ISO 9001: software para gestão de ativos alinhado com as normas

Ao longo do tempo, indústrias e empresas buscaram maneiras de aprimorar os sistemas de gestão a fim de otimizar processos, garantindo mais agilidade no desenvolvimento de produtos e satisfação dos clientes.

A ISO 9001 é um destes sistemas, criada para que as empresas conseguissem, por meio de normas pré-estabelecidas, melhorarem o seu desempenho.

Neste artigo, você conhecerá a importância de uma gestão de ativos estruturada para garantir a certificação ISO 9001, como ela é aplicada dentro da indústria e como o TracOS^TM, o CMMS da TRACTIAN, auxilia a adquiri-la.

ISO 9001: o que é?

Reconhecida mundialmente, a certificação ISO 9001 foi desenvolvida com o objetivo de promover diretrizes para assegurar a qualidade na condução de processos internos e externos.

A gestão é aprimorada e os resultados esperados pelos clientes são garantidos. Além do reconhecimento nacional e internacional que diferencia a empresa das demais, aumentando a competitividade.

A empresa consegue resultados como: 

• Produção mais eficaz;
• Planejamento e controle das rotinas;
• Melhora da comunicação e da satisfação dos funcionários;
• Aumento das oportunidades e confiança no mercado;
• Melhor imagem externa da empresa;
• Redução de riscos e melhora da relação de fornecedores e investidores;
• Aumento da produtividade;
• Redução de custos e riscos;
• Melhoria contínua.

O sistema de qualidade da ISO 9001 é para empresas interessadas em implementar um sistema de gestão da qualidade, seja por exigência de seus clientes, ou para melhorar a eficiência no atendimento destes.

Outra importante característica do sistema é que é genérico o suficiente para ser implantado em qualquer organização, independente do setor de atuação ou porte.

Os requisitos da ISO 9001 podem ser aplicados em toda a organização, já que a metodologia se dá pelo Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), ou seja, Planejar-Fazer-Verificar-Agir onde a interação entre setores deve ocorrer para atingir os objetivos.

Os 4 principais requisitos da ISO 9001, são:

• Planejamento das atividades chaves;
• Definição de estratégias e metas; 
• Execução dos planos de ação;
• Relacionamento com colaboradores, fornecedores e clientes.

ISO 9001 na manutenção

A manutenção industrial está fortemente atrelada à melhoria contínua e ao crescimento sustentado, alguns dos pontos chaves da ISO 9001. 

A adoção de processos e normas dentro dos setores de manutenção, garante a gestão da qualidade e de ativos, além de estabelecer um padrão de produtos e serviços, definindo caminhos e estratégias a serem adotadas.

O desejo de adoção da ISO 9001 na manutenção vem crescendo pelas empresas, pois além de garantir resultados em toda a planta e demonstrar a eficiência dos processos, a certificação também potencializa os resultados obtidos pelas empresas, reduzindo o downtime, custos e aumentando a vida útil dos ativos.

Entretanto, para conseguir essa certificação, as empresas precisam passar por uma auditoria, ou seja, um fiscal visita a planta a fim de conferir se todas as normas e diretrizes de gestão exigidos pela ISO 9001 estão sendo seguidas.

Para garantir que ela ocorra como planejado, as empresas devem se preparar, adequando os seus processos, identificando falhas e estabelecendo critérios que visem a padronização, monitoramento, revisões, planejamento e rotinas de manutenção.

Para isso, existem softwares que auxiliam as equipes a melhorar a gestão de ativos, criar cronogramas de preventivas, preditivas e corretivas, organizar checklists e procedimentos, além de ter a possibilidade de automatizar processos, para que tudo aquilo que antes não poderia ser gerenciado por conta da falta de tempo e constante corrida contra incêndios, possa ser analisada com a cautela necessária.

A gestão de ativos representa uma mudança na forma de atuar e gerenciar os ativos na indústria. De forma prática e realista, é uma verdadeira mudança de cultura em todo o planejamento estratégico dos times de manutenção, superando não só a maneira tradicional de gerenciá-los, mas também como estabelecer padrões, normas, diretrizes e cronogramas que guiarão os trabalhos.

Para as empresas que buscam ser reconhecidas internacionalmente, a adoção de um planejamento estratégico e que integre todos os envolvidos é essencial. Para isso, existem soluções disponíveis no mercado desenvolvidas também para estes fins. 

TracOS^TM e a ISO 9001

O TracOS^TM, o software de gestão da manutenção da TRACTIAN traz funcionalidades que permitem que a manutenção esteja preparada e dentro dos conformes para as auditorias, desde a criação de cronogramas ao controle dos resultados por meio de relatórios.

