Acompanhar tudo o que acontece no chão de fábrica não é fácil. Peças se desgastam, tarefas atrasam, e de repente, mais uma máquina para. Para alcançar uma maior confiabilidade, é necessário ter total controle do seu processo de manutenção.
É aí que entra o CMMS (Sistema de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado), que ajuda equipes industriais a trabalhar de forma mais inteligente, centralizando todos os dados de manutenção em um só lugar, dentro de uma plataforma integrada.
Com ele, sua equipe reduz paradas e enxerga toda a operação sem depender de planilhas confusas ou formulários desatualizados.
Neste artigo, você vai entender como um CMMS funciona, as versões disponíveis e os resultados que esse software pode gerar para a sua indústria se for bem aplicado.
O que é CMMS?
CMMS é um software desenvolvido para simplificar a forma como as atividades de manutenção são gerenciadas.
Ele centraliza tarefas de manutenção, histórico de ativos, ordens de serviço e controle de estoque em um sistema único, organizado e acessível.
Gestores usam o CMMS para agendar manutenções preventivas, delegar tarefas e monitorar o tempo de inatividade dos ativos. Já os técnicos registram as peças utilizadas, horas trabalhadas e podem até anexar fotos ou documentos diretamente da planta.
Nada de registros soltos, históricos perdidos ou informações desatualizadas. Tudo fica centralizado, acessível e atualizado o tempo todo.
Mas se você já ouviu falar em EAM, talvez esteja se perguntando: não é a mesma coisa?
Qual a Diferença Entre CMMS e EAM?
Apesar de aparecerem nos mesmos contextos, CMMS e EAM não são a mesma coisa.
O CMMS é voltado para a operação do dia a dia. Ele organiza tarefas, acompanha ordens de serviço e mantém os ativos funcionando com base em dados em tempo real.
O foco está na execução da manutenção.
Já o EAM (Enterprise Asset Management) tem uma abordagem mais ampla. Ele considera todo o ciclo de vida do ativo: desde a compra até a desativação, passando por desempenho, depreciação e conformidade.
Ele inclui funcionalidades de CMMS, mas vai além. Enquanto o CMMS ajuda a gerenciar a manutenção, o EAM integra áreas como compras, finanças e compliance.
Por isso, é mais comum em operações complexas, onde a manutenção é apenas uma parte do processo.
Tipos de CMMS: Local x Nuvem
Nem todo CMMS é igual. Existem dois modelos principais: CMMS local (on-premise) e CMMS em nuvem (cloud-based).
Cada um tem suas vantagens, e a escolha depende da estrutura da sua empresa, da equipe de TI e da forma como sua operação funciona:
CMMS Local (On-Premise)
Esse modelo é instalado diretamente nos servidores da empresa. Tudo é gerenciado internamente: atualizações, backups, segurança e configuração do sistema.
Esse modelo foi padrão por muitos anos, especialmente antes da popularização do armazenamento em nuvem. Hoje em dia, ainda pode ser útil em casos de informações muito sensíveis ou em locais que possuem pouca conectividade.
CMMS em Nuvem (Cloud-Based)
No modelo em nuvem, o software é hospedado fora da empresa e acessado por navegador ou aplicativo. Nada precisa ser instalado, é só fazer login e começar a usar.
As atualizações são automáticas, os dados são salvos em tempo real e a plataforma pode ser acessada de qualquer lugar, seja no chão de fábrica ou em campo.
Para operações industriais modernas, o CMMS em nuvem costuma ser a melhor escolha, já que oferece mais mobilidade, escalabilidade e agilidade.
Como Um CMMS Funciona?
Um CMMS funciona digitalizando toda a operação de manutenção. Ele transforma tarefas manuais em fluxos automatizados e centraliza os dados dos ativos em uma única plataforma.
Sempre que um técnico finaliza uma OS, um equipamento apresenta falha ou uma peça é reabastecida, o sistema registra tudo automaticamente. Essas informações são então processadas e viram insights úteis para líderes e equipes de manutenção.
Com o tempo, o que você tem não é apenas um controle do que aconteceu, mas um histórico completo de tudo que envolve a operação.
Veja como funcionam, na prática, algumas das principais funções do software:
Gestão de Recursos e Equipe
No CMMS, é possível cadastrar cada técnico com sua disponibilidade, habilidades e certificações. Isso facilita na hora de distribuir as tarefas para quem realmente está apto e disponível.
Supervisores conseguem montar escalas direto na plataforma, acompanhar o tempo de execução (wrench time) e monitorar a distribuição das ordens.
