Horas extras, peças de emergência e paradas não planejadas. Essas palavras simples são o terror de qualquer gestor de manutenção, apesar de fazerem parte da rotina industrial. Isso porque elas representam um gasto, muitas vezes alto, e que poderia ser investido de forma estratégica, mas acaba se perdendo por falta de organização. Então como reverter esse desperdício?
A resposta mais eficiente está na adoção de um CMMS. Mais do que uma ferramenta de organização, ele é um sistema que elimina tarefas manuais improdutivas e redireciona recursos para atividades que agregam valor.
Com ele, é possível identificar onde há desperdício e aprimorar a sua gestão dos ativos com dados automatizados.
Empresas que integram um CMMS com eficiência relatam reduções consistentes nos custos operacionais. Isso acontece porque deixam de atuar de forma reativa e passam a operar com previsibilidade e controle, saindo do modo “apagar incêndios”.
Neste guia, você vai entender como calcular, implementar e extrair o máximo da economia que um CMMS pode trazer para a sua operação, desde a redução de custos diretos até o aumento da vida útil dos ativos mais críticos.
O que é um CMMS e por que ele gera economia
Um CMMS (Sistema Computadorizado de Gestão de Manutenção) é uma plataforma digital que centraliza todas as informações relacionadas à manutenção de equipamentos, desde ordens de serviço até histórico de falhas e controle de estoque. Essa centralização elimina a dependência de planilhas dispersas, papelada e processos manuais que consomem tempo e geram erros custosos.
A economia, por sua vez, surge justamente dessa organização estruturada. Quando você substitui anotações em cadernos, planilhas desatualizadas e comunicação por telefone por um sistema integrado e intuitivo, todo o processo fica mais rápido e preciso.
Pense numa situação que todo gerente já enfrentou: um técnico precisa saber quando foi a última manutenção de uma bomba. No modelo manual, é comum que ele demore para encontrar informações em diferentes arquivos. Com um CMMS, essa consulta leva segundos.
E a diferença vai muito além do tempo poupado. Com informações completas e atualizadas em mãos, as decisões ficam mais assertivas, evitando manutenções desnecessárias, reduzindo possíveis falhas por negligência e otimizando o uso de peças sobressalentes.
Empresas que digitalizam seus processos de manutenção têm reduções significativas em custos operacionais, principalmente porque conseguem sair do modelo reativo para um modelo preventivo e planejado.
Como o CMMS otimiza a Gestão de Ativos
A gestão eficiente de ativos começa com uma maior visibilidade sobre cada equipamento da sua operação. Um CMMS cria um "prontuário" digital para cada ativo, registrando desde a data de instalação até cada intervenção realizada, peças trocadas e custos envolvidos.
Essa rastreabilidade permite que equipes tomem decisões mais inteligentes sobre quando manter, reparar ou substituir um equipamento. Em vez de trocar peças “só por precaução” ou esperar falhas catastróficas, você age com base em dados concretos que orientam cada movimento.
Vamos supor que um motor comece a apresentar vibrações que aumentam progressivamente ao longo de alguns meses. Com acesso a um histórico detalhado pelo CMMS, você identifica que esse padrão sempre precede a troca de rolamentos. É marcada uma intervenção programada, que custa uma fração do que seria um reparo emergencial.
O planejamento financeiro também se beneficia dessa visibilidade. Quando você conhece o ciclo de vida dos seus ativos e pode prever manutenções futuras, o orçamento deixa de ser uma estimativa e vira uma ferramenta estratégica.
Com um CMMS, a sua equipe ganha:
- Visibilidade completa: acesso ao histórico completo de cada ativo
- Planejamento estratégico: capacidade de prever e orçar manutenções futuras
- Prolongamento da vida útil: manutenções no momento certo evitam desgaste excessivo
- Redução de emergências: menos falhas inesperadas significam menos gastos não planejados
Funções do CMMS que ajudam a economizar na manutenção
1. Automação de Ordens de Serviço
No modelo tradicional, entre identificar um problema e iniciar a correção, horas ou até dias podem se perder. Com o CMMS, o técnico cria a ordem de serviço diretamente pelo aplicativo, com formulários padronizados e todos os campos necessários já preenchidos. O sistema funciona até sem internet, registra o tempo de execução com cronômetro e permite anexar fotos, comentários e áudios, garantindo contexto e rastreabilidade completos.
Essa automação elimina etapas manuais, reduz erros de comunicação e assegura que nenhuma tarefa seja esquecida. Também corta custos administrativos ao substituir formulários físicos, impressões e arquivamento manual por registros digitais integrados ao histórico do ativo.
2. Planejamento inteligente de recursos
O planejamento eficiente de recursos humanos e materiais é o caminho mais rápido para a redução dos custos de manutenção. Um CMMS permite visualizar a carga de trabalho de cada técnico, suas especialidades e disponibilidade, otimizando a alocação de tarefas.
Rotas de manutenção inteligentes reduzem deslocamentos desnecessários. Em vez de um técnico percorrer a planta aleatoriamente, o sistema agrupa tarefas por localização e prioridade, economizando tempo e recursos.
