que provocan la obsolescencia de productos en stock, como fallos en las previsiones de demanda y los avances tecnológicos. Los fallos en el pronóstico de la demanda pueden generar un exceso de artículos en stock, que cuando no se usan se vuelven obsoletos. Las grandes empresas suelen cometer este error, tratando de reducir los costos de compra de artículos. Por lo tanto, vale la pena negociar con los proveedores y solicitar entregas periódicas de cantidades menores, según sea necesario.

Piezas críticas

Es de suma importancia que se identifiquen las piezas críticas del stock, además de ser muy utilizadas, su carencia puede ocasionar paradas de producción y retrasos en el mantenimiento. Priorizar estos artículos en tu stock es fundamental, dejándolos siempre a la vista.

En el caso de las piezas críticas, es interesante tener un control sobre las mismas a través de un software de gestión, en el que se avisa a los responsables del almacén si el número de artículos está llegando al límite.

Superproducción

Hay materiales y piezas que tienen un rendimiento superior a otros, por lo que es necesario que haya exceso en el almacén.

La producción de una empresa debe estar acorde con su capacidad de venta, y con su demanda, teniendo una buena planificación para mantener la estabilidad en el stock y el número de pedidos.

Por lo tanto, para evitar excesos innecesarios de piezas en el stock, se recomienda elaborar la Curva ABC, que permite verificar qué artículos son los que más sobrecargan el stock y cuáles tienen más salida.

Sepa cómo identificar las 7 causas más comunes de pérdida de producción.

A partir de esta estrategia podemos determinar el consumo promedio por cada ítem del stock, su respectivo plazo de entrega por parte del proveedor y el stock mínimo a mantener.

Curva ABC: Grupo A, Grupo B y  Grupo C

Estandarizar la información

Para una buena gestión de inventario y costes, los datos deben estar estandarizados y organizados. Esto incluye la cantidad, los costos unitarios, los datos de la orden de compra, el nivel mínimo de existencias y la vida útil de las piezas compradas.

Realizar análisis de datos es fundamental para el buen funcionamiento del negocio en el que es posible tomar decisiones y monitorear los índices. Garantizar la toma de decisiones asertivas, capaces de mejorar la gestión de inventarios y, en consecuencia, aumentar la producción industrial.

Invertir en la formación de los equipos de trabajo

Para que el trabajo salga según lo planeado, es fundamental que el equipo esté capacitado. La formación del personal es la base de todos los procesos empresariales, especialmente cuando se trabaja con la gestión de inventarios y almacenes. ¿De qué sirve tener el mejor software de gestión si tu equipo no sabe usarlo?

Las oportunidades de calificación y desarrollo profesional no solo mejoran la satisfacción de los empleados y su sentido de propósito en el trabajo, sino que también aseguran una mayor productividad.

Dale un impulso a tu carrera con cursos gratuitos en línea para técnicos, gerentes y coordinadores de mantenimiento.

Adoptar soluciones efectivas

Cuando surge un contratiempo serio, quizás te preguntes: “¿Cómo soluciono este problema?”

Las innovaciones combinadas con la tecnología hacen que sea más fácil el día a día para todos los involucrados en el mantenimiento. A lo largo del texto destacamos que la reducción de costos con la gestión de almacenes en mantenimiento es un punto estratégico para el buen funcionamiento de las industrias.

Por lo tanto, para ayudar a su industria a controlar los costos de inventario, existen algunas herramientas y software que puede utilizar para optimizar los procesos industriales, como TracOS™, el software de gestión de mantenimiento de Tractian.

A través de TracOS™, los responsables del almacén pueden monitorear los procesos de mantenimiento, gestión de máquinas, administrar todo el inventario y los costos necesarios para mantenerlo organizado y eficiente a través de Códigos QR. Además de optimizar la rutina y contribuir a la toma de decisiones asertivas cuando de mantenimiento se trata.

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Con esta herramienta tendrás acceso a la información en todo momento, además de poder seguir al detalle todos los datos del stock. A través de ella es posible automatizar y organizar todo este proceso, evitando gastos excesivos con piezas en desuso, obsoletas y falta de material.

Al tener acceso a esta información sobre el stock, sabrás exactamente cuándo comprar nuevas piezas y priorizar ciertas actividades.

Además de organizar y controlar tu Almacén, con TracOS™ también puedes abrir órdenes de trabajo, crear y personalizar listas de verificación, para estandarizar y asegurar que todas las tareas creadas dentro del SO se realicen a través de un calendario, optimizando así los planes de mantenimiento y las rutinas de actividad. . Estos son algunos de los beneficios de la plataforma:

  • Disponibilidad de materiales en stock;
  • Control de componentes por Código QR;
  • Control de costos de componentes;
  • Historiales de órdenes de trabajo en las que se asocian las piezas del almacén;
  • Seguimiento del progreso de las órdenes de trabajo a través de estado, prioridades y categorías;
  • Programación y automatización de órdenes de trabajo;
  • Procedimientos e instrucciones vinculados a una orden de trabajo;
  • Usted elige el nivel de prioridad de la orden de trabajo;
  • Elegir una persona responsable de llevar a cabo la tarea;

Mantén tu inventario organizado, con más planificación y análisis previo de artículos básicos. Póngase en contacto con un experto de TRACTIAN y haga sus preguntas sobre TracOS™, el software de mantenimiento que combina la supervisión en línea y la gestión de activos.

author-Marianna Musso
Marianna Musso

Ingeniero Civil egresado de la Universidad de Espírito Santo, Posgrado en Gestión de Proyectos de la FGV. Es Representante de Desarrollo de Ventas y desarrolla proyectos para la Comunidad de Mantenedores de TRACTIAN

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