Entender o backlog de manutenção é fundamental para simplificar a gestão dos processos e reduzir os gastos da empresa. Imagine que os reparos só fossem feitos quando alguma emergência aparecesse, logicamente o rendimento do time de manutenção não seria bom assim como, os gargalos de produção logo apareceriam e os prejuízos seriam recorrentes para a sua empresa.
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O backlog de manutenção tem o objetivo de direcionar o trabalho das equipes. Por isso, é uma forma de priorizar, organizar e listar as tarefas que precisam serem feitas, para que os processos internos sigam funcionando corretamente, evitando transtornos e paradas desnecessárias. Ele também é o indicador utilizado para o cálculo da capacidade da sua equipe de suprir as demandas. Lembre -se que: o que não é medido não é gerenciado.
Agora, é hora de esclarecer todas as suas dúvidas e entender como pode ser aplicado o indicador Backlog na sua empresa. Boa leitura!
Backlog o que é?
Backlog é a soma da carga horária dos serviços planejados, programados, executados e pendentes, derivada das atividades de manutenções corretivas, preventivas e preditivas, além das melhorias, lubrificação entre outros.
Por isso, pode ser entendido como o tempo de mão de obra necessário para realizar todos os serviços atuais. Logo, tal indicador demonstra a relação entre a demanda de serviços e a capacidade de atendê-los.
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Um dos principais erros é associar o backlog a “atividades em atraso” e “lista de pendências”. Esse é um equívoco comum quando utilizamos o indicador, por isso é importante lembrar que ele engloba mais que os atrasos e se refere a todas as atividades que precisam ser feitas, desde as urgentes até as cotidianas.
Para calcular é necessário entender que o backlog é um indicador de tempo, por isso, deve ser usado os dados em minutos, horas, dias, semanas, meses. Veja a forma abaixo:
Observe que a fórmula é a soma dos valores de Homem-Hora (HH) aplicados em O.S (Ordens de serviço) planejadas, pendentes, programadas e executadas. Após isso, é necessário dividir o valor total do Homem-Hora disponível.
Para calcular o fator de produtividade é fundamental que se desconte a improdutividade e os desperdícios encontrados durante o trabalho. Entende-se que a média nacional é entre 12% e 15%, considerado baixo já que o colaborador possui 8 horas de trabalho.
Um backlog de manutenção estável é igual a 1, isso significa que as demandas do setor estão sendo cumpridas pela equipe, o que é o ideal.
Se o número for menor que 1, a curva em decrescente significa que há excesso de mão de obra, por isso é preciso rever os serviços e chegar ao número ideal de colaboradores.
Em contrapartida, se for maior – no sentido crescente, onde 1 significa que a equipe de manutenção não consegue cumprir todas as tarefas, ou seja, há mais serviço do que a sua equipe consegue executar.
Quando o backlog se encontra em oscilação constante é necessário rever as estratégias de trabalho e ajustá-las.
Lembre-se, gerenciar o backlog é importante para que haja foco nas prioridades, além de estabelecer uma visão clara das demandas da equipe de manutenção.
Qual a importância do Backlog para a manutenção?
A organização é a peça-chave para o sucesso de qualquer indústria, por isso é fundamental ter controle de tudo que acontece. Um dos pontos fundamentais de uma boa gestão de backlog é a definição de prioridades. Quando isso não fica claro, acontece justamente o que é mais temido: falhas ocorrem. Saiba como prevenir sua indústria contra as falhas, clicando aqui.
Quando há uma organização e um monitoramento do backlog de manutenção, situações como essa mencionada acima, são evitadas. Os ativos passam a ser observados com mais frequência, tendo manutenções programadas, antes que apresentem algum problema.
Gerenciar o backlog de maneira efetiva é fundamental para que as equipes foquem nas prioridades e para terem uma visão clara de suas demandas. Para isso, na gestão é necessário definir quais prioridades de serviço e delegar cada atividade, para quem será capaz de executar e depois, mensurar o desempenho.
Como a tecnologia pode ajudar a otimizar o backlog de manutenção?
A utilização das novas tecnologias auxiliam a rotina de manutenção e possibilitam melhorar o backlog e automatizar tarefas que antes eram feitas apenas manualmente.
No modelo tradicional o gestor precisa preencher uma ordem de serviço, uma vez que podem ser esquecidos, deixados de lado e podem gerar algum tipo de atraso e acúmulo de papel, entre outros problemas.
Hoje, contar com a automação de Ordens de Serviço garante uma otimização do processo e gera melhores resultados para a empresa. Existem alguns softwares e plataformas que disponibilizam um serviço de OS automáticas. Saiba tudo sobre automação de OS, neste guia completo.
O desenvolvimento software de manutenção, como o da TRACTIAN permite criar estrategicamente ordens de serviço automáticas em pouco tempo, sendo uma forma ágil e eficiente de aprimorar o sistema da sua empresa.
Pense que seu ativo precisa trocar de óleo a cada 10.000 horas de funcionamento, com a plataforma da Tractian, uma ordem de serviço é criada de maneira automática quando estiver próximo do período de troca. Não é realmente simples?
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