Relatórios de manutenção: KPI's para uma gestão profissional

Um relatório de manutenção é um tipo de conteúdo expositivo e tem como finalidade relatar algo de maneira detalhada. Esse relato tem a função de trazer informações relevantes sobre um tema específico. Tal documento serve como base para um estudo, análise e possíveis tomadas de decisões. 

Normalmente é nele que são tratadas as informações técnicas com base em fatos e dados acontecidos de um período. Pode se basear em eventos, acontecimentos importantes e principalmente em atividades já realizadas.

Manutenção preventiva: guia completo

Onde se encaixam os relatórios na área de Manutenção?

Na área da manutenção é muito comum a existência de documentos para demonstração de situações encontradas e de resultados. Listamos alguns tipos  que são importantes para a manutenção:

Auditoria (interna ou externa)

São documentos onde se demonstra por dados e fatos comprovados a situação do setor trazendo possíveis não conformidades e desvios. Um relatório extremamente técnico que auxilia a manutenção, e outros setores da empresa, a se alinhar com procedimentos pré determinados.

Inspeções periódicas

Nesse tipo é como um formato pré estabelecido, traz informações importantes sobre a situação de certos itens de máquinas e de cada equipamento. E conforme os resultados dessa inspeção já é possível tomar as devidas ações corretivas e preventivas para evitar falhas potenciais. 

É o famoso checklist onde qualquer problema encontrado deve ser evidenciado por meio de informações com detalhes dos desvios encontrados.

Resultados

Nele é baseado nos indicadores mais importantes da manutenção. São usados normalmente nas reuniões gerenciais – GPD “Gerenciamento Por Diretrizes” onde trazemos os fatos, as causas e ações possíveis com responsáveis e prazos para sua realização.

A importância das métricas para a manutenção

Intervenções

Todas as atividades de manutenção têm como base a ordem de serviço e com elas as informações pertinentes para sua elaboração. Quando se trata de preventiva, podemos elaborar um documento de pós intervenção. Informações pertinentes como atividades atendidas, as não atendidas, desvios encontrados, melhorias identificadas, etc. Nas atividades de preditiva temos os do monitoramento offline como análises de vibração, análise de óleo, termografia, análise estrutural dos vasos de pressão, etc.

Nota: como mencionado, ele é feito com base em dados e informações de algo que já aconteceu. Portanto não devemos considerar como um relatório os planos de manutenção, procedimentos e instruções de trabalho. 

Conheça todos os Tipos de manutenção

Como montar um relatório técnico?

A elaboração é similar como uma redação e dividido em 4 fases básicas, que deve constar:

• Título – tema base do documento;
• Introdução – informações iniciais, tipo de intervenção, profissional responsável, etc.;
• Desenvolvimento – parte essencialmente técnica amparada em fatos e dados dos acontecimentos, número da ordem de serviço;
• Conclusão – pré análise da situação final e que pode conter sugestões de ações.

Quais indicadores avaliar?

Todas as áreas de uma empresa são dotadas de indicadores para avaliar o desempenho do setor. E na manutenção não é diferente, uma área estratégica em toda empresa de manufatura. Seus indicadores são parte importante na elaboração de informações técnicas que evidenciam a saúde do setor. Os principais indicadores chamados KPIs a serem considerados são:

• MTBF
• MTTR
• Custos de manutenção – podem ser desmembrados
• Backlog
• Disponibilidade
• Índice de quebra/falhas

Como utilizar o CMMS para montar um relatório?

Um bom software – CMMS voltado para a Manutenção é uma ferramenta essencial para o gerenciamento do setor. E não basta ter um bom software, é necessário fazer o uso correto do mesmo utilizando de todos recursos disponíveis. E para isso acontecer é preciso cuidar dos detalhes das informações que chegam para serem inseridas nele. 

Como funciona um software de manutenção (CMMS) na prática?

A formação de uma boa base de dados será essencial, para retirar dele tudo o que será preciso para elaborar os relatórios gerenciais da manutenção. Portanto o segredo na utilização do software de manutenção para elaboração de um bom documento, está na fidelização das informações nele inseridas.

Eles possuem vários objetivos onde o foco principal é fomentar a gestão de informações relevantes para uma tomada de decisão. É uma forma importante e muito presente no cotidiano da gestão de Manutenção. 
Um softwares pode auxiliar o dia a dia da sua manutenção é o TracOS, com ele é possível ter controle sobre os ativos de uma planta industrial, relatórios, controle de estoque, procedimentos, além do cálculo automático dos indicadores de manutenção, como: MTTR, MTTA, MTBF, disponibilidade, confiabilidade, tempo de funcionamento e outros. 

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