Além disso, a programação baseada em habilidades garante que cada tarefa seja executada pelo profissional mais qualificado disponível. Isso reduz o tempo de execução e a probabilidade de retrabalho, dois fatores que impactam diretamente nos custos.
3. Controle de estoque e peças sobressalentes
Manter o equilíbrio entre excesso e falta de peças é um dos maiores desafios da manutenção. Ter mais itens do que o necessário imobiliza capital e ocupa espaço, enquanto a falta de componentes críticos pode gerar paradas emergenciais e custos elevados.
Com o CMMS, o histórico de consumo é analisado para definir níveis mínimos ideais de cada item, prevenindo tanto desperdícios quanto a falta de insumos críticos. Alertas automáticos indicam quando é hora de comprar, sempre com antecedência suficiente para negociar preços e prazos melhores. Isso reduz drasticamente a necessidade de compras de última hora e permite que a reposição seja planejada de forma precisa.
Além disso, cada peça é registrada com sua localização exata e vinculada às ordens de serviço correspondentes. Essa rastreabilidade garante que componentes já disponíveis no estoque sejam utilizados antes de novas aquisições, evitando desperdícios e perdas por extravio.
Os resultados dessa mudança podem ser expressivos. Na Inpasa, por exemplo, a implementação do CMMS elevou a disponibilidade operacional para 99,76%, eliminando lacunas no controle e otimizando o uso de recursos.
“Nós tínhamos rotas de inspeção, mas faltava algo que nos desse a visão do problema em tempo real e possibilitasse enxergar além. Esse projeto de monitoramento e gestão de ativos superou nossas expectativas.” — disse Itiel Cerkunvis, Diretor de Manutenção da empresa.
Como medir o ROI do seu CMMS
Medir o retorno sobre investimento de um CMMS exige uma abordagem estruturada que compare custos operacionais antes e depois da implementação. A metodologia mais eficaz envolve documentar custos diretos, acompanhar indicadores de desempenho e calcular a economia gerada pela transição de manutenções corretivas para preventivas.
Custos diretos: antes e depois
A comparação de custos diretos deve considerar três categorias principais: mão de obra, materiais e tempo de inatividade. Começe registrando esses valores durante um período anterior à implementação para criar uma base de comparação consistente.
A base da análise está em três categorias principais: mão de obra, materiais e tempo de inatividade. É essencial registrar esses dados por um período representativo antes da implementação para criar uma linha de base confiável.
- Mão de obra: inclui horas regulares, horas extras e custos com terceirização. Com um CMMS, esses valores tendem a cair devido ao planejamento mais preciso, à priorização de tarefas e à execução mais ágil.
- Materiais: considera peças sobressalentes, consumíveis e compras emergenciais. A economia vem da gestão inteligente de estoque, que antecipa necessidades e praticamente elimina aquisições de última hora — geralmente mais caras e com maior custo logístico.
- Tempo de inatividade: representa perdas de produção e custos associados a equipamentos parados. Um CMMS reduz esse impacto ao prevenir falhas e encurtar o tempo de resposta em casos de manutenção corretiva inevitável.
Fórmula básica de ROI para CMMS:
ROI = (Economia Anual - Custo do CMMS) / Custo do CMMS × 100.
Indicadores de desempenho na manutenção
Para avaliar o impacto financeiro de um CMMS, é fundamental acompanhar KPIs que traduzam ganhos em confiabilidade, eficiência e custos. Cada métrica fornece uma visão específica de como o sistema está contribuindo para a economia e a performance operacional.
O MTBF (Mean Time Between Failures – Tempo Médio Entre Falhas) mede a confiabilidade dos ativos. Um aumento consistente nesse indicador mostra que as ações preventivas estão sendo eficazes, reduzindo a frequência de falhas e, consequentemente, os gastos não planejados.
Já o MTTR (Mean Time To Repair – Tempo Médio para Reparo) avalia a agilidade da resposta a falhas. Reduções no MTTR indicam menos tempo de inatividade e menor custo por incidente, além de menor impacto na produção.
Medir o custo de manutenção por ativo consolida os gastos diretos e indiretos associados a cada equipamento, permitindo comparações entre períodos e identificando onde há oportunidades de otimização. Com o uso contínuo do CMMS, esse valor tende a cair, refletindo processos mais eficientes e a eliminação de desperdícios.
Monitorar esses indicadores de forma consistente não só demonstra o ROI real do sistema, como também fornece base para decisões estratégicas, como priorização de investimentos e definição de políticas de manutenção.
Comparativo entre manutenções planejadas e corretivas
A transição de manutenções corretivas para preventivas representa uma das maiores fontes de economia em um programa de CMMS. Manutenções corretivas costumam ser significativamente mais caras que as preventivas, levando em conta todos os fatores envolvidos.
Os custos das manutenções corretivas incluem a mobilização de equipe, compras emergenciais, tempo de diagnóstico e impacto na produção. Vale notar que esses custos se multiplicam quando falhas ocorrem fora do horário comercial ou em equipamentos críticos.
Através de cronogramas automatizados, alertas preventivos e melhor visibilidade sobre a condição dos ativos, o CMMS facilita o aumento do percentual de manutenções planejadas e reduz drasticamente esses custos extras.
Dicas para obter resultados rápidos
1. Defina prioridades no Backlog
Focar em ativos críticos acelera o retorno do investimento em CMMS, uma vez que concentra esforços onde o impacto econômico é maior. Identifique equipamentos que, quando falham, causam paradas de produção ou custos elevados de reparo.
Critérios de criticidade devem incluir impacto na produção, custo de falha, disponibilidade de peças sobressalentes e tempo de reparo. Equipamentos que atendem múltiplos critérios recebem prioridade máxima na implementação.
Lembre-se que "vitórias rápidas" são essenciais para demonstrar valor e ganhar apoio da equipe. Por isso, comece com equipamentos que têm histórico de problemas frequentes ou custos altos de manutenção.
2. Personalize relatórios de custos
Relatórios bem configurados transformam dados dispersos em respostas eficazes, ajudando a demonstrar o valor do CMMS para diferentes públicos. Enquanto os relatórios técnicos priorizam KPIs operacionais e detalhes de execução, os relatórios gerenciais destacam o impacto financeiro e a economia obtida.
Entre as métricas essenciais estão: custo total de manutenção, custo por ativo, economia obtida com ações preventivas e redução em compras emergenciais. Sempre que possível, apresente comparativos com períodos anteriores para evidenciar tendências e consolidar a credibilidade dos resultados.
Visualizações gráficas, como gráficos de tendência, comparações antes/depois e dashboards interativos, também facilitam a interpretação das informações, especialmente para públicos não técnicos. Assim, o desempenho da manutenção e o retorno do investimento se tornam claros e objetivos para todos os níveis da organização.
3. Engage a equipe no uso mobile
A mobilidade multiplica os benefícios do CMMS, porque elimina barreiras entre o trabalho de campo e o sistema de gestão. Técnicos podem acessar informações, atualizar status e registrar observações diretamente do local de trabalho.
Por si só, o acesso às informações em campo já reduz o tempo de deslocamento e acelera a tomada de decisões. Um técnico pode consultar histórico, procedimentos e especificações sem precisar voltar ao escritório.
Além disso, softwares de CMMS com aplicativos móveis, como o da Tractian, funcionam offline, garantindo continuidade mesmo em áreas com conectividade limitada. Os dados são sincronizados automaticamente quando a conexão é restabelecida, mantendo a integridade das informações.
Adotando o CMMS em empresas de qualquer porte
A implementação de CMMS não é privilégio só das grandes corporações. Empresas de todos os tamanhos podem obter benefícios econômicos significativos, desde que a abordagem seja adequada ao porte e recursos disponíveis.
Pequenas empresas frequentemente obtêm os maiores retornos proporcionais, porque partem de processos menos estruturados, que têm mais a ganhar com a implementação do CMMS. A simples digitalização de ordens de serviço e controle básico de estoque já gera economia substancial em operações que dependiam inteiramente de métodos manuais.
Modelos de implementação escaláveis permitem começar com funcionalidades essenciais e expandir gradualmente. Isso distribui custos ao longo do tempo e permite que a equipe se adapte sem sobrecarga operacional.
Os benefícios econômicos variam por porte, mas seguem padrões claros:
- Pequenas empresas: redução de terceirização, prevenção de falhas críticas
- Médias empresas: otimização de equipes, melhor planejamento financeiro
- Grandes empresas: economia de escala, integração com outros sistemas
A escolha da solução deve considerar não só o custo inicial, mas também a facilidade de uso, a velocidade de implementação e a capacidade de crescer junto com a empresa.
Como o CMMS da Tractian pode te ajudar a economizar
Um CMMS só traz economia real quando a tecnologia se integra naturalmente ao dia a dia da equipe, eliminando barreiras e simplificando processos. O CMMS da Tractian foi criado lado a lado com times de manutenção para eliminar gargalos, simplificar processos e entregar valor desde o primeiro dia de uso.
A interface é intuitiva, com ordens de serviço, históricos de ativos e cronogramas de manutenção preventiva organizados de forma clara, refletindo exatamente como o trabalho acontece no chão de fábrica. Toda a operação pode ser executada também no modo offline, ideal para áreas sem conectividade. Assim que a conexão é restabelecida, os dados são sincronizados automaticamente, mantendo todos alinhados e sem perda de informações.
Recursos como procedimentos operacionais gerados por IA, checklists automáticos e rastreamento em tempo real de KPIs transformam cada intervenção em dados úteis para otimizar processos e aumentar a confiabilidade dos ativos.
A implementação é rápida e sem complexidade: não exige longos projetos de TI, integra dados de outros sistemas ou planilhas em poucos cliques e conta com suporte especializado para garantir resultados imediatos.
O CMMS Tractian transforma a sua manutenção em um motor contínuo de eficiência e redução de custos.
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