![Orden de trabajo de mantenimiento: La guía completa [2025]](https://bimgix.tractian.com/ordenes-de-trabajo.png?w=1200&q=100)
¿Qué es una Orden de Trabajo?
Debe haber escuchado el término Orden de Trabajo en el entorno industrial en algún momento de su vida, ¿verdad? Pero, ¿sabes cómo funcionan?
Las Órdenes de Trabajo (OT) en mantenimiento no son más que un documento que formaliza el trabajo realizado por un equipo.
Esta característica es esencial para organizar los procesos comerciales, asegurando mejores resultados tanto para la empresa como para los empleados.
Por lo tanto, es importante comprender cómo funcionan y cómo pueden influir en el sector del mantenimiento, y eso es exactamente lo que le explicaremos en esta guía completa. ¡Disfruta de la lectura!
Es a través de la Orden de Trabajo que se formaliza la realización de los trabajos por parte del equipo de mantenimiento. En este documento se realiza una solicitud de verificación de inspección de alguna parte, componente o equipo.
¿Cómo hacer una Orden de Trabajo?
La orden de trabajo registra información detallada sobre la tarea a realizar, los materiales, herramientas, responsables, equipos que se utilizarán para realizar el trabajo.
Por ejemplo, en una planta industrial, si un motor eléctrico presenta una falla, el equipo técnico no comienza a trabajar de inmediato sin un plan. En su lugar, se crea una orden de trabajo que detalla:
La tarea a realizar e instrucciones: Diagnóstico del motor y posible reparación.
Los recursos necesarios: Herramientas específicas, repuestos y personal.
El tiempo estimado: Dos horas para inspección y ajuste inicial.
El responsable asignado: Técnico especializado en sistemas eléctricos.
Una Orden de Trabajo se considera una guía indispensable para el buen funcionamiento del sector de mantenimiento, así como un registro histórico de ocurrencias, por lo que es importante que su diligenciamiento sea correcto.
Comprende las principales razones que retrasan la orden de trabajo.
Diferencia entre Orden de Trabajo y Solicitud de Trabajo
Una confusión común en los procesos de mantenimiento es asumir que una solicitud de trabajo y una orden de trabajo son lo mismo. Sin embargo, estas son dos herramientas distintas, cada una con un propósito y un momento específico en el flujo de trabajo:
Solicitud de trabajo: Es el primer paso. Generalmente, proviene de personal ajeno al área de mantenimiento que detecta un problema o necesita que se realice una tarea. Es una forma de comunicar una necesidad o incidencia para que sea evaluada por el equipo encargado. Por ejemplo, un operador de maquinaria podría reportar que una caldera industrial está emitiendo ruidos inusuales.
Orden de trabajo: Es el documento formal que se genera después de analizar y aprobar la solicitud de trabajo. La orden de trabajo incluye un plan detallado para abordar la incidencia reportada en la solicitud. Define qué se debe hacer, cómo, con qué recursos y quién será responsable de la ejecución.
Separar claramente estas dos etapas permite una mejor organización y priorización de tareas. La solicitud de trabajo actúa como un filtro para identificar y priorizar los problemas, mientras que la orden de trabajo se convierte en una guía operativa para la resolución del problema. Esto asegura que los recursos del equipo de mantenimiento se utilicen de manera eficiente, evitando sobrecargas o duplicación de esfuerzos.
Desventajas de llenar una Orden de Trabajo en papel
Cuando se rellenan manualmente, estas terminan paradas entre diferentes sectores de la planta o se extravían por la gran acumulación de papeles. Este tipo de retraso impacta tanto en la producción de la industria como en su gestión, debido a la pérdida de información y de la propia Orden de Trabajo.
Imagine el siguiente escenario en el que al inicio de la semana, el técnico toma sus Órdenes de Trabajo impresas, realiza el trabajo y toma sus apuntes de manera global, sin detalle de actividad, equipo o componente.
Cuando termina el trabajo, el técnico devuelve las hojas al planificador para que estas actividades puedan ser anexadas a algún ERP (Enterprise Resource Planning), adjuntadas a planillas u hojas de cálculo, para evaluar lo que se ha hecho.
Pero, imagine todo esto en un equipo grande, donde es necesario hacer un seguimiento del próximo mantenimiento y asegurarse de que se realice a tiempo.
El técnico planificador, a su vez, deberá monitorear todo este proceso, además de saber qué máquinas necesitarán inspección, también deberá distribuir las Ordenes de Trabajo al equipo y así garantizar la sostenibilidad de la operación de producción en la fábrica.
Los gerentes, por otro lado, deben garantizar la disponibilidad del equipo. Para ello, necesitas información detallada en las Órdenes de Trabajo, para que te ayuden en la mejor toma de decisiones y en la gestión del sector.
Los OT a realizar necesitan ser programados por el PCM o supervisor y muchas veces, sincronizados con las paradas del equipo de producción.
Consulte la guía definitiva de PCM (Planificación y Control de Mantenimiento)
Por lo tanto, es fundamental que la orden de trabajo esté bien estructurada, con información detallada sobre el trabajo a realizar, qué componentes se requieren para la verificación, además del material a utilizar.
¿Cómo es una Orden de Trabajo?
El objetivo principal de una Orden de Trabajo es orientar el trabajo, tanto en relación con las expectativas del gerente como con lo que se espera del equipo involucrado. Con la ayuda de este recurso, es posible controlar la productividad, mano de obra y materiales utilizados en la realización de un trabajo.
Sabiendo esto, se entiende que la Orden de Trabajo funciona como una solicitud y autorización del profesional responsable para que la empresa realice la tarea que necesita.
Existen varios tipos de Órdenes de Trabajo en mantenimiento, las cuales pueden variar significativamente de acuerdo al segmento en el que estén siendo dirigidas. Sin embargo, hay unos estándares a seguir que, en conjunto, configuran una especie de “modelo de OT”. Son ellos:
- Datos del solicitante (Técnico/empleado);
- Fecha de emisión;
- Número de documento (para distinguir cada orden de trabajo y simplificar la organización) – ej: BC#32408;
- Valores (unitarios y totales) y costos;
- Firmas que especifiquen el cargo (del solicitante, del ejecutante y del técnico en seguridad laboral);
- Descripción detallada de los procesos con toda la información a realizar;
- Información sobre equipos, mano de obra y procedimientos recomendados a utilizar en el trabajo;
- Términos de responsabilidad (que define las obligaciones de cada parte involucrada);
- Revisión de Orden de Trabajo (campo destinado a mantener la OT siempre actualizada);
- Riesgo operativo (es crucial que los gerentes conozcan estos riesgos y busquen minimizarlos);
- Equipo de protección personal obligatorio para la realización del trabajo;
- Medidas preventivas (según normas de seguridad en el trabajo);
- Calificaciones y habilidades que se requieren para realizar cada tarea.
Gestión de las Órdenes de Trabajo
La gestión de órdenes de trabajo es un proceso estructurado que asegura que las tareas de mantenimiento se ejecuten de manera eficiente y organizada. Este flujo de trabajo incluye varias etapas, desde la identificación de la necesidad hasta la evaluación de los resultados.
Fases del Proceso de Gestión de Órdenes de Trabajo
Identificación de la necesidad: Todo comienza con la detección de un problema o la programación de una tarea de mantenimiento. Esto puede originarse mediante una inspección rutinaria, un monitoreo en línea de equipos o una solicitud de trabajo generada por un operador.
Creación de la orden de trabajo: Una vez identificada la necesidad, se elabora la orden de trabajo formal. Este documento incluye: Descripción de la tarea. Recursos necesarios (herramientas, repuestos, personal). Cronograma y prioridades. Instrucciones específicas para la ejecución.
Aprobación y planificación: El encargado de mantenimiento revisa la orden de trabajo para asegurar que sea viable y esté correctamente detallada. Después, se planifica su ejecución en función de la prioridad y la disponibilidad de recursos.
Ejecución: El equipo técnico realiza las tareas según lo especificado en la orden de trabajo. Durante esta etapa, es fundamental seguir las instrucciones al pie de la letra para minimizar errores y garantizar la seguridad.
Registro y documentación: Al finalizar el trabajo, se documenta todo lo realizado, incluidos los repuestos utilizados, el tiempo empleado y cualquier observación relevante. Esto crea un historial valioso para futuras referencias.
Evaluación y mejora continua: Una vez completada la tarea, se evalúan los resultados en comparación con los objetivos planteados. Si se detectan oportunidades de mejora, se implementan ajustes en el proceso para optimizar las futuras órdenes de trabajo.
Automatización de las Órdenes de Trabajo
De la manera tradicional, las Órdenes de Trabajo en papel pueden ser olvidadas, generando retrasos, entre otros problemas. Debido a esto, una alternativa que surge es su automatización, por lo que garantizan no solo la ejecución automática del proceso, sino mejores resultados para la empresa.
Actualmente, existen softwares y plataformas que brindan el servicio de automatización del sistema operativo, como es el caso de TracOS™ de TRACTIAN.
En esta herramienta, se combinan el monitoreo en línea y la gestión de activos, lo que permite centralizar procesos, crear, acceder y rastrear órdenes de trabajo de forma digital.
Esto asegura no solo más agilidad y productividad en la industria, sino que también mejora la gestión, el control del presupuesto, el tiempo de respuesta entre sectores y reduce los cuellos de botella en la producción.
A través de TracOS™, se puede crear una orden de trabajo automáticamente cuando el activo está cerca de alcanzar las 20.000 horas, es decir, cerca del momento de revisión.
Al utilizar el software de TRACTIAN, quedan atrás los borrados accidentales, la acumulación de papeles y la posibilidad de perder información importante. Todo el proceso de automatización de órdenes de trabajo es simple e intuitivo. Con él, es posible saber el momento adecuado para cambiar piezas y componentes. Además, es posible monitorear el progreso de la OT escaneando un Código QR de un activo registrado en el sistema.
¿Quiere saber cómo utilizar de la mejor forma las órdenes de trabajo?