A plataforma também substitui planilhas manuais e dá uma visão em tempo real da capacidade da equipe e da carga de trabalho.
Cadastro de Ativos
O sistema cria um perfil completo para cada ativo da planta. Tudo fica centralizado: marca, modelo, localização, data de compra e histórico de reparos. Também é possível anexar documentos técnicos, manuais, fotos e informações de garantia.
Alguns CMMS, como o da Tractian, vão além e permitem monitorar leituras de medidores, indicadores de performance e até integrar sensores IoT, acompanhando os dados dos ativos em tempo real.
Esse cadastro digital se torna a principal fonte de informação para auditorias, planejamento de manutenção e análises de ciclo de vida.
Gestão de Ordens de Serviço
Dentro de um CMMS, as ordens de serviço são registros estruturados que documentam todas as etapas de uma atividade de manutenção.
É possível criar OSs manualmente ou deixar que o sistema gere automaticamente com base em calendário, leituras de sensores ou alertas de condição.
Cada ordem inclui: prioridade, descrição da tarefa, técnico responsável, materiais necessários, tempo estimado e prazo de execução.
Para padronizar os procedimentos e evitar falhas na execução, muitos sistemas permitem anexar checklists com passos de inspeção, protocolos de segurança ou atividades específicas.
Depois da conclusão, o sistema registra automaticamente o tempo de execução, peças utilizadas, observações do técnico e status da checklist — tudo vinculado ao histórico do ativo.
Manutenção Preventiva
No CMMS, os planos de manutenção preventiva são criados com base nas necessidades reais da operação, o que pode incluir intervalos fixos, horas de uso da máquina ou recomendações do fabricante.
Depois que o plano é configurado, o sistema se encarrega do resto: gera ordens de serviço na hora certa, direciona para o técnico adequado e acompanha a execução.
É isso que evita que as tarefas importantes passem batido e garante consistência nas atividades, ajudando a prolongar a vida útil dos equipamentos com intervenções planejadas no momento certo.
Gestão de Materiais e Estoque
Sempre que uma peça é utilizada, escaneada ou reabastecida, o CMMS atualiza automaticamente o estoque. Ele monitora o local de cada item em diferentes almoxarifados, define níveis mínimos e envia alertas quando é hora de fazer um novo pedido.
É possível também vincular peças diretamente a ativos e ordens de serviço, o que dá visibilidade total sobre o consumo de materiais e os custos envolvidos.
Além disso, você ganha mais controle sobre fornecedores, preços e prazos de entrega.
Relatórios, Análises e Auditorias
Cada ação registrada no CMMS — uma OS concluída, uma falha, uma peça emitida — alimenta o motor de relatórios da plataforma.
Com isso, é possível acompanhar KPIs essenciais da manutenção, como MTBF (Tempo Médio Entre Falhas), MTTR (Tempo Médio Para Reparo) e MTTA (Tempo Médio Para Resposta).
O sistema também coleta dados sobre disponibilidade dos ativos, tempo em cada status operacional (em funcionamento, parada planejada, parada não planejada) e a proporção entre atividades preventivas e corretivas.
Os relatórios são atualizados em tempo real e podem ser personalizados conforme a necessidade. Eles facilitam o acompanhamento de desempenho, a identificação de gargalos e o suporte a auditorias — sem correr atrás de planilhas de última hora.
Essa visibilidade também ajuda a identificar tendências, justificar orçamentos e garantir conformidade com normas de segurança e operação.
Quais são as principais vantagens de ter um CMMS?
O aumento da produtividade, o controle de custos e a otimização da rotina de manutenção, são alguns dos benefícios que sua empresa pode ter ao usar o CMMS. Entretanto, nós da Tractian listamos alguns benefícios que tornam o uso do software essencial na sua indústria. Confira abaixo.
Dados em tempo real
O acesso a informações em tempo real sobre as condições do ativo, proporciona ao gestor e sua equipe maior controle sobre os processos. Com isso a rotina de manutenção e operação da empresa se torna mais dinâmica, eficaz e assertiva. Através dessas informações o gestor terá maior agilidade para a tomada de decisão, sempre se baseando em dados reais e concretos.
Diferente dos sistemas tradicionais que necessitam de longas e complexas planilhas para o controle, o software garante centralização dos dados e uma visão ampla da árvore de ativos.
Maior aproveitamento do ativo
A geração de dados automáticos permite melhor planejamento, geração de laudos técnicos mais assertivos, melhor fluxo de atividades da rotina de inspeção e definição das melhores estratégias de manutenção para os ativos.
Outro fator também que surge como diferencial quando se usa CMMS, é que não há necessidade de interpretações complexas e inúmeras contas difíceis de se calcular, agora, a própria tecnologia faz a análise e a curacidade dos dados críticos e, partir deles, permite identificar se há a necessidade da correção.
Controle de custos
O envio de dados periódicos aos gestores permite identificar possíveis anomalias ainda em estágio inicial e agir de forma preditiva. Isso garante uma redução drástica do custo das manutenções, trocando as corretivas por preventivas e preditivas.
Com os dados coletados pelo CMMS e os relatórios produzidos, é possível ter precisão na tomada de decisão, como também antecipar os gastos de manutenção. Essa organização do momento da manutenção, onde todos os recursos necessários (técnicos e peças) estarão disponíveis favorece a redução do tempo de inatividade das máquinas e profissionais.
Aumento da produtividade
Com a tecnologia auxiliando na tomada de decisão e fornecendo dados certeiros, é possível aumentar a produtividade tanto da equipe de manutenção quanto da produção em si.
A gestão eficiente permite sua equipe focar em outras atividades que também são consideradas essenciais para a empresa, mas que antes não tinham a devida atenção. Além de reduzir os custos de manutenção, o trabalho das equipes de manutenção se tornam mais saudáveis e seguros. Dificilmente eles estarão em uma situação de estresse e pressão envolvida na necessidade de “apagar incêndios” a todo momento, passando para rotinas mais planejadas e um controle maior dos equipamentos.
E com a diminuição das paradas emergenciais, é possível melhorar o cumprimento das metas, ou seja, quanto mais manutenção preditiva significa menos manutenção corretiva.
Redução de Paradas
Falhas inesperadas não surgem do nada, mas elas se agravam com o tempo até o momento em que uma intervenção é indispensável. O CMMS te dá visibilidade para identificar esses sinais cedo e programar intervenções antes que o ativo pare de vez.
Com a manutenção preventiva padronizada e uma resposta mais rápida às corretivas, a equipe consegue reduzir as paradas e manter a produção ativa.
Gestão Simplificada da Equipe
Você passa a ter controle total sobre escalas, distribuição de tarefas e carga de trabalho. Supervisores conseguem designar ordens com base em habilidade e disponibilidade.
Técnicos acessam tudo direto do campo — OSs, informações do ativo, checklists. Assim, cada membro da sua equipe sabe exatamente o que precisa fazer, quando e por quê.
Mais Eficiência Operacional
Os fluxos de trabalho ganham agilidade, do pedido à execução.
Técnicos param de perder tempo procurando informações ou esperando aprovações. As ordens são geradas automaticamente, o acesso é mobile, e o controle de estoque é integrado.
Consolidação de Dados
Com o CMMS, todas as informações ficam concentradas em uma única plataforma. Ou seja, sem mais registros espalhados em planilhas, e-mails ou fichários.
A qualquer momento, você acessa o histórico de manutenção, desempenho dos ativos, consumo de peças e indicadores da equipe, tudo em um só lugar.
Mais Segurança na Operação
O CMMS garante que inspeções de segurança e ações corretivas sejam agendadas, registradas e rastreáveis.
Os técnicos executam os serviços com procedimentos atualizados e acesso a manuais ou instruções de segurança, o que reduz significativamente o risco de acidentes durante a manutenção.
Controle Preciso de Estoque
Cada vez que uma peça é utilizada ou reabastecida, o sistema atualiza o inventário em tempo real, o que evita rupturas de estoque, melhora o planejamento de reposição de sobressalentes críticos e deixa o processo de compras mais preciso.
Gestão de Ordens de Serviço Sem Complicação
Do momento da solicitação até a finalização da tarefa, o CMMS acompanha todas as etapas da ordem de serviço.
Os pedidos podem ser feitos direto do chão de fábrica, priorizados pelos supervisores, atribuídos aos técnicos e acompanhados até a conclusão. Tudo com registro automático de horário, documentação e peças utilizadas.
Aumente a Confiabilidade dos Ativos
Com tarefas preventivas bem executadas, respostas mais rápidas e decisões baseadas em dados, a saúde dos ativos melhora ao longo do tempo. As falhas se tornam menos frequentes, o desempenho se mantém dentro do esperado e a equipe consegue agir antes que pequenos problemas se tornem falhas graves.
Isso aumenta a confiabilidade dos ativos e prolonga a vida útil dos equipamentos críticos, adiando substituições caras e maximizando o retorno sobre o investimento.
4 mitos desvendados
1. Difícil instalação
O maior mito que surge quando falamos de CMMS é que a implementação do software é difícil ou demorada. Mas, pelo contrário, é bem simples.
Uma alternativa é a tecnologia desenvolvida pela TRACTIAN, de fácil instalação. Em poucos minutos, todo o nosso sistema já está instalado pronto para analisar seus ativos. Além do sistema plug & play, o software é simples de utilizar e possui dashboard intuitivo para o usuário ter uma visão mais eficiente e direta dos dados.
2. Difícil adaptação da equipe
Um receio que aparece entre os gestores e a equipe de manutenção é o receio de não aprender e se adaptar ao sistema. Mas na verdade é o contrário que acontece, há uma rápida adaptação e aprendizado utilizando a plataforma.
Logo após o uso, é entendido o quão fácil e ágil é usar o software e como ele pode otimizar o dia a dia da indústria. Além de facilitar a ampla visão sobre a saúde dos ativos, é possível agendar tarefas e receber insights na palma da mão.
3. Os dados da minha empresa não estão seguros
O maior medo do setor industrial é que seus dados não estejam seguros. Hoje em dias os dados são armazenados na nuvem onde apenas usuários com acesso podem logar e receber a informação. A TRACTIAN garante que todos os dados industriais coletados estejam seguros.
Todos os dados são enviados via 3G/4G para a equipe de manutenção, sem a necessidade de passar pelo Wifi industrial da planta. Os dados coletados são armazenados na nuvem e criptografados, desde a coleta de vibração até os dados dos usuários. Por trás do monitoramento, uma chave específica é usada para embaralhar os dados coletados. Ou seja, ninguém além dos usuários envolvidos na operação conseguem ter acesso a essas informações confidenciais.
4. Gasto desnecessário
Muitas indústrias acreditam que ao aderir um software para otimizar a gestão da manutenção, é um gasto desnecessário. Mas, o erro está aí!
A empresa busca a modernização e quer quebrar a rotina do quebra e conserta, deve olhar sempre para o futuro, como um investimento a longo prazo. É fundamental entender que com o uso de um CMMS sua indústria pode melhorar em inúmeros fatores como: redução de manutenções corretivas, identificação de anomalias antecipadas, melhora na gestão da manutenção além de aumentar a produtividade da produção.
Quais São as Funcionalidades de Um Software CMMS?
Um CMMS moderno simplifica rotinas complexas de manutenção e se adapta à realidade da operação no chão de fábrica. Veja abaixo os principais recursos que definem uma plataforma de gestão de manutenção:
Acesso Mobile
Um CMMS responsivo permite que a equipe acesse históricos de ativos, ordens de serviço abertas, checklists e informações de estoque direto do campo.
Usando um celular ou tablet, os técnicos conseguem atualizar o status das tarefas, registrar uso de materiais, tirar fotos e deixar comentários — tudo na hora e no local.
Com sincronização em tempo real, as atualizações ficam visíveis para supervisores e outros membros da equipe instantaneamente, evitando retrabalho e informações desatualizadas.
Algumas plataformas ainda funcionam offline, permitindo que o trabalho continue mesmo em áreas com pouca conectividade, com os dados sendo sincronizados assim que houver acesso à internet.
Fácil Integração
Seu CMMS precisa funcionar em conjunto com os sistemas que já fazem parte da operação.
Seja sincronizando informações de custo com o ERP ou conectando sensores IoT para monitoramento em tempo real, tudo isso deve ser integrado à plataforma de manutenção.
Essa sincronização elimina silos de informação e reduz a necessidade de lançamentos manuais entre setores.
Integrações bem feitas também facilitam a colaboração. Quando os dados da manutenção aparecem nos dashboards de compras, finanças ou operações, todas as áreas enxergam a mesma realidade e tomam decisões mais rápidas e alinhadas.
Por isso, vale buscar plataformas com APIs abertas, conectores nativos e capacidade de adaptação ao seu stack tecnológico sem exigir grandes customizações.
Navegação Intuitiva
De nada adianta um sistema completo assim se a equipe não souber usar. Um CMMS bem projetado deve ser simples de navegar, mesmo para quem tem pouca familiaridade com tecnologia.
Recursos como hierarquia clara de ativos, menus organizados logicamente e uma interface consistente ajudam os técnicos a encontrar o que precisam com agilidade — principalmente em situações de pressão.
Dashboards personalizados por perfil também fazem a diferença, mostrando apenas tarefas, alertas ou relatórios relevantes para cada função.
Essa facilidade de uso reduz o tempo de adaptação, acelera a execução das atividades e mantém o engajamento alto em toda a equipe — dos técnicos mais experientes aos recém-chegados.
Segurança do Sistema
O CMMS lida com dados sensíveis da operação e dos ativos. Por isso, garantir a proteção dessas informações é essencial.
É importante contar com sistemas que ofereçam controle de acesso por perfil, permitindo definir exatamente quem pode visualizar, editar ou aprovar diferentes áreas da plataforma.
Técnicos, supervisores e gestores devem ter permissões alinhadas às suas responsabilidades.
Combinados a uma infraestrutura de nuvem segura e backups criptografados, esses controles garantem que os dados fiquem protegidos, rastreáveis e acessíveis apenas para quem realmente precisa.
Migração Sem Complicação
Trocar de sistema não precisa ser sinônimo de começar do zero.
Um bom CMMS oferece migração rápida e segura a partir de planilhas, softwares antigos ou bancos de dados desconectados — tudo isso sem perder o histórico já acumulado.
Ferramentas de importação, templates prontos e um processo de onboarding bem guiado facilitam a transição de cadastros de ativos, ordens de serviço e controle de estoque.
Quanto mais simples for essa etapa, mais rápido sua equipe entra em operação e mais cedo os resultados começam a aparecer, sem impacto na rotina da manutenção.
Suporte do Fornecedor
Mesmo as melhores plataformas precisam de suporte.
Quando surgem dúvidas ou novos fluxos precisam ser configurados, o suporte técnico faz toda a diferença.
Seja para treinar novos usuários, ajustar hierarquias de ativos ou resolver um problema de sincronização, ter acesso a um time especializado mantém a operação em movimento.
O ideal é contar com fornecedores que ofereçam atendimento em tempo real, documentação completa e acompanhamento contínuo do sucesso do cliente, como é o caso da Tractian, que te ajuda na implementação e dá suporte depois de implementado.
Visibilidade Completa das Ordens de Serviço
Supervisores precisam enxergar o todo e um bom CMMS deve ser um aliado nisso.
A plataforma oferece uma visão em tempo real de todas as ordens de serviço da operação, com filtros por técnico, ativo, local, prioridade ou status.
É possível visualizar o que está agendado, o que está atrasado e o que está em andamento, tudo em um único dashboard. Cada ordem traz registros de horário, atualizações de status, materiais utilizados e comentários.
Automação de Processos
Tarefas manuais atrasam a operação e aumentam as chances de erro. É aí que a automação ajuda, padronizando fluxos e mantendo a manutenção rodando de forma eficiente. Um CMMS moderno pode gerar ordens automaticamente com base em tempo, uso ou dados de sensores.
Também pode atribuir tarefas conforme disponibilidade ou habilidade do técnico, acionar reposição de estoque ao atingir o nível mínimo ou disparar alertas quando um ativo ultrapassa um limite de desempenho.
Essas automações garantem consistência nas execuções, reduzem o trabalho administrativo e liberam a equipe para focar na resolução de problemas.
Relatórios Avançados
Um CMMS robusto transforma dados brutos em insights estratégicos.
Com os relatórios completos, você analisa o desempenho dos ativos, acompanha a eficiência dos técnicos, monitora os custos de manutenção e mede indicadores-chave da operação.
A partir disso, é possível personalizar relatórios por período, tipo de ativo, planta ou equipe, tornando-os úteis tanto na rotina operacional quanto no planejamento de longo prazo.
Pronto Para Auditorias
Auditorias exigem documentação clara. No CMMS, cada tarefa registrada no sistema recebe um carimbo de data e hora, fica vinculada ao ativo e é armazenada com todos os detalhes: observações do técnico, peças utilizadas e confirmação das checklists.
Na hora de comprovar conformidade com normas de segurança, padrões ISO ou protocolos internos de qualidade, é só puxar os relatórios e históricos de serviço.
Por Que Escolher o CMMS da Tractian
Implementar um sistema de manutenção não precisa ser um processo demorado ou que sobrecarregue sua equipe.
O CMMS da Tractian foi projetado para ser rápido de implementar, intuitivo de usar e fácil de adotar desde o primeiro acesso — sem somar horas extras ao time ou exigir longos períodos de treinamento.
Nosso CMMS centraliza tudo em uma única plataforma: ativos, ordens de serviço, estoque e indicadores operacionais. A interface é simples, responsiva e pensada para se adaptar à rotina real do chão de fábrica, inclusive em operações complexas e distribuídas.
Com uma plataforma conectada que transforma tarefas manuais em fluxos otimizados e visíveis em tempo real, a Tractian ajuda times de manutenção a operarem de forma mais ágil e aumenta a confiabilidade dos ativos.
Se sua equipe ainda perde tempo organizando planilhas, buscando históricos ou com uma implementação de software cara, está na hora de mudar.