Os requisitos da norma são contemplados no TracOS de diferentes formas, desde o planejamento das atividades chaves, definição de estratégias e metas, execução de planos, relacionamento e integração entre as equipes, além dos resultados metrificados em relatórios.

Crie e controle planos preventivos

Os planos preventivos são essenciais na gestão da manutenção, tanto para ter controle das rotinas das equipes, como diminuir as corretivas emergenciais. 

Com o TracOS, é possível automatizar inspeções ou vistorias de acordo com a frequência, escolher qual métrica será utilizada para executar a automação, integrar Planos com as Ordens de Serviço, além de filtrar os planos por mais de 6 diferentes categorias.

Estar sempre à frente de qualquer emergência permite que a manutenção consiga cumprir ao menos três dos principais requisitos: execução de plano de ação, planejamento das atividades e definição de estratégias. 

Automatize Ordens de Serviço

A automatização de ordens de serviço permite que toda e qualquer tarefa possa ser agendada e lançada quando o prazo determinado chegar, além de impedir que as OSs se percam entre os setores. Integre em um só lugar, todas as informações necessárias para que os trabalhos ocorram com agilidade e sem a necessidade de refação, como checklists, procedimentos específicos e que não podem ser deixados de lado, adição de imagens e espaço para comentários.

A integração das equipes, especialmente daquelas que estão no chão de fábrica aumentam ainda mais as taxas de assertividade de cada OS, pois, ao perceber a necessidade de um ativo específico ser vistoriado ou inspecionado, o trabalhador pode lançar uma solicitação onde o gestor analisará e adicionará a ordem de serviço no escopo de trabalho do time.

Controle de estoque

Se a ISO 9001 e a auditoria se baseiam na gestão como um dos pilares fundamentais, ter controle do seu estoque não pode passar despercebido.

No TracOS^TM, você controla o nível de estoque de diferentes componentes, assim como pode identificar o seu inventário de acordo com a localização na planta.

A rápida visualização e organização permite que a manutenção nunca fique desassistida pela falta de subsídios para as equipes, potencializando a gestão como um todo e garantindo que as medidas do plano estratégico para a auditoria da ISO não sejam prejudicadas.

Procedimentos

Para que nada passe despercebido, as equipes contam com uma aba específica e dedicada para procedimentos que demandam uma atenção especial, organizada pelos itens, recorrência e inspeções.

Quando as auditorias acontecem, os processos internos já devem estar implementados e correndo da forma correta e organizada. Para garantir isso, as equipes devem estar atentas em todos os detalhes da planta, garantindo que tudo esteja funcionando e que os processos estejam devidamente mapeados.

A visualização minuciosa dos detalhes permite que isso seja possível de ser atingido.

Checklist e Solicitações

O uso de checklists aprimora toda a realização das tarefas, pois além de ter um controle claro do que precisa ser feito e daquilo que já foi cumprido, as equipes podem também participar do processo, incluindo novas verificações à medida que o trabalho avança.

O mesmo vale para as solicitações. Caso algum integrante da equipe perceba a necessidade de uma nova ordem de serviço para um ativo específico e, que ainda não foi aberta, a solicitação pode ser enviada para que o gestor analise e a inclua no fluxo dos trabalhos.

Ambas funcionalidades vão de encontro com a integração de todas as partes envolvidas, especialmente na manutenção, uma área onde o olhar atento faz toda a diferença nos resultados, inclusive na auditoria da ISO 9001.

Relatórios e Indicadores de Manutenção

Os relatórios atestam de forma visual os esforços das equipes de manutenção, assim como sinaliza para os gestores e diretoria os progressos e a evolução do setor. 

No TracOS^TM, você acessa os principais KPIs da manutenção, como o MTBF, permitindo que toda a equipe, da manutenção à alta gerência, possam ter conhecimento sobre como os ativos estão se comportando.

Medir a eficiência da manutenção e ter maior assertividade nos trabalhos, reflete positivamente na criação de novas ordens de serviço, por exemplo.

Para que a auditoria da ISO 9001 ocorra com sucesso, todos os detalhes precisam estar mapeados e os possíveis erros, identificados e corrigidos, para que assim, a gestão de sua planta seja assertiva, do início ao fim.

Uma gestão da manutenção baseada em dados, onde o monitoramento e integração das equipes e informações, assim como a automatização de processos são os melhores caminhos para as auditorias, um processo rigoroso onde cada detalhe conta.

Diversos clientes TRACTIAN recebem comentários e elogios durante a auditoria a respeito de como o software auxiliou na aquisição da certificação.

Saia na frente e esteja com a sua gestão da manutenção a frente da concorrência com o TracOS^TM. Solicite uma demonstração